Microsoft Power BI

Power BI Desktop es una aplicación de escritorio gratuita que te permite diseñar y visualizar informes a partir de múltiples fuentes de datos utilizando los objetos visuales más adecuados. Puedes conectarte a varios orígenes de datos y combinarlos para crear tu propio modelo de datos, diseñar los informes que te permitan analizarlos y compartirlos mediante Power BI Service (para esto se requiere licencia Power BI Pro). Por su parte, Power BI Service es un servicio en la nube con funciones similares a la aplicación desktop, pero con limitaciones en cuanto a modelado de datos. Permite crear paneles, generar y compartir aplicaciones, entre otras funcionalidades. El procedimiento más común es generar el informe en Power BI Desktop y posteriormente compartirlo con Power BI Service.

Sí, Power BI ofrece la capacidad de generar informes paginados, ideales para imprimir o compartir en formato de un documento. Estos informes se distribuyen de forma estructurada en páginas, permitiendo una visualización completa de los datos, incluso aquellos que en pantalla requieren desplazamiento (como algunas tablas). La herramienta utilizada para construir informes de este tipo es Power BI Report Builder. En cuanto a las limitaciones, puedes publicar y compartir los informes paginados de manera gratuita en tu área de trabajo a través de Power BI Service, pero para hacerlo en otras áreas de trabajo necesitarás una licencia Pro o PPU (pago por usuario), además de contar con un rol de colaborador en esas áreas.

Power BI es una herramienta muy útil en la elaboración de presupuestos, y de hecho es uno de sus usos más frecuentes. Facilita enormemente la carga y 'limpieza' de datos desde Excel y su transformación en informes que permitan visualizarlos, e incluso compararlos con datos reales para analizar y detectar posibles desviaciones. Además, también es capaz de realizar proyecciones futuras basadas en datos existentes, ofreciendo una visión clara y comprensible del posible desempeño futuro de las ventas u otros indicadores clave. Puedes revisar este artículo sobre informes financieros con Power BI para descubrir cómo te puede ayudar a explotar tus datos contables.

Power BI destaca por su capacidad para trabajar con grandes volúmenes de datos y permitir la combinación de diferentes orígenes de datos sin perder información ni seguridad. Además está plenamente integrado en el ecosistema de Microsoft 365 y Dynamics 365 y extiende sus funcionalidades al integrarse con otras herramientas como Teams o Power Apps, permitiendo flujos automatizados con Power Automate o la explotación sencilla de datos del ERP. Sin olvidar que su interfaz es intuitiva y con una facilidad de uso que hacen que Power BI sea accesible para usuarios sin necesidad de ser desarrollador, tener conocimientos de código o ser un experto en BI. Cualquier usuario, con una mínima preparación, está listo para generar informes, entenderlos y sacar conclusiones.

Tienes dos opciones. Puedes contratar directamente con Microsoft las licencias Power BI que te interesen, o bien contar con un partner de confianza que te asesore en cuanto a qué suscripciones son las más adecuadas para las necesidades de tu organización, para asegurarte de pagar solo por lo que usas y olvidarte de la administración de las licencias, las renovaciones o cualquier cambio que te haga perder tiempo en gestiones que no aportan valor a tu negocio. Contacta con nosotros si necesitas más información sobre este punto.

Los informes de Power BI son muy sencillos a la hora de aplicar cambios o añadir funcionalidades. Por ejemplo, puedes fácilmente incluir botones a tu informe y compartirlo en Power BI Service para favorecer la interacción de los usuarios con los datos, como si se tratase de una aplicación. Estos botones, disponibles tanto en Power BI Desktop como en Power BI Service, se pueden personalizar tanto en diseño como en acción que desencadena, apuntando por ejemplo a un link externo, a volver a la página anterior o a ir a otro punto del informe, entre otras acciones.

Si, una vez publicado en informe, necesitas realizar algún cambio, basta con hacer la modificación y publicarlo de nuevo para compartirlo. Además, la integración de Power BI con el resto de herramientas de la Power Platform permite extender las funcionalidades de los informes para integrarlos en aplicaciones de empresa o crear flujos automatizados.