Roquet optimiza sus licencias de Dynamics 365 FO gracias a informes de uso de Power BI

Actualmente, ser capaces de gestionar las licencias necesarias en base al uso real que se hace en el día a día de los formularios del ERP Dynamics 365 FO resulta una tarea muy compleja. Prueba de ello es este reto que hemos abordado con Roquet Hydraulics, en el que ha sido necesaria la colaboración interdepartamental de 3 áreas diferenciadas:

• El departamento de IT, con el conocimiento necesario relativo a los costes de licenciamiento, así como la gestión de permisos necesarios para levantar App Insights en el portal de Azure.
• El departamento técnico de consultores de Dynamics 365 FO en la puesta en marcha de App Insights para la recolección de información de uso de los formularios del ERP.
• El departamento de Data & Analytics, para la generación de la lógica de negocio, capaz de recoger toda esta información y visualizarla en un informe para la toma de decisiones.

Gracias a este trabajo en con junto, hemos conseguido ayudar a Roquet a tener un mayor control en el licenciamiento de su ERP Dynamics 365 FO para poder ahorrar costes adaptando la asignación de las licencias en base al uso real que le dan sus usuarios.

Más de 70 años en el sector

Roquet Hydraulics es una empresa familiar con más de 70 años de experiencia en el diseño, desarrollo y fabricación de componentes y sistemas hidráulicos. Fundada a finales de la década de 1940 como un pequeño taller dedicado a la producción de gasógenos y reparación de maquinaria agrícola, la compañía ha evolucionado hasta convertirse en un referente mundial en soluciones hidráulicas.

Actualmente, el grupo tiene presencia en más de 30 países y cuenta con más de 800 profesionales que trabajan en el diseño, producción y distribución de una amplísima gama de componentes hidráulicos y de fundición, ofreciendo productos de alta calidad para aplicaciones en maquinaria de construcción, agrícola y otras aplicaciones móviles, y siempre poniendo el foco en la calidad en el diseño, en los procesos, y en el servicio al cliente.

Debido al coste asociado a los diferentes tipos de licencias del ERP Microsoft Dynamics 365 FO y la noticia por parte de Microsoft para que todos los clientes pongan en orden sus licencias para de evitar sanciones, cada vez cobra más sentido realizar una correcta asignación de las licencias asignadas a los usuarios.

Para llevar a cabo esta optimización, configuramos API Insights para poder obtener los datos de uso de los formularios del ERP, por los usuarios, como primer paso para recoger la información de uso.

En segunda fase, creamos un informe con Power BI que recoge la información del API Insights y se carga adicionalmente el listado de formularios, roles y licenciamiento asociado por usuarios.

El diseño del informe se divide en tres pestañas:

La primera pestaña ofrece información relativa a:

• Los formularios empleados por los usuarios con su jerarquía asociada de licencia, rol, formulario.
• Los formularios no empleados por los usuarios con la misma jerarquía definida en el punto anterior.
• La configuración de los roles por usuario.
• Los costes de las licencias en uso y desuso en base a los datos recogidos del API Insights.

La segunda pestaña tiene el detalle de los accesos a los formularios en el tiempo:

• Pudiendo desagregar o agregar el recuento de uso de formularios pasando desde el año, mes, semana y día.
• Dispone de una matriz como en la primera pestaña, donde poder desagregar la información a nivel de fila por formulario, rol, licencia y usuario, y a nivel de columna por la jerarquía temporal explicada en el punto anterior.

La tercera pestaña ofrece una comparativa de entornos, en el caso en que sea necesario comprobar licenciamiento asignado por entornos:

• Las tablas superiores de la imagen muestran la información de la primera pestaña y las inferiores nos permiten ver de un simple vistazo aquellos usuarios que no están haciendo buen uso del licenciamiento asignado.
• Comparativa a nivel global del uso de las licencias por entorno.