Muchas empresas trabajan cada día con una gran cantidad de información en Dynamics 365 Business Central, pero no siempre consiguen transformarla en informes útiles para analizar la realidad del negocio con agilidad. Cuando el reporting financiero depende de procesos manuales, hojas de cálculo o informes poco flexibles, obtener una visión clara de la salud económico-financiera resulta más lento y genera más coste del necesario.
Contar con un modelo de análisis sobre Business Central permite convertir los datos contables y de gestión en información visual, actualizada y preparada para la toma de decisiones. No se trata solo de consultar cifras, sino de disponer de informes que ayuden a interpretar los estados e indicadores financieros con una visión más completa, actualizada y útil para la gestión.
En este artículo analizaremos, en primer lugar, qué alternativas existen para extraer la información de Dynamics 365 Business Central y trasladarla a un entorno analítico como el de Power BI. A partir de esa base, veremos también cómo automatizar el reporting económico-financiero y qué beneficios puede aportar este enfoque a la organización en términos de agilidad, fiabilidad y capacidad de análisis en la toma de decisiones.
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Uno de los puntos clave a la hora de construir un modelo de reporting económico-financiero a partir de Business Central es definir cómo se van a extraer los datos. En la práctica, existen distintas alternativas, pero cuando el objetivo es llevar la información a un entorno analítico, dos de las opciones más habituales son OData y bc2adls, la solución orientada a exportar datos hacia Azure Data Lake Storage o Microsoft Fabric.
OData es una opción directa y sencilla para extraer información de Business Central y llevarla a herramientas como Power BI. Su principal ventaja es que permite empezar a construir informes de forma relativamente rápida, sin necesidad de desplegar una arquitectura de datos más compleja.
Su principal limitación es de rendimiento. A medida que crece el volumen de datos y las transformaciones se vuelven más complejas, el motor empieza a quedarse corto: los tiempos de proceso se disparan y la solución no escala bien. Por eso, aunque es una alternativa válida en determinados escenarios, conviene valorar bien su impacto cuando el reporting empieza a ganar peso.
bc2adls plantea un enfoque diferente, ya que permite extraer los datos de Business Central hacia Azure Data Lake Storage o Microsoft Fabric para trabajar el reporting fuera del ERP. De este modo, el análisis deja de depender directamente del sistema transaccional y se construye sobre una base más preparada para explotar la información de forma analítica.
Su principal fortaleza es precisamente esa: desacoplar el reporting del entorno de producción, facilitar la escalabilidad del modelo y ofrecer una base más sólida para trabajar con histórico, consolidar varias empresas o integrar otras fuentes de datos. Como contrapunto, requiere un planteamiento algo más estructurado y una arquitectura más elaborada que una conexión directa por OData.
La elección depende del punto de partida y del alcance que se quiera dar al modelo de reporting. OData puede encajar bien en escenarios más sencillos, cuando se busca una solución rápida o cuando el volumen de datos y la complejidad analítica todavía son reducidos.
Sin embargo, cuando el objetivo es construir un modelo de reporting económico-financiero más robusto, con mayor recorrido y sin depender del rendimiento del sistema productivo, bc2adls ofrece un enfoque más recomendable. En ese tipo de escenarios, no solo permite trabajar con más estabilidad, sino también preparar una base de datos pensada para crecer con las necesidades analíticas de la empresa.
Una vez que los datos de Business Central están disponibles en un entorno analítico, el siguiente paso es transformarlos en información útil para la gestión. Aquí es donde Power BI aporta todo su valor, ya que permite construir informes dinámicos, visuales e interactivos a partir de la información contable y financiera de la empresa.
Con este punto de partida, es posible construir informes que permitan responder con mayor agilidad a las necesidades de información de los departamentos financieros y de controlling, llevando el reporting mucho más allá del informe estático tradicional.
De esta forma, el área financiera puede situarse en el centro de la planificación estratégica y jugar un papel clave en los procesos de transformación empresarial, aportando una visión integral del desempeño corporativo y ayudando a las empresas a adaptarse con mayor rapidez y eficiencia a los cambios del mercado. Vamos a ver algunos de estos informes.
La cuenta de pérdidas y ganancias es, probablemente, uno de los estados contables más utilizados en el análisis de la situación económico-financiera de una empresa. Puede elaborarse desde dos perspectivas diferentes: la financiera y la analítica.
La cuenta de pérdidas y ganancias financiera recoge los ingresos y gastos de la empresa clasificados según su naturaleza. Esta estructura viene determinada por el Plan General de Contabilidad y tiene carácter público. Es el documento que habitualmente utiliza un analista externo cuando quiere evaluar los resultados de una compañía. Sin embargo, su capacidad de análisis es limitada, ya que no permite apreciar con detalle cómo se distribuyen los ingresos y gastos entre las distintas actividades del negocio.
Desde una perspectiva interna, las empresas suelen trabajar también con una cuenta de pérdidas y ganancias funcional o analítica. Esta versión requiere información de gestión que no aparece de forma explícita en la contabilidad financiera tradicional, ya que implica reasignar los gastos por naturaleza a las distintas actividades de la empresa, diferenciando adecuadamente entre gasto y coste para identificar qué consumos están vinculados al proceso productivo y cuáles corresponden únicamente al ejercicio. En este ámbito, la Cuentas de Perdidas y Ganancias funcional puede construirse apoyándonos en las dimensiones analíticas, los centros de responsabilidad, las líneas de negocio u otras estructuras de gestión definidas por la empresa.
A partir de la información contable registrada en Dynamics 365 Business Central, es posible obtener ambas versiones de la cuenta de resultados y, junto con Power BI, elaborar informes siempre actualizados que faciliten un análisis más completo y útil para la toma de decisiones, como los siguientes:
A través de una aplicación intuitiva e integrada con tus informes de Power BI, podrás definir y modificar tus estructuras de reporting y gestionar de forma clara y sencilla la asignación de cuentas y centros de responsabilidad a cada epígrafe de la cuenta de Perdidas y Ganancias y de otros estados financieros:
El balance de situación proporciona información sobre los saldos de bienes, derechos y fuentes de financiación de la empresa en un momento determinado. A diferencia de la cuenta de pérdidas y ganancias, que abarca un período concreto, el balance refleja qué activos tiene la empresa y de qué manera se financian, ya sea a través de deuda (pasivos) o mediante recursos propios (patrimonio).
Además de la estructura del Balance establecida por el Plan General de Contabilidad, las empresas pueden elaborar una versión que ofrece una visión más analítica de los activos y pasivos, conocida como balance financiero o balance de gestión. Esta modalidad permite identificar qué parte de los activos en los que la empresa ha invertido sus recursos está financiada con fondos con coste, y qué parte se cubre con recursos sin coste.
Los recursos sin coste también se denominan financiación espontánea o pasivo corriente operativo. En esta categoría se incluyen partidas como Proveedores, Acreedores, Hacienda Pública o Remuneraciones Pendientes de Pago, que se caracterizan por ser deudas a corto plazo originadas por la propia operativa de la empresa y que no generan gastos financieros siempre que se atiendan en plazo y forma.
A partir de la información contable y financiera registrada en Dynamics 365 Business Central, y con el apoyo de Power BI, es posible disponer de informes que permitan analizar la evolución de las diferentes partidas del Balance, así como calcular cualquier indicador útil para evaluar la situación de la empresa, como la relación entre el Fondo de Maniobra y las Necesidades Operativas de Fondos, junto con sus partidas de ajuste, las Inversiones Financieras Temporales y los Recursos Negociados a Corto, o los ratios de Endeudamiento y Liquidez, permitiendo a la empresa disponer de informes como los siguientes:
El estado de flujos de efectivo recoge los movimientos de entrada y salida de efectivo de la empresa a lo largo de un periodo determinado. Se trata de un estado financiero especialmente relevante, ya que permite conocer la liquidez real del negocio y su capacidad para generar caja y atender sus compromisos de pago. Como suele decirse, el beneficio puede interpretarse, pero la caja refleja la realidad.
Este estado financiero se estructura en tres grandes apartados:
• Flujos de efectivo de las actividades operativas: incluyen el efectivo generado o aplicado en la actividad habitual de la empresa, como los cobros de clientes o los pagos a proveedores y otros acreedores.
• Flujos de efectivo de las actividades de inversión: recogen los movimientos de efectivo relacionados con la adquisición o venta de inmovilizado, ya sea material, intangible o financiero.
• Flujos de efectivo de las actividades de financiación: incluyen los cobros y pagos vinculados a operaciones que afectan a la estructura financiera de la empresa, tanto en lo relativo al patrimonio neto como a la deuda financiera.
A partir de la información registrada en Dynamics 365 Business Central, es posible elaborar el estado de flujos de efectivo tanto por el método directo como por el indirecto, incorporarlo al modelo de datos y desarrollar informes como el siguiente:
Más allá de los estados financieros principales, la información contable registrada en Dynamics 365 Business Central y explotada en Power BI permite relacionar magnitudes, analizar su evolución y calcular prácticamente cualquier indicador económico-financiero relevante para la gestión.
Así, es posible disponer por ejemplo del Estado de Origen y Aplicación de Fondos (EOAF), que permite identificar los recursos que han entrado en la empresa durante el ejercicio, el uso que se ha dado a dichos fondos y el impacto que estos movimientos han tenido sobre el circulante de la organización:
Del mismo modo, se pueden analizar indicadores clave como la Liquidez, la estructura de costes, el Apalancamiento Operativo y Financiero, el Índice de Crecimiento Interno, los Períodos Medios de Maduración y los ratios de Rentabilidad y Endeudamiento, incorporando además tendencias anuales y trimestrales móviles para enriquecer el análisis y facilitar su interpretación.
Todo ello permite visualizar la información con el nivel de detalle y el enfoque que resulte más útil en cada caso. Por ejemplo, mediante herramientas como la Pirámide de Dupont, es posible descomponer la Rentabilidad Financiera en sus principales inductores y detectar en qué parte de la cadena de creación de valor para el accionista conviene actuar:
Además, podemos incorporar al modelo semántico información operativa que permita enriquecer el análisis económico-financiero y contextualizar mejor la evolución del negocio. De este modo, junto a la información contable procedente de Dynamics 365 Business Central, es posible integrar datos de ventas, compras, inventario, proyectos, producción o cartera pendiente, entre otros, para relacionar los resultados financieros con los factores operativos que los explican.
Esta visión combinada facilita un análisis más completo, ya que permite no solo medir qué ha ocurrido, sino también entender por qué ha sucedido y sobre qué palancas de gestión conviene actuar. Así, la empresa puede profundizar en el estudio de márgenes, productividad, rotación, eficiencia operativa, estructura de costes o necesidades de circulante, con un enfoque mucho más cercano a la realidad del negocio.
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* Nota: Este artículo utiliza imágenes con visualizaciones de Zebra BI
