Cuando Microsoft cambió del Stream (clásico) al nuevo Stream en SharePoint, nos hizo una gran faena. Teníamos todos nuestros vídeos bien organizaditos y accesibles desde un portal único, como nuestro propio Youtube, e integrados en Teams, por canales.
Pero en 2023 la plataforma de video del ecosistema Microsoft 365 cambió radicalmente desde un modelo de 'portal único' a un concepto de vídeo deslocalizado, almacenado la nube. Este cambio nos obligó a hacer la migración para no perder todos nuestros vídeos, con los retos que eso planteaba:
Vamos a ver en este post cómo afrontamos el cambio, lo que hemos aprendido en el proceso, cómo integramos y sacamos provecho de otras herramientas de M365 como Loop y, sobre todo, cuál es la solución por la que optamos y que hoy nos permite tener los vídeos controlados, accesibles e integrados en Teams, sin haber necesitado crear nuevos sites ni desarrollar código. 🙌
Como empresa 100% en remoto y Solutions Partner de Microsoft, no solo nos motiva encontrar las mejores soluciones en Modern Work para nuestros clientes, sino que también buscamos predicar con el ejemplo y sacarle todo el provecho a las herramientas de M365 que más nos facilitan el trabajo. Y lo que te contamos hoy es un buen ejemplo de este enfoque.
Tras la migración forzada al nuevo Stream, nos encontramos con una carpeta en SharePoint con tooooodos los vídeos que teníamos. Algunos accesibles, otros en carpetas personales de compañeros en OneDrive, muchos ya obsoletos y algunos que venían en estado borrador...
Mucho desorden y una gran necesidad de organizar, clasificar y tener visibilidad de cómo íbamos a distribuir todo aquello. ¿Cómo lo hicimos?
Primero de todo, con un inventario. Si no sabes lo que tienes, ¿cómo vas a ordenarlo? Así que generamos una base de datos en Microsoft Loop con columnas personalizadas que nos permitiesen generar varias vistas y filtrar: por fecha para ver los más antiguos, por responsable del vídeo, por ubicación de origen, por ubicación de destino, por acción a realizar sobre ese vídeo (mantener, borrar, actualizar...) y por temática, para ver en qué canales iría cada vídeo. Y una última columna de check para hacer seguimiento de aquellos recursos trabajados y confirmados.
Sobre esta base de datos con Microsoft Loop pudimos trabajar simultáneamente todos los implicados: yo misma, organizando los recursos; mis compañeros Albert Gómez y Gerard Fontova, del equipo de IT, para tener visibilidad y solventar cualquier tema de permisos o vídeos no accesibles; y los propietarios de los vídeos, para poder confirmar si se mantenían, estaban obsoletos o había que actualizarlos, o cualquier consideración adicional. Gracias a la columna de tipo 'Persona' pudimos asignar cada vídeo a su autor para que recibiese el aviso automatizado y pudiese dar su feedback sobre los vídeos. Colaboración a tope.
Una vez la base de datos estaba completa, verificada y tuvimos todo claro, llegó el momento de recoger y ordenar, cada cosa en su lugar 🎶🎶
Dado que el nuevo Stream se basa en SharePoint, el almacenamiento lógico y natural es ese: la estructura de gestión documental de SharePoint. En nuestro caso, como ya comentamos en anteriores post, tenemos en Teams nuestra verdadera oficina en la nube, configurada, personalizada y organizada según las diferentes temáticas y el para qué de cada equipo y sus canales.
Así que estaba claro: cada vídeo se guardaría en la carpeta del canal más adecuado según su objetivo principal. O sea, todas las grabaciones de nuestros Friday Meeting (las reuniones que tenemos para ponernos al día y compartir conocimiento internamente), en archivos del canal Conocimiento. Los vídeos para los procesos y tareas de onboarding, en el canal General de CrossPoint. Cualquier vídeo técnico y tips de uso de Power BI y Fabric, en carpetas del canal Data&Analytics del equipo Team of Teams. Y así con todos los vídeos que nos quedaban por organizar.
La fase dos quedó completa y por fin teníamos todos los vídeos que decidimos conservar, guardados en sus carpetas, manteniendo el sentido de toda nuestra estructura documental interna.
Pero aún nos quedaba un tercer paso. No sólo queríamos tener los vídeos accesibles en carpetas, buscábamos algo parecido al portal tipo Youtube que teníamos con el Stream clásico y que nos permitía una vista tan chula como esta para enriquecer y dar más recursos en cada canal de nuestro Teams:
Pero no entraba en nuestros planes, de manera inmediata, crear un nuevo video site en SharePoint, meternos a desarrollar con código y mucho menos echar mano de una aplicación externa. Así que buscamos una alternativa entre todas la herramientas del propio ecosistema Microsoft 365 y encontramos lo que buscábamos gracias a la aplicación de Listas de Microsoft.
Creamos una lista por canal temático de vídeo, la ubicamos en la carpeta del equipo de Teams correspondiente y fuimos añadiendo cada vídeo a los canales que le tocaba.
Nos sucedía que un mismo vídeo podía ser interesante por varias razones. Por ejemplo, un Friday Meeting de una herramienta de Dynamics 365 FO como Invoice Capture tenía sitio en el canal de Friday Meeting (Conocimiento) y al mismo tiempo en el de FO (para el equipo de Business Applications). Lo que hicimos fue añadirlos a varias listas a la vez y tenerlo así más accesible. ¡Y listo!
Gestionar la aplicación de Microsoft Lists es algo muy sencillo para cualquier usuario básico. Y lo mismo ocurre con los vídeos en Stream: está al alcance de cualquier perfil sin conocimientos técnicos avanzados tanto configurar la info de los vídeos, como moverlos a las carpetas que corresponden y añadirlo a las listas de reproducción. So easy!
El plus y la guinda con esta solución fue que nos permitió recuperar en Teams nuestras pestañas con los canales de vídeo temáticos, similar a lo que teníamos y disfrutábamos antes de la migración, gracias a la integración con la aplicación de Listas.
Este es el resultado que conseguimos, y así es como nuestros compañeros pueden acceder a los vídeos más útiles en cada canal de Teams, de manera ordenada, sin tener que ir carpeta por carpeta y con una interfaz amigable que invita a navegar y explorar todos los recursos.
Gracias también, todo sea dicho, a que nos preocupamos de los pequeños detalles y le ponemos mimo tanto al naming de los vídeos como a las portadas y descripciones, que todo cuenta 😉
Esta solución nos permitió hacer la transición al nuevo Stream de una manera ordenada y sin problemas (corríamos el riesgo de perder vídeos por el camino) y es la que hoy en día mantenemos para ir alimentando nuestros canales de vídeo personalizados en Teams y asegurar una correcta y efectiva gestión documental teniendo todo bien controlado y en el sitio que le corresponde.
Es solo un ejemplo de cómo sacar partido a la infinidad de posibilidades que nos ofrecen las herramientas del ecosistema Microsoft 365. En este caso, con Microsoft Teams, Stream, Listas y el soporte de Loop como aplicación para la gestión de información y trabajo colaborativo.
Muchas veces hablamos de grandes y complejas soluciones tecnológicas que nos hacen el día a día más fácil y productivo. Pero también está bien recordar cómo solucionar los pequeños inconvenientes del día a día nos abren paso a ser creativos y explotar todo el potencial de las aplicaciones digitales.
Si estabas buscando poner orden a los vídeos corporativos de Stream, esperamos que este post te ayude a ver las cosas más claras. Como siguientes pasos, puedes plantearte la creación de un portal de vídeo en SharePoint, integrar los vídeos en la intranet corporativa... o todo aquello que necesites. Si quieres que te acompañemos valorando la solución adaptada a tus necesidades y que estemos a tu lado en la implementación, soporte o formación del equipo para sacar todo el partido de las herramientas de Modern Work, no dudes en contactar con nosotros.
