¿Cuánto tiempo invierte tu departamento de contabilidad en introducir y registrar las facturas de proveedor? Hoy hablamos de Invoice Capture, la solución para Dynamics 365 que utiliza la Inteligencia Artificial (IA) y el reconocimiento óptico de caracteres (OCR) para generar facturas de manera automática a partir de imágenes de facturas digitales.
Hasta ahora los departamentos debían registrar en el sistema las facturas que recibían de los proveedores de manera manual, comprobando los datos recibidos en las facturas con los pedidos realizados en el sistema a los proveedores.
Para facilitar este trabajo se crearon programas que ayudaban a los departamentos a leer facturas escaneadas y realizar las conciliaciones. Sin embargo, estos programas requieren de desarrollos para la integración y afrontar los costes asociados por el mantenimiento de las integraciones y los programas en sí.
Desde la versión 10.0.33 de Dynamics 365 Finance and Operations, Microsoft ha liberado para todo el público su solución de Invoice Capture, que permite realizar la conciliación de las facturas recibidas de proveedor con la información del sistema. Es accesible para todos los usuarios que tengan una licencia completa de Dynamics 365 Finance.
La nueva solución está totalmente integrada con Dynamics 365 y es capaz de recoger las facturas desde:
Podemos resumir el flujo en el siguiente grafico:
La solución es capaz de procesar facturas tanto de pedidos de compra como facturas de proveedor sin pedido asociado.
Invoice Capture te permite:
Una vez el sistema detecta por el canal definido la factura, extrae la información y la procesa. Si consigue conciliación 100% automáticamente, la factura pasa a Dyn365 Finance y se registra automáticamente.
En el caso de que no sea capaz de mapearla, la factura muestra los errores que deben de ser subsanados por el usuario para poder procesarla de nuevo.
Todo esto puede configurarse para que mande las alertas correspondientes.
A través del panel de información, podemos ver las facturas capturadas y el estado de estas:
Todas las facturas traspasadas a Dynamics 365 Finance van con el archivo adjunto de forma automática:
Factura recogida en Invoice Capture:
Factura recogida en Dynamics 365 Finance:
Gracias a la IA, la solución de Invoice Capture está en aprendizaje continuo, por lo que cada vez que un error es subsanado por el usuario, la aplicación 'aprende' para resolverlo de forma autónoma en las siguientes interacciones.
Con este post queríamos hacer un repaso por las principales funcionalidades que ofrece la solución Invoice Capture y cómo puede ayudar a los departamentos de contabilidad a ser más ágiles, ahorrar tiempo y recursos, evitar errores humanos y, en definitiva, poner el foco en lo que de verdad aporta valor para el negocio.
Si tienes interés en comenzar a utilizar la nueva solución de Microsoft, nosotros te ayudamos a configurarla y ponerla en marcha, y estaremos encantados de acompañarte en todo el proceso. Contacta con nosotros y vemos tu caso.
