Como empresa 100% en remoto, consideramos Microsoft Teams nuestra oficina en la nube. Donde tradicionalmente había mesas, cajones, archivos y salas, ahora tenemos equipos, canales y carpetas de documentos. E igualmente que pasaba con las oficinas tradicionales físicas, a medida que la empresa ha ido creciendo, también hemos necesitado hacer algunas 'reformas' importantes.
Precisamente, este año hemos abordado un cambio integral de nuestro Teams. Aunque parezca algo banal, el impacto en nuestra productividad, comunicación y trabajo diario ha sido grande. Y el proyecto de reforma, un reto importante en muchos aspectos.
En este post te vamos a contar los detalles: cuál ha sido la necesidad de la que partimos, cómo abordamos esa nueva organización, con qué criterios y qué estrategia, y, sobre todo, qué aprendizajes nos llevamos... Y como extra, algunos tips y trucos que nos resultan útiles para ser más ágiles, productivos, y sacarle todo el partido a Teams. ¡Vamos allá!
CrossPoint nació en 2018 siendo cuatro personas y hoy somos ya 40. Durante estos años de crecimiento fuimos ampliando número de compañeros, proyectos, líneas estratégicas... y empezamos a necesitar una oficina en la nube más organizada, con más sentido, y más alineada con nuestros principios.
Habíamos sido añadiendo canales según necesidades que iban surgiendo, y aquello se había convertido en un bonsái superpoblado que teníamos que podar.
Necesitábamos abordar una reforma que nos facilitase su uso, entendiendo bien para qué servía cada equipo y cada canal, dónde guardar los archivos y dónde compartir información, de manera que todo estuviese bien organizado y tuviese sentido. Para ello, quisimos integrar también el punto de vista de nuestros principios y valores como empresa. Y trabajamos duro para limpiar la estructura básica de equipos y canales.
Para que te hagas una idea del punto del que veníamos, esta era la estructura con la que trabajamos desde los primeros años, con 4 equipos principales:
Una estructura clara y encilla con la que pudimos trabajar los primeros años pero que, como decíamos, se nos quedó pequeña y desajustada a la realidad.
Con todo este contexto, este año nos propusimos abordar la reforma integral de nuestra oficina digital, y para ello nos sentamos a hablar para debatir cuál sería la estructura que más se adecuaba a nuestro trabajo actual, a nuestros valores y principios, y más sencilla de entender para el equipo. Y así nos quedó:
Equipo CrossPoint
Para temas relacionados con la empresa, nuestro branding, la gestión de conocimiento, la organización de nuestras oficinas físicas, y temas de soporte interno. En este equipo cobró mucha importancia la creación del canal Conocimiento, muy alineado con nuestro principio de seguir formándonos, creciendo y compartiendo sabiduría internamente y hacia fuera. En este canal gestionamos los Friday Meetings (cápsulas internas de conocimiento semanal), los contenidos de blog y web, eventos, formaciones....
Equipo Organización
Para dar cabida a tareas, archivos y gestión de temas de los distintos departamentos que se han ido conformando a medida que hemos ido creciendo. Son canales privados a los que solo acceden las personas implicadas.
Equipo Operaciones
Para dar cabida a la gestión de proyectos, estrategia, roadmap... y las diferentes líneas de servicio: formación, innovación y soporte.
Equipo Team of Teams
También muy importante a nivel de conceptualización. Veníamos de un equipo llamado Tecnologías que estaba basado en las diferentes áreas en las que trabajamos. Y pasamos a concebir un equipo llamado Team of Teams más alineado con nuestra cultura organizacional de equipos transversales no jerárquicos, siguiendo los principios establecidos por el general Stanley McChrystal.
Equipo Off Topic
Decidimos eliminar el canal de Off Topic del equipo CrossPoint y convertirlo en un equipo propio para diferenciarlo del trabajo de nuestro día a día, sin que interfiriese en el ámbito más profesional. Así, también nos dio opción a añadir diferentes canales para abordar también diversos temas de interés para nosotros: quedadas, tips para vivir más sanos y felices, recomendaciones de podcast y libros...
Aunque no lo parezca, la verdad es que ha sido un trabajo duro conceptualizar todos estos equipos y darles sentido para que la gente lo tuviese más claro y le fuese más fácil trabajar en ellos. Estamos realmente orgullosos del resultado, y el día a día nos va confirmando que todo está en su lugar. Aunque, por supuesto, igualmente seguimos abiertos a seguir cambiando y mejorando, como en todo lo que hacemos cada día.
Generar esa estructura de equipos y canales fue el principal gran reto del proyecto. Una vez conseguido, la implementación de esta nueva estructura también nos supuso un challenge importante. La íbamos a hacer en directo, no había entorno de pruebas, con las siguientes dificultades y objetivos.
1.- Dejamos lista la estructura final de Equipos y Canales de nuestra oficina virtual, como ya vimos antes.
2.- Renombramos aquellos que mantendríamos, reciclamos otros, generamos los nuevos... Lo gestionamos mediante un documento Loop con el que conseguimos una base de datos del estado de todos los canales y equipos, de las acciones a acometer, el estado de las mismas, links e info relacionada... y todo ello de manera colaborativa en tiempo real.
3.- Hicimos copia de los archivos que debíamos mover de un canal o equipo, sin eliminar las originales a modo de backup. Quizás pecamos de prudentes, pero para un punto tan crítico como la gestión de documentos no quisimos arriesgarnos. Seguimos fácilmente la estructura marcada en el Loop y nos aseguramos un control exhaustivo y una copia de seguridad antes de verificar que todo estaba ok.
4.- Una vez que tuvimos todos los canales equipos renombrados y estructurados archivamos los que no valían y dejamos acceso durante un tiempo prudencial al equipo por si querían recuperar algún archivo o conversación antes de eliminarlo totalmente. Al archivar los equipos y canales de Teams dejan de estar visibles, aunque todavía son accesibles en modo de lectura.
5. Una una vez que todos los equipos y canales tenían su nombre correcto en Teams, nos fuimos a SharePoint a renombrar manualmente los sites correspondientes, para replicar la estructura final real.
6. Como ya comentamos antes, para facilitar a los compañeros el entendimiento y uso de los nuevos canales y equipos, publicamos un mensaje en cada uno de ellos a medida que íbamos confirmando que estaban definitivos. Además, además añadimos a cada canal un archivo de about anclado en pestañas y basado en OneNote con la explicación sobre el canal, qué archivos almacena, para qué sirve, qué sentido tiene, qué comunicaciones canaliza... etcétera. Como un manual de usuario siempre accesible.
Una vez todo esto estuvo listo, y tras un tiempo prudencial, confirmamos que la nueva 'oficina' funcionaba al 100%, por lo que procedimos al borrado canales viejos archivados, para dejar todo limpio con la información y los elementos correctos.
Aquí van algunos de los puntos que tuvimos que tener en cuenta o con los que nos fuimos encontrando y no se puso alguna dificultad, y que sacamos como aprendizajes:
Algunas semanas después de tener lista la reforma, Teams actualizó algunas de sus funcionalidades con puntos que seguro hubiésemos aprovechado, por ejemplo:
1.-El panel lateral contraíble de información del canal: descripción, fecha, usuarios, publicación destacada...
2.-La posibilidad de cambiar el nombre al canal General que se crea por defecto con cada equipo. Cuando implementamos la nueva estructura no se podía hacer, y por lo tanto nos hemos quedado algún canal 'General' que realidad no tiene mucho uso.
Y así ha sido la reestructuración de nuestra oficina en la nube de Teams. Puede parecer un tema sencillo o poco relevante, pero realmente tiene su impacto tanto a la hora de contar con una 'oficina' organizada, como en todo el proceso de implementación.
Estamos muy orgullosos del resultado y en el día a día nos está ayudando mucho a ser más productivos y a trabajar con más sentido. Hacemos pedagogía de cómo usarlo de manera más correcta, y tenemos vídeos explicativos para los nuevos compañeros en sus onboardings. Igualmente, estamos convencidos de que no hay mejor manera de aprender que utilizarlo, así que poco a poco nos iremos familiarizando más y sacándole a mayor partido.
Y ya que estamos, te dejamos por aquí algunos de los CrossTips que hemos compartido en nuestra newsletter de LinkedIn para ser más ágiles y productivos en Teams, ¡por si te puede ayudar!
💡Ordena tus chats (fija los importantes, recolócalos, usa el chat contigo mismo...)
💡Programa tus mensajes para más tarde
💡Convoca tus reuniones desde el chat
💡Aprovecha el dictado por voz para teclear menos
💡Trackea el uso que haces de Teams con informes de Power BI
💡Desactiva las notificaciones de conversaciones que no te interesan
💡Pide a Teams que te recuerde un mensaje otro día
💡Ponte un filtro para salir mejor en cámara
Y hasta aquí nuestra aventura de hoy. Con este post, queríamos reflejar lo que ha sido un proyecto muy importante para nosotros. Si en algún momento os veis en obligados en vuestra organización a hacer estas 'reformas' de oficina en la nube, quizás os pueda ayudar tanto en la conceptualización de la estructura como a la hora de implementar.
Si tienes cualquier duda sobre la optimización de tu oficina en la nube o cualquier herramienta de Microsoft Modern Work, contacta con nosotros y nuestro equipo de especialistas te echará una mano. ¡Gracias!
