Fundación Unicaja impulsa su plan de IA con Microsoft 365 Copilot

La Inteligencia Artificial ya es una palanca real de productividad, pero su impacto depende de algo más que disponer de la tecnología: requiere que las personas sepan aplicarla a su trabajo diario. Ese fue el reto que abordamos junto a Fundación Unicaja.

Con sede en Málaga y una intensa labor social, cultural y educativa, Fundación Unicaja quería avanzar en su plan estratégico de IA ayudando a cerca de 100 empleados a aprovechar al máximo Microsoft 365 Copilot.

Fundación Unicaja contaba ya con la tecnología (licencias de Microsoft 365 Copilot para unos 100 empleados), pero se enfrentaba al desafío más habitual y, a la vez, más decisivo de cualquier proyecto de IA: convertir una capacidad disponible en una adopción real y cotidiana.

Los retos concretos eran:

• De la licencia al uso real. Tener Copilot activado no significa que los equipos sepan cómo, cuándo y para qué usarlo. Existía el riesgo de infrautilizar una inversión estratégica.
• Realidades muy distintas por departamento. Las necesidades de un perfil financiero, uno de comunicación o uno de gestión interna no son las mismas. Una formación genérica no habría conectado con el trabajo diario de cada área.
• Madurez heterogénea ante la IA. Convivían personas con experiencia previa con otras que partían de cero, lo que exigía aterrizar los conceptos sin perder a nadie por el camino.
• Dar un siguiente paso hacia los agentes. El plan no se limitaba al uso individual de Copilot: la organización quería sentar las bases para aprovechar también los agentes de Copilot 365, tanto los predeterminados como los empresariales.

En definitiva, el reto no era tecnológico, sino de capacitación y cambio de hábitos: lograr que cada equipo entendiera el valor de Copilot aplicado a sus propias tareas y empezara a usarlo desde el primer día.

Desde CrossPoint by Sngular, diseñamos junto a Fundación Unicaja un programa de formación segmentada y aplicada, pensado no para explicar una herramienta, sino para transformar la forma de trabajar de cada área.

1. Identificación de casos de uso por departamento

Antes de formar, escuchamos. Trabajamos directamente con los responsables de departamentos y divisiones para identificar los casos de uso de Microsoft 365 Copilot con mayor impacto en cada equipo. Así garantizamos que la formación hablara el idioma del día a día de cada perfil, y no al revés.

2. Un itinerario formativo en tres niveles

Construimos un programa progresivo estructurado en tres sesiones de 2 horas (6 horas por grupo), que acompaña al usuario desde los fundamentos hasta lo más avanzado:

• Sesión 1 — Copilot Chat: conceptos de IA, qué es Copilot, diferencias entre Copilot y otras IAs, y buenas prácticas de uso y seguridad.
• Sesión 2 — Copilot 365: aplicación práctica de Copilot integrado en Outlook, Word, Excel, PowerPoint y Teams.
• Sesión 3 — Agentes en Copilot 365: agentes predeterminados de Microsoft y agentes de uso empresarial, para dar el salto del uso individual a la automatización de procesos.

3. Formación presencial, cercana y a medida

Nos desplazamos a Málaga durante tres semanas (dos días por semana) para impartir las sesiones de forma presencial a 6 grupos, sumando un total de 36 horas de formación entregadas. El formato presencial y segmentado permitió resolver dudas en directo, trabajar sobre ejemplos reales de cada área y maximizar la cercanía con los equipos.

El resultado fue una formación que no se quedó en la teoría: cada participante salió de la sala sabiendo cómo aplicar Copilot a sus propias tareas y con una hoja de ruta clara para empezar a usar los agentes en su entorno de trabajo.