Microsoft Stream, tal y como lo conocemos, tiene los días contados. Se ha iniciado la cuenta atrás para la transición definitiva a Micrsoft Stream en SharePoint, y entramos en la recta final antes de que desaparezca.
Si eres usuario de esta plataforma de vídeo corporativo de Microsoft 365, has de plantearte ya la migración de los vídeos a esta nueva versión, o de lo contrario a partir de octubre ya no podrás acceder a ellos.
Con el nuevo Stream basado en SharePoint desaparece el concepto de ‘portal único’ como la plataforma de almacenamiento de videos centralizada, con lo que deberás pensar dónde reubicar tu contenido actual, así como almacenar el futuro.
¿Te preocupa cómo enfrentarte a este cambio? Te contamos en este post qué puedes hacer para realizar la migración a Stream en SharePoint de manera segura, así como contar con un site de vídeos ordenado por canales, como tenías hasta ahora.
¿Por qué el cambio?
Los argumentos de Microsoft para este cambio se basan en el bajo uso que la plataforma tenía hasta ahora, y en la necesidad de integrarlo con el resto de herramientas de M365. De esta manera, desaparece la aplicación de Stream en formato de portal único, y los vídeos se deslocalizan en la nube y comparten allá donde se necesiten.
En cuanto al roadmap previsto para este cambio, esto es lo que sucederá este año:
- A partir del 15 de mayo ya no podrás subir más vídeos a la plataforma de Stream (clásico), aunque se ofrece una ampliación hasta el 15 de agosto para aquellos administradores que así lo configuren.
- A partir del 15 de septiembre no podrás crear eventos en directo, y todos aquellos que tengas programados para una fecha posterior, desaparecerán de forma automática.
- A partir del 15 de octubre no podrás acceder ni usar Stream (Clásico) – con ampliación hasta el 15 de febrero de 2024 si se toman las medidas necesarias para retrasar este cambio.
Los enlaces y códigos de inserción seguirán funcionando solo hasta febrero de 2025. A partir de entonces, se desactivarán.
¿Cómo funciona Stream en SharePoint?
Si eres usuario del ecosistema de Microsoft, seguramente ya lleves un tiempo viendo cómo los vídeos que compartes, por ejemplo en Teams, ahora se cargan y visualizan en Stream (en SharePoint). El concepto le da la vuelta a la manera en la que funcionaba la plataforma, deslocalizando los vídeos en lugar de centralizarlos en una plataforma como era el Stream (clásico).
Y es que Microsoft Stream (clásico) tiene una estructura de datos radicalmente diferente a la de Stream en SharePoint. No tiene estructura de almacenamiento propia, sino que es un conjunto de herramientas que te habilitan a editar, y compartir el video, mientras que el almacenamiento corre a cargo de SharePoint.
Stream (clásico) guardaba los videos en una cuenta de almacenamiento Azure vinculada a tu suscripción, pero gestionada por Microsoft, a la práctica invisible para nosotros como administradores. Cada usuario tenía un contenedor dentro de esta suscripción, donde se almacenaban sus videos, y en función del ámbito con el que se compartían, se movían a otro contenedor de dicha suscripción con acceso a personas determinadas.
Por el contrario, Stream en SharePoint no tiene almacenamiento de plataforma, sino que tú decides, en función del ámbito de compartición, dónde almacenar los videos. Y aquí las opciones son las que ya conocemos del ecosistema SharePoint: Sites de Grupo (vinculados a Teams o no), Site de Comunicación, y OneDrive.
¿Cómo hago la migración?
La herramienta de migración está en disponibilidad general desde el pasado mes de febrero. A la práctica, el proceso funciona de la siguiente manera:
- Lo primero de todo es restringir la subida de nuevos vídeos desde el portal de administración de Stream clásico, para evitar seguir alimentando la antigua plataforma después de la migración.
- Lo siguiente será definir la estructura de destino. Hay que decidir dónde vas a mover cada uno de los contenedores detectados en tu suscripción, eligiendo entre los destinos de almacenamiento de SharePoint y OneDrive.
- Una vez definido el destino, es momento de acceder a la herramienta de migración. La tienes disponible como un enlace dentro del apartado migración del portal cásico, o bien dentro del mismo apartado en el centro de administración de SharePoint. Tras realizar un escaneo de contenedores en la suscripción, el resultado será algo similar a esto (se han ocultado algunos datos de la imagen por privacidad):
- Añadimos entonces los contenedores a migrar:
- En la pestaña Migración, se ha de mapear el destino del nuevo contenedor, en caso de que sea distinto al que el sistema elige por defecto del sistema, y pulsar sobre Migrar
Los destinos que el sistema marca por defecto para los vídeos son los siguientes:
- Si es de un usuario existente, y no se compartió con nadie: OneDrive del usuario.
- Si se ha compartido a un canal o para toda la empresa, se debe elegir un site de SharePoint manualmente.
- Si formaba parte de un grupo de 365, al almacenamiento de ese grupo directamente.
- ¡¡IMPORTANTE!!: Si el video lo creó alguien que ha dejado la empresa, independientemente de si está o no en un canal, está huérfano y la herramienta de migración no podrá migrarlo. Esto es una limitación que Microsoft está trabajando en subsanar para futuras versiones de la herramienta. Hay que asegurarse que se asigna a otro usuario como Editor del video, para que la herramienta lo detecte y pueda migrarlo.
Una vez pulses sobre migrar, los videos se transfieren al nuevo destino quedando ya en Stream en SharePoint y desactivados o inaccesibles en la antigua plataforma.
Crear un site de vídeos: ¿Qué estructura escoger?
El punto clave que hay que entender es que a partir de la migración, los ficheros de vídeo se tratarán como cualquier otro archivo que tengamos almacenado en SharePoint, y las herramientas existentes serán las que nos ayuden a definir la estructura conforme a nuestras preferencias y necesidades. Con esto en mente, hay distintas opciones:
- Aprovechar la estructura existente y dejar que los videos se deslocalicen y se mezclen en la nube con otro tipo de contenido, sin tener carpetas ni bibliotecas dedicadas.
- Crear un site de video con una biblioteca de documentos por canal, o bien una única biblioteca con múltiples carpetas.
- Crear un sitio concentrador como portal, y migrar el contenido de cada canal a sitios de grupo relevantes vinculados al site principal. Este es el ejemplo de Video portal site que nos facilita Microsoft, donde se nos sugiere estructura, configuración del sitio y de los webparts para obtener una experiencia de visualización óptima: Video portal site. De esta manera recuperamos un formato similar al de ‘portal único’ al que estábamos acostumbrados con Stream (clásico).
Utilizaremos la configuración de vistas, para crear una vista predeterminada en las carpetas o bibliotecas donde se almacenen los videos, de manera que se muestren en formato previsualización.
Finalmente, en caso de que quieras integrar el contenido en el componente de la intranet, o en un canal de Teams, podrás utilizar los distintos webparts de SharePoint para presentar los videos (destacado, más recientes, tendencias, etc).
Con este post queríamos ponerte al día de lo que va a suceder con Microsoft Stream en los próximos meses y darte las claves para hacer la migración a Stream en SharePoint. La fecha de desaparición de la versión clásica es cercana, por lo que es importante que lo tengas en cuenta para no perder tus vídeos corporativos.
En un futuro post te contaremos cómo hemos llevado a cabo nosotros la migración, y qué solución hemos escogido para tener los vídeos bien accesibles, organizados e integrados con nuestras herramientas. Mientras tanto, si podemos ayudarte en algo, no dudes en contactar con nosotros.
