En nuestra anterior publicación Aprovecha Power Apps y Power Automate con tus licencias de Microsoft 365 ya te comentábamos la posibilidad de aprovechar los beneficios de la Power Platform sacando el máximo partido a tus licencias de Microsoft 365. Con este nuevo artículo, queremos ofrecerte más opciones de mejora, aplicando Power Apps y Power Automate para modernizar aquellos documentos Excel que son gestionados día a día por los usuarios de muchas organizaciones.
La adopción de la Power Platform dentro de una organización aporta diferentes beneficios, como automatizar procesos ineficientes, y también contribuye a minimizar riesgos como disponer de datos descentralizados y duplicados que dificultan la toma de decisiones.
Estos aspectos están relacionados con abordar el problema que supone shadow IT, el uso no autorizado de aplicaciones y servicios por parte de los empleados. Con el uso de las diferentes herramientas de Power Platform se mejora en eficiencia, control y seguridad en el manejo de datos y aplicaciones.
Excel es una herramienta de uso muy extendido que ha solventado innumerables necesidades en el mundo empresarial, pero su uso descontrolado puede llevar a errores, duplicaciones o falta de visibilidad.
La mayoría de los usuarios se sienten cómodos al trabajar con sus hojas de cálculo y sus funciones y este hecho ha ocasionado que en muchas ocasiones se haya empleado como solución para cubrir algunas necesidades para las que no ha sido diseñado.
Imaginemos una situación dentro de nuestra organización en la que disponemos de un documento de Excel compartido con diferentes usuarios, en el que cada persona con acceso al mismo introduce manualmente datos con cierta recurrencia.
Estos datos podrán ser editados, actualizados y a partir de los mismos, se tomarán decisiones o se ejecutarán comunicaciones relacionadas con la información introducida. Seguramente te resultará familiar esta situación, así como los problemas derivados de ella:
Con Power Apps podremos dar solución a estos problemas y generar, de forma sencilla y en muy pocos pasos, una aplicación con una interfaz personalizada que facilite al usuario la entrada y gestión de los datos a nuestra hoja de Excel de una forma segura y controlable.
El primer paso será conectarnos a nuestro origen de datos, en este caso un Excel, pero también podría ser perfectamente una lista de Sharepoint. Estas conexiones las podremos llevar a cabo con los conectores disponibles de forma estándar al usar Power Apps.
Una vez conectados con nuestros datos, tenemos la opción de desarrollar desde cero nuestra aplicación o bien aprovechar la funcionalidad de generar una aplicación a partir de un origen de datos existente. Esta segunda opción nos permitirá la creación de la aplicación y, sin necesidad de llevar a cabo el desarrollo, nos facilitará una aplicación lista para ser usada, con la que crear nuevos registros, consultar y editar los existentes y/o eliminarlos.
Esta manera de generar la aplicación reduce considerablemente los tiempos de desarrollo y nos da la capacidad de empezar a personalizar nuestra app a partir de una base predefinida. Con esta base podremos llevar a cabo las modificaciones que consideremos necesarias y adaptarla, por ejemplo, a nuestra imagen corporativa.
Con la creación de la aplicación tendremos resueltos muchos de los problemas relacionados con la introducción manual de datos en una hoja Excel, pero aún podemos profesionalizar más nuestros procesos dotándolos de ciertos automatismos mediante Power Automate y sus conectores estándar con Outlook o Teams.
Por ejemplo, podemos establecer una serie de avisos a usuarios determinados cuando creamos o editamos un registro de una lista de Sharepoint o bien cuando confirmamos la creación de un registro con nuestra nueva aplicación. De este modo, automatizamos comunicaciones y garantizamos que se notifique a las personas adecuadas en el momento oportuno.
En conclusión, podemos decir que Power Platform se nos presenta como una solución integral que nos facilita herramientas suficientes para abordar el desafío del shadow IT en las organizaciones y nos permite modernizar el uso que damos a Excel o Acces.
Nos proporciona un entorno seguro para crear aplicaciones y para la gestión de datos permitiendo a los usuarios trabajar de una forma más eficiente y homogénea. En definitiva, mediante la Power Platform, los departamentos de IT pueden mantener un control y visibilidad de las soluciones aplicadas por los usuarios y pueden dar una paso hacia delante para la modernización y mejora continua de los procesos organizativos.
Si quieres profundizar más sobre los beneficios que puede aportar las diferentes herramientas de Power Platform a tu organización y conocer las bases para tus primeros desarrollos , nuestro curso online de Power Apps y nuestra formación en Microsoft Power Automate quizás te puede interesar.
También puedes ponerte en contacto con nosotros si necesitas que te asesoremos en el diseño o elaboración de tus aplicaciones empresariales.