PROEDUCA se enfrenta a la complejidad de tener que gestionar impuestos en varios países. De forma recurrente, deben realizar pagos y entregar documentación en base al tipo de impuesto, la empresa del grupo, y el país en cuestión, siempre dentro de unas fechas límite para evitar recibir sanciones. Gestionar este proceso de forma manual como venían haciendo hasta ahora era un trabajo complicado, intensivo y susceptible a errores con coste económico. Al no trabajar de forma unificada, era además difícil conocer la situación de los impuestos que controlaba cada responsable.
Nuestro principal objetivo fue crear un sistema automatizado que permitiera a PROEDUCA estar al tanto en todo momento de sus obligaciones fiscales de forma fácil e integrada. Una herramienta donde pudieran reflejar los impuestos a gestionar, con sus fechas, responsables, estados, y otros detalles, acompañados de una serie de alertas para proceder a su tramitación con las administraciones correspondientes dentro de los plazos establecidos.
PROEDUCA es un grupo referente en educación en línea e innovación educativa. Entre sus prioridades se encuentra profundizar en la transformación digital de la enseñanza, sin olvidar nunca su función humanística, y extender la formación especializada y la educación superior a amplias capas de la población. Una labor con la que aspira a promover el desarrollo de la sociedad y responder a los grandes cambios que afronta el mundo.
Tras analizar los requerimientos planteados por el equipo PROEDUCA, apostamos por crear una aplicación de gestión fiscal basada en las herramientas de Power Platform, la plataforma low code de Microsoft, debido a sus ventajas a la hora de desarrollar soluciones de forma ágil y con bajo coste, involucrando más de cerca a los usuarios de negocio.
Como cada impuesto que PROEDUCA debe registrar y monitorizar puede tener varias fases, cada una con varios pagos y detalles adicionales, era fundamental desarrollar una solución que resultara intuitiva al interactuar con tanta información a través de varios procesos. Aquí es donde optamos por usar Power Apps para crear una aplicación de tipo canvas y así aprovechar su versatilidad para generar interfaces a medida con las que potenciar la experiencia de usuario.
Gracias al desarrollo de una buena experiencia de usuario, el equipo de PROEDUCA ahora puede registrar un impuesto en minutos a través de un proceso intuitivo con varios pasos. Pueden informar el número de fases y pagos que tiene, su periodicidad y responsable, e incluso adjuntar fácilmente documentos como justificantes o contratos a cada fase. Cada vez que actúan en relación a un impuesto, pueden informar también su estado. Y toda esta información queda recogida en Dataverse, el servicio de datos nativo de Power Platform con un robusto modelo de seguridad.
Por otra parte, Power Automate fue la herramienta perfecta para crear alertas automatizadas en base a esta información registrada en Dataverse a través de la aplicación. Con estas alertas, las personas encargadas de gestionar cada impuesto pueden mantenerse informados acerca de su situación y sus fechas de vencimiento para tomar las acciones oportunas (por ejemplo, acceder a la administración correspondiente para pagar el impuesto).
En el equipo de PROEDUCA ya eran muy conscientes de las posibilidades de mejora dentro de este tipo de operaciones, por lo que el proceso de desarrollo partió de unos requerimientos muy bien definidos por parte del cliente. Esto, sumado a la tecnología low-code de Power Platform, hizo posible desarrollar un primer prototipo con muy poco esfuerzo. Por otra parte, en PROEDUCA ya trabajaban dentro del ecosistema Microsoft, lo cual trajo sinergias adicionales a la hora de plantear una solución integrada con su sistema de trabajo.
Gracias a la estrecha colaboración mantenida con PROEDUCA a través de sprints, pudimos trabajar en todo momento de forma iterativa. Tras la validación del prototipo inicial, desarrollamos las funcionalidades clave mencionadas anteriormente, poniendo un énfasis importante en el diseño de la experiencia de usuario para garantizar la usabilidad. Más tarde, tras la puesta en producción, se añadieron funcionalidades adicionales como la importación masiva de impuestos y la gestión de otros tipos de datos.
El resultado ha sido una aplicación eficaz y rápidamente adoptada con la que el equipo de PROEDUCA cada día gana tiempo, precisión y visibilidad en la gestión de sus impuestos.
GESTIÓN CENTRALIZADA
PROEDUCA ahora gestiona este proceso con una única fuente de datos, desde un único punto (la aplicación), con visibilidad para todos las personas involucradas.
ESTANDARIZACIÓN DE PROCESOS
Gracias a la nueva aplicación, el equipo ahora sigue los mismos pasos para registrar un impuesto y maneja el mismo tipo de información para realizar su seguimiento. Esto se traduce en operaciones más fáciles y más fiables.
SEGUIMIENTO OPTIMIZADO
Las alertas automatizadas mantienen al equipo al tanto de sus obligaciones sin tener que estar invirtiendo tiempo y esfuerzo en revisando la situación de cada impuesto de forma repetitiva.
ADAPTABILIDAD
A medida que las operaciones de PROEDUCA evolucionan o sus responsabilidades fiscales cambian, el equipo puede rápidamente registrar nuevos impuestos, modificar información existente, o reconfigurar alertas.
