¿Trabajas en el entorno Microsoft 365? Si es así, seguramente entres a menudo, sino a diario, en tu portal Office mediante el navegador web. Para acceder a tus últimos ficheros guardados en la nube, al correo electrónico, abrir alguna de las herramientas ofimáticas incluidas en tu licencia...
En función del tipo de licencia asignada a tu usuario, puedes visualizar aplicaciones menos conocidas y que no utilizas, pero que pueden resultar de gran utilidad para optimizar las tareas diarias que llevas a cabo en vuestra organización.
Hoy queremos poner el foco en las herramientas de la Power Platform, por si no estás familiarizado con ellas, y en cómo te pueden ayudar en tu día a día.
Power Platform
Pongamos contexto. Microsoft Power Platform es un conjunto de aplicaciones empresariales low code pensadas para optimizar los procesos de negocio en las organizaciones, con integración tanto con el resto de las herramientas de Microsoft 365 como con herramientas de terceros.
Los diferentes productos que constituyen la plataforma son:
- Power Apps para la creación de aplicaciones empresariales
- Power BI para el análisis de datos y creación de informes
- Power Pages para crear sitios web comerciales orientados a externos de la organización
- Power Automate para la automatización de procesos mediante flujos
- Copilot Studio para la creación de chats inteligentes
La adopción de las diferentes tecnologías de la Power Platform dentro de una organización aporta ventajas como, por ejemplo:
- Agilidad en la creación de soluciones: El low code permite capacitar a los usuarios no técnicos de la posibilidad de desarrollar soluciones empresariales aprovechando en este caso una interfaz drag and drop. Esto hace incrementar los recursos para el desarrollo de aplicaciones, flujos o informes para la organización.
- Reducción de carga de trabajo: Con la digitalización de los procesos mediante una automatización, muchas de las tareas repetitivas desaparecen o se simplifican.
- Reducción de costes: Permite la creación de soluciones personalizadas con un bajo coste de desarrollo y mantenimiento.
- Integración con Microsoft 365: Por ejemplo, para dos de estas aplicaciones, tenemos un licenciamiento sin coste añadido, que nos permite aprovechar el potencial de esta integración. Estamos hablando de Power Apps para Office y Power Automate para Office.
Power Apps para Office 365
Mediante Power Apps podrás, sin necesidad de un código complejo al tratarse de un herramienta low code, generar aplicaciones personalizadas para dar respuesta a una necesidad departamental o de toda la organización.
Se trata de una herramienta muy intuitiva que, en su versión para Office 365, permite conectividad con orígenes de datos como Sharepoint, OneDrive, Excel, etc…permitiendo al usuario generar aplicaciones de entrada y gestión de datos y compartirlas con el resto de los miembros de la organización.
Algunos de los escenarios y beneficios de las aplicaciones desarrolladas con Power Apps son:
- Modernizar y evolucionar los Excels no corporativos: En muchas organizaciones está extendida la práctica de emplear Excels compartidos para la introducción de datos. Mediante Power Apps puedes optimizar la entrada de datos facilitando una interfaz personalizada que reduzca los errores y facilite la tarea a los usuarios. Al tener conectividad con diferentes orígenes de datos de Office 365, puedes seguir almacenando los datos en Excel o bien decidir registrarlos en otro repositorio diferente.
- Estandarizar procesos: puedes crear aplicaciones que permitan homogeneizar la metodología de trabajo dentro de un departamento u organización. Con la creación de diferentes pantallas, uso de reglas de negocio, etc… los usuarios aumentarán su productividad y el proceso será más claro y eficiente.
- Movilidad: Mediante las aplicaciones desarrolladas con Power Apps, los usuarios podrán tener acceso a las mismas mediante el navegador web o con la aplicación de Power Apps para dispositivos móviles. Por ejemplo, los operarios de un almacén podrán desplazarse por el mismo haciendo uso de la aplicación en cualquier momento.
Power Automate para Office 365
Power Automate es otra de las herramientas que podemos encontrar dentro de la plataforma y que también se integra con otras herramientas de Office 365 ya sean herramientas de comunicación como Outlook y Teams o herramientas colaborativas como Sharepoint y Excel.
Al igual que Power Apps, Power Automate se considera una herramienta low code por lo que no se requiere de un elevado conocimiento técnico para poder crear un flujo de trabajo o aprovechar alguna de las muchas plantillas que ya vienen predefinidas.
Puedes utilizar Power Automate para:
- Automatizar de tareas repetitivas: Es quizás si principal ventaja. Aquellas tareas repetitivas que son realizadas de forma diaria o recurrente pueden ser automatizadas generando un ahorro en tiempo y en consecuencia mejorando nuestra productividad.
- Reducir errores: Al automatizar tareas o procesos reduces la posibilidad de errores y garantizas el cumplimiento. Al establecer por ejemplo un sistema de notificaciones puedes garantizar que las personas que deben recibirlas no dejen de hacerlo por un error humano.
- Conexión entre aplicaciones: Aprovechando los diferentes conectores que tienes a tu disposición puedes relacionar diferentes aplicaciones para que se complementen y así enriquecer la información disponible o extender las funcionalidades de las mismas.
En conclusión, mediante la combinación de estas dos herramientas, y aprovechando su integración con Microsoft 365, puedes crear soluciones completas que permitan evolucionar los procesos dentro de tu organización. Y lo más importante: aprovechar al máximo todo lo que tus licencias ya te ofrecen.
Si quieres profundizar más sobre los beneficios que puede aportar la Power Platform a tu organización y dotar a tu equipo del conocimientos para poder generar sus propias aplicaciones, te puede interesar nuestro Curso online de Introducción a Power Platform. También puedes ponerte en contacto con nosotros si necesitas que te asesoremos en el diseño o elaboración de tus aplicaciones empresariales.
