Arranque de Dynamics AX en tiempos de COVID

El poder anunciar el arranque de una empresa en el ERP Dynamics AX 2012 es siempre un motivo de celebración, pero creemos que aún lo es más teniendo en cuenta las circunstancias en que nos ha abocado la pandemia.

En este post te vamos a explicar cómo ha sido la experiencia de hacer un arranque totalmente en remoto con nuestro cliente Roquet Hydraulics, líder en fabricación de componentes hidráulicos.

Situación y plan de proyecto

Cuando empezamos en Roquet Hydraulics hace más de un año, nos encontramos un proyecto de implantación que había logrado arrancar la primera fase contable, pero se había estancado en la puesta en marcha de la segunda fase que consistía en los módulos de compras, almacén, MRP y ventas.

Después de analizar la situación decidimos apostar por retomar el proyecto empezando con sesiones intensivas de formación de los equipos con dos objetivos:

  • Empoderar a los usuarios para retomar la ilusión en el proyecto y asumir el ownership del mismo.
  • Conocer el producto al máximo para minimizar los desarrollos y facilitar una futura migración a Dynamics 365 F&O.

Implantación

Faltaban pocos meses para el día del arranque cuando llegó el COVID, y con él el confinamiento y las limitaciones de movilidad.

La cuestión en ese momento fue si parar a ver que pasaba o seguir. La postura que consensuamos con Roquet Hydraulics  fue clara; los proyectos de implantación o van hacia adelante o hacia atrás, nunca se paran. No es lo mismo trabajar en una tarea que acabas de definir que retomarla al cabo de 6 meses. Si se para luego se necesita tiempo para volver a situarse y recopilar la información que tienes fresca cuando estás inmerso en la implantación.

El otro punto de cambio importante fue el trabajo en remoto. En CrossPoint estamos acostumbrados al trabajo en remoto desde nuestros inicios, pero con la pandemia fueron también los usuarios de Roquet Hydraulics quiénes empezaron a trabajar en remoto. Un cambio que necesitó su tiempo de adaptación, tanto a nivel de infraestructura como de gestión de personas, y en el que Microsoft Teams jugó un papel imprescindible para mantener la comunicación y colaboración de los equipos.

El hacer todo el trabajo online tiene, como todo, sus pros y sus contras. Las ventajas pasan por mayor disponibilidad y rapidez en las respuestas del día a día, y en poder focalizar las reuniones en sesiones de 2-3 horas, minimizando el impacto en el día a día de los usuarios (ya no era necesario bloquear todo el día para “aprovechar” la jornada entera presencial del consultor). Por contra, a veces había problemas técnicos de conexión o sonido, aunque por suerte cada vez menos importantes, pero también problemas más sociales de distanciamiento y dificultad de explicar conceptos que en persona siempre se hace más sencillo.

Después de un periodo de adaptación en el que se siguió trabajando, puliendo sobre todo temas de datos, y cuadrando el periodo de vacaciones también bastante inusual, se fijó el arranque en octubre con la mentalidad de hacerlo totalmente en remoto.

Arranque

La puesta en marcha siempre es un momento difícil, aunque un tema crítico recurrente son los datos; la buena calidad de los datos traspasados facilita en gran medida el trabajo posterior y puede condicionar el éxito o fracaso de un arranque.

El otro punto a destacar es la propia adopción de la herramienta por parte de los usuarios; cuando empiezan a trabajar con el nuevo sistema tienen que hacer el mismo trabajo que hacían antes, por lo que es necesario no solo que conozcan la herramienta y tengan manuales de procedimiento sino que, además, deben tener práctica con los procesos y los conceptos claros. El hecho de tener un tiempo “extra” por el covid hizo que pudiéramos poner énfasis en este punto y que los usuarios ya contaran con cierto manejo en el momento del arranque.

El soporte del arranque en remoto ha sido un reto que se ha realizado gracias a tener una base estable muy probada, una comunicación continua y contar con personas claves dentro de la organización que han podido hacer ese soporte presencial con los usuarios finales.

Conclusión

Después de haber realizado el ciclo entero de facturación y cierre de inventario en los dos meses posteriores al arranque, podemos decir que la implantación ha finalizado con éxito.

Ahora estamos entrados en la extracción de datos en la que se está trabajando con la herramienta de BI Jet Analytics, además de ultimar la implantación de nuevas mejoras como la puesta en marcha de una Power App para permitir la entrada de pedidos a los clientes y de todo un portal de clientes basado en Power Apps Portal.

Queremos aprovechar este espacio para agradecer a Alba Arissó, Ferran Costa, Victor Garcés y Elisabet Vilaró su especial dedicación en todas las fases del proyecto. Como hemos dicho, sin el conocimiento y la implicación interna no hubiera sido posible llevar a cabo un arranque como este en estas circunstancias.