Por fin hemos podido testear el nuevo agente de gastos de Business Central y todo lo que podemos decir son buenas palabras. ¿Quieres conocer su potencial? Aquí te lo traigo bien chopeadito, bien fresco para que puedas disfrutarlo tanto como nosotros.
El agente de gastos de Dynamics 365 Business Central puede recibir gastos de múltiples orígenes: una nueva Power App publicada para todos los usuarios que no tienen licencia de BC (también puede ser usada por los usuarios que sí tienen); una cuenta de email (recomendable crear un buzón compartido dedicado exclusivamente a esto), en el propio BC; y, a futuro, por medio de Microsoft 365 Copilot Chat.
En este artículo vamos a probar a mandar los gastos por medio de un correo electrónico y subiendo los gastos manualmente por medio de la Power App que Microsoft ha publicado.
Pero antes, un recordatorio rápido de nuestro próximo webinar sobre BC el 9 de junio, en el que podrás conocer en directo las claves para automatizar tus informes económico-financieros de Business Central y tener el poder de tomar mejores decisiones basadas en datos. Puedes reservar ya tu plaza.
Y ahora sí, empezamos el recorrido por el agente de gastos con la prueba de e-mail. Como puedes ver, he añadido 2 adjuntos, que son 2 peajes y una cena en un hotel, como imagen integrada en el cuerpo del correo electrónico. La cuestión es ver hasta dónde llega el agente.
Después de esperar un ratito, unos minutos que siempre se hacen eternos cuando estás probando funcionalidad nueva, vemos que el agente de gastos tiene novedades prometedoras:
También hemos recibido una confirmación vía email de que todos los tickets se han procesado automáticamente:
Vamos a ver ahora cómo queda en Business Central. De entrada, comprobamos que ha creado 3 gastos, contra mi usuario de gastos, que ha reconocido el importe correctamente y las fechas de los tickets.
Entrando en uno de ellos para ver el detalle, vemos que le ha asignado una de las categorías de gasto configuradas de forma automática (son personalizables) y ¡que deja el ticket que estaba en el cuerpo del correo electrónico como adjunto al propio gasto!
Vamos a ver cómo se ve la nueva app publicada por Microsoft:
¡Increíble! Tengo ya dos informes en borrador, agrupados por meses, con los gastos enviados por email. Tres recibos, uno de abril y dos de mayo. Vamos a meter más gastos directamente desde la App: unos viajes en taxi al aeropuerto.
Y un kilometraje, ¡vamos con todo!
Los borradores se van actualizando con cada gasto que imputamos, pudiendo ver el desglose desde la misma App:
Ahora que ya tenemos los gastos listos, vamos a pedir que nos los aprueben. Para ello, enviamos el informe en borrador y se clasificará como enviado:
¿Cómo se refleja en Business Central? Vamos a echarle un ojo:
Desde el propio gasto, podemos viajar al informe mensual que lo contiene o, directamente, ir a la página dedicada para los informes de gasto de los empleados:
En la lista de informes tengo dos: uno en borrador del mes de abril, al cual sigo imputando gastos, y otro de mayo para el que ya he solicitado aprobación. Podemos ver el desglose de gastos que lo contiene desde el factbox de la derecha o accediendo a la ficha del informe.
Como no quiero esperar a fin de mes para que me aprueben los gastos, me toca hablar con mi compañera Virginia, mi aprobadora asignada, que muy amablemente me atiende y me ayuda. Virginia me comunica que ha recibido una notificación vía email del informe enviado:
Al entrar en la App, Virginia verá en la sección de 'Para mi aprobación' los informes de los compañeros que estén, bajo su cargo de aprobadora de gastos, pendientes de aprobar:
Se puede seguir viendo el detalle de los gastos pinchando sobre ellos:
Como Virginia es muy maja, me aprueba los gastos ahora, y quedan reflejados en BC, así que los vamos a registrar:
Una vez registrado el informe, pasa a pertenecer a la sección de informes de gastos registrados donde, entre otras cosas, podremos ver qué asiento contable nos ha generado:
Y, por último, la notificación vía email, del informe aprobado:
Con todo esto, y como conclusión, voy a dar mi veredicto personal:
Estamos ante la versión preview recién salida de mayo y lanzada únicamente en USA del agente de gastos de BC. Demuestra tener un gran potencial que acaparará todas las miradas de las empresas que utilizan Business Central como su ERP de gestión de negocios.
El único pero que le podríamos otorgar es el alto consumo en créditos de Copilot que están teniendo los agentes inApp de Business Central.
En cualquier caso, si quieres profundizar más sobre el agente o necesitas que nuestro equipo te ayude en la configuración y optimización de tu ERP Dynamics 365 Business Central, estaremos encantados de acompañaros en la transformación y adopción de la IA en tu organización. ¡Contáctanos!
