Cada empresa es un mundo y tiene sus propias necesidades y peculiaridades en cuanto a herramientas de Microsoft 365, pero la realidad es que muchas desaprovechan gran parte del potencial de la plataforma porque no saben hasta dónde pueden llegar. Conocer qué licencias Microsoft 365 (anteriormente Office 365) se adaptan mejor a las necesidades de la organización y a lo que se espera conseguir, es sin duda el primer paso para garantizar que la inversión es la adecuada, es decir, que se pagará realmente por lo que se necesita y se rentabilizará al máximo esa inversión.
Tanto si estás pensando en pasar tu organización a Microsoft 365 como si ya lo tienes implantado, seguro que quieres sacarle el mayor partido y rendimiento conociendo y exprimiendo al máximo todas las opciones que ofrece la suite. Si es así, este post te interesará porque vamos a repasar las diferentes licencias Microsoft 365 diferenciando qué ofrece cada una de ellas, y despejarte algunas dudas que seguramente tengas.
Un repaso a las licencias Microsoft 365
Estos son los tres planes de licencias Microsoft 365 en el ámbito de pequeña y mediana empresa (pyme) que debes conocer:
- Microsoft 365 Empresa Básico ofrece un paquete que, aunque básico, es muy completo. Contarás con aquellas herramientas y aplicaciones que más comúnmente se necesitan, como el servidor de correo de Outlook, el gestor documental de Sharepoint, Microsoft Teams y el paquete de ofimática (Word, PPT,…) en su versión online. Pero lo que quizás no sabes es que incluye otras muchas aplicaciones como Stream, Power Apps, Power Automate… que te permiten evolucionar en automatización, productividad y valor añadido. Su coste es de solo 5,10€ por usuario y mes (más IVA) para suscripciones anuales.
- Microsoft 365 Empresa Estándar ofrece lo mismo que el paquete anterior pero con el plus de contar con las aplicaciones de escritorio hasta en cinco dispositivos por usuario, como diferencia más destacable. Es tu opción si buscas ir más allá del basic y quieres contar con todas las funcionalidades del paquete, sin tener que estar pensando en hacer compras cada cierto tiempo para ampliar capacidades y estando siempre a la última en cuanto a actualizaciones. Este plan es interesante además para empresas que necesitan cubrir servicios con programación de citas, al añadir la aplicación de Bookings, o aquellas que buscan hacer emisiones de eventos más profesionalizadas y quieran contar con página de inscripción, seguimiento, etc… El precio de esta licencia es de 10,50€ por usuario al mes (más IVA) para suscripciones anuales.
- Microsoft 365 Empresa Premium, por su parte, añade a todo lo anterior la garantía de un entorno 100% seguro y gestionado en la nube. Incluye la administración de dispositivos desde el Cloud a través de Intune, así como todas las funcionalidades de seguridad avanzada con acceso condicional y ATP, entre otros. Es tu opción si para tu organización todo el ámbito de la seguridad es crítico y si además cuentas con perfiles de Sistemas dedicados a la administración de esta área, o en todo caso estás dispuesto a externalizarlo con algún partner especializado. El precio es de 18,60€ por usuario al mes (más IVA) para suscripciones anuales.
Puedes ampliar a la información con el detalle de los planes de precios M365 para grandes empresas en este enlace.
Algunos de los miedos y preocupaciones comunes
Es normal y lógico que incorporar nuevas herramientas a la empresa o migrar hacia otros entornos genere dudas. Una de las preocupaciones más comunes es el coste por el grado de dificultad de la adopción, así como el mantenimiento que supondrá y quién se encargará de ello. Con Microsoft 365 es una preocupación relativa, dado que se trata de programas de uso muy sencillo y básico, y de integraciones que no requieren desarrollo de código.
Si ya cuentas con un departamento de IT preparado, el mantenimiento no será un problema. En el caso de que no cuentes con él, tampoco lo será, ya que con una formación inicial los perfiles responsables pueden adquirir la autonomía necesaria para volar solos. La experiencia nos dice que con el rendimiento que se obtiene al apostar por esta vía queda compensada la inversión tanto en formar a los propios equipos como de contar con un soporte externalizado, si es el caso, si lo comparamos el retorno de la inversión de muchas otras áreas de la organización.
Un Curso de Gobernanza Avanzada en Microsoft 365 como el que imparte nuestro compañero Albert es una buena vía cubrir la necesidad formativa y darles todas las herramientas necesarias a los encargados de gestionar el despliegue o implantación de Microsoft 365 para que entiendan la arquitectura de la plataforma, conozcan las opciones y modalidades de licenciamiento así como las principales características en gestión de la seguridad, y, en definitiva, tengan la capacidad de confirmar cuál es la estrategia de despliegue más adecuada.
Llegados a este punto, es posible que ya hayas decidido qué licencia necesitas y hayas comprobado que es viable para tu organización implantar y mantener las herramientas del entorno Microsoft 365, así como preparar a tus equipos. Solo falta que empieces a sacarle partido a todo el potencial que la suite de aplicaciones te ofrece. La buena noticia es que ya desde el paquete básico tienes en tu mano todo lo necesario para mejorar la comunicación en la organización, impulsar la productividad y ahorrar tiempo y dinero de maneras tan sencillas que seguramente ni te imaginas.
Algunos ejemplos de lo que puedes hacer con M365
En nuestro caso, como empresa 100% en remoto desde el día uno de nuestra existencia, nos las hemos tenido que ingeniar para organizar una oficina que está totalmente en la nube, canalizada principalmente en Microsoft Teams. Una experiencia de adaptación al Modern Workplace de la que sin duda hemos aprendido mucho y que nos permite completar este post con un par de ejemplos de innovación integrando y combinando aplicaciones de Microsoft 365, de una forma muy sencilla pero con unos resultados de alto impacto en la organización.
- Onboarding. Cada incorporación de un compañero al equipo es un complejo procedimiento que se puede hacer muy sencillo si se automatiza y se integra con las herramientas del día a día. Llevar el control ordenado de todas las tareas, coordinar a los implicados, asegurarse de que se cumplen los diferentes pasos y, lo que es más importante, ponérselo fácil a quien entra en la empresa es un reto nada sencillo. Ocurre en las empresas de trabajo en formato presencial, pero se hace aún más complicado cuando todos estamos en remoto. En CrossPoint lo hemos solucionado echando mano de las aplicaciones de Microsoft 365 incluidas en el paquete de la licencia básica. Gracias a una lista de Sharepoint que se convierte a tareas programadas en Planner mediante un flujo de Power Automate, su conexión con los recursos en la nube y su integración en Microsoft Teams, hemos conseguido un procedimiento de onboarding 100% online eficaz, en el que todo está bajo control y que es valorado muy positivamente por las nuevas incorporaciones. Estamos muy contentos con el resultado.
- Experiencia del empleado. Hace unas semanas te hablábamos de nuestra app de kudos, generada en Power Apps de manera fácil, sin necesidad de desarrollo complejo de código, y que nos está dando grandes satisfacciones. Se trata de una aplicación con una interfaz muy sencilla que permite enviar mensajes de felicitaciones, agradecimiento y reconocimiento a los compañeros por su profesionalidad, su trabajo en equipo o el buen rollo que generan. La hemos integrado en Teams y conectado con flujos de Power Automate, de manera que los destinatarios reciben no solo la notificación instantánea, sino el pertinente recordatorio cuando lleva tiempo sin enviar kudos. Un desarrollo de muy bajo código, basado en aplicaciones del paquete básico de licencias Microsoft 365 y que nos está permitiendo incentivar el feedback positivo, mejorar la comunicación y conexión entre compañeros y, en definitiva, impactar positivamente en el bienestar y rendimiento del equipo, fomentando los propios valores de la empresa.
Esperamos que tengas más claro cómo mejorar la organización de tu empresa pagando por lo que necesitas en cuanto a licencias Microsoft 365. Con este post queríamos también compartir contigo lo que la experiencia nos ha enseñado, y ayudarte a entender que con poco esfuerzo puedes aprovechar herramientas que seguramente ya estés pagando, para mejorar aspectos tan esenciales como la productividad, la experiencia del empleado o la automatización de procesos.
En próximos posts profundizaremos más en las soluciones e integraciones de Microsoft 365 que más nos han ayudado en nuestro día a día. Mientras tanto, si te queda alguna duda o quieres ampliar información, puedes contactar con nosotros siempre que lo necesites. Estaremos encantados de ayudarte.
