Microsoft ha puesto a disposición de las organizaciones una serie de plantillas para Teams totalmente integradas en la herramienta, que nos ayudarán a resolver escenarios de negocio muy comunes tales como el registro horario, la gestión de turnos, la gestión de casos de soporte o la gestión de visitas, que precisamente es el que nos ocupará en el artículo de hoy.
La gestión y registro de visitas en oficinas es una necesidad que sin duda gran parte de las organizaciones deben solucionar y, muy probablemente, ya hayan abordado con herramientas desarrolladas a medida o tal vez con una simple hoja de Excel. Sin embargo, lo que veremos a continuación es una solución proporcionada por Microsoft, llamada Visitor Management, que podremos instalar en Teams muy fácilmente, y que viene preparada para poder utilizarla desde el minuto 0, plug & play, sin necesidad de desarrollar nada. Dicha solución está formada por componentes de Sharepoint, Power Apps, Power Automate y Teams.
La solución nos permitirá realizar las siguientes tareas:
- Creación y seguimiento de visitas por parte de los empleados
- Recepción de notificaciones cuando se confirma la visita y cuando el visitante llega a la oficina
- Gestión de visitas para administradores (equipo de recepción)
Aplicaciones
Como se puede observar, tenemos dos roles de usuarios, los empleados y los administradores o recepcionistas, por lo que, en esta solución, dispondremos de dos aplicaciones distintas, una para cada uno de estos roles. La aplicación para los empleados la deberemos ubicar en un canal de Teams al que deberán tener acceso los empleados que puedan programar visitas, que seguramente, serán todos, por lo tanto, podría ser un canal público. Por otro lado, deberemos tener otro canal de Teams con acceso para administradores, probablemente un canal privado, que serán los encargados de recepcionar las visitas y, por lo tanto, podrán ver y gestionar las visitas de cualquier empleado.
Creación de visitas
Las visitas las podrán programar tanto los empleados como los administradores a través de un formulario muy simple como el que se puede observar a continuación, donde se deberá indicar tanto la información del anfitrión como del visitante. No obstante, si es el propio empleado quien está programando la visita, se da por entendido que él mismo será el anfitrión.
Por otra parte, cuando un empleado programe una nueva visita, los administradores recibirán una notificación automática en el canal de Teams correspondiente. A través de esta misma notificación, el administrador podrá dejar confirmada la visita.
Gestión de visitas
Una vez creada la visita, el empleado anfitrión podrá consultar, editar o eliminar la visita. Por otra parte, los administradores, únicamente podrán visualizar y confirmar la visita, pero no editarla ni por supuesto eliminarla.
Ambos perfiles también tendrán la posibilidad de filtrar las visitas por nombré del visitante, y también, dividir las visitas entre las del día actual y días posteriores.
Recepción de visitas
Cuando la visita llega a la oficina, el administrador registrará su recepción y automáticamente se le notificará al anfitrión que la visita ya ha llegado.
Por otra parte, el empleado podrá dejar un mensaje, por ejemplo avisando de que se encuentra en una sala en concreto, o avisando de que va con un retraso de 10 minutos, tal y como se puede observar en la imagen.
Por último, al recibir la confirmación por parte del empleado, el estado de la visita cambiará a “Acknowledged”, por lo que habremos llegamos al último estado de la visita. Sin embargo, aún con este estado, los administradores podrán mandar tantos avisos como sean necesarios al anfitrión, por si todavía no ha acudido a recibir a su visita.
Con esto llegamos al final del artículo, en el que esperamos haberte convencido de que gracias a la potencia y versatilidad de Microsoft 365 y Power Platform, se pueden crear aplicaciones totalmente integradas en Teams para que su adopción y uso sea todavía más fácil. Te invitamos a que eches un vistazo a todas las plantillas para Teams que hay disponibles actualmente y a aprovechar todo el potencial de la plataforma.
