Aún sigue siendo habitual gestionar el calendario de los equipos con Excel o incluso de forma totalmente analógica como formularios en papel. Sin embargo, estas prácticas pueden suponer todo un reto hoy en día, cuando la adopción del teletrabajo ha dejado de ser una opción sino una necesidad para la gran mayoría de empresas.
Ya se ha hablado mucho de las grandes ventajas de Microsoft Teams como herramienta para fomentar el trabajo en remoto, incrementando la productividad y el trabajo en equipo. No obstante, poco se sabe que Teams también cuenta con la aplicación Turnos (Shifts), que permite justamente poder gestionar los horarios de tu personal.
En esta entrada te vamos a explicar cómo configurar esta app en Teams para que puedas gestionar los horarios de tu equipo desde donde quieras y cuando quieras.
Gestión del calendario de turnos
En la parte izquierda de Teams debes pulsar en los tres puntos y buscar la aplicación Turnos (Shifts):
En la parte superior izquierda de esta pantalla podrás ver y añadir programaciones (Schedule):
Estas programaciones* corresponden a los Equipos que se definen en Teams, y por lo tanto podrás añadir los horarios a ese equipo. Como equipo podemos tener una planta de producción, un departamento, una tienda, etc.
*Es importante destacar que actualmente no se puede borrar una programación una vez creada.
Una vez creado, aparecerá la siguiente pantalla:
Vamos a hacer un ejemplo sencillo de una persona con un horario semanal de 08:00 a 17:00:
Primero vamos a crear un grupo denominado Consultoría. Para crearlo basta poner el nombre en agregar nombre del grupo y en la opción marcada en amarillo añadir el usuario:
A continuación, creamos el turno. Para hacerlo, nos hemos de situar en una celda y nos aparecerán unos tres puntos donde podremos acceder a diferentes opciones:
Al darle a la opción Agregar turno nos abre la ventana para introducir toda la información necesaria:
Introducimos el rango horario; podemos etiquetarlo para una mejor visualización, incluir una parada, notas y las actividades a desarrollar en el turno:
Una vez creado el turno se puede ir asignando mediante la opción de lupa (buscar turno):
También podremos añadir permisos, es decir solicitudes de tiempo libre (time off).
Una vez definido el horario podemos usarlo de base para copiarlo al resto de integrantes del equipo:
Al final el cuadrante nos queda de la siguiente forma:
Una vez entrados los turnos y las personas, podemos visualizar la información de diferentes maneras. Para ello, habrá que ir a la opción ver:
Esta información, a su vez, se puede visualizar por día, semana o mes, imprimir y compartir.
En el área superior podemos exportar e importar la programación en Microsoft Excel:
El fichero generado presenta el siguiente formato:
Una vez asignado los turnos y los horarios los usuarios podrán visualizarlos e interactuar con ellos.
Desde Teams el usuario podrá realizar solicitudes…
Como por ejemplo peticiones de vacaciones, permiso parental, etc:
También son interesantes las opciones de ofrecer e intercambiar turnos entre usuarios, muy comunes en sectores como retail o manufacturing.
En resumen, con la app de Turnos incluida en Microsoft Teams podrás seguir gestionando los horarios de turnos de tu equipo de una forma sencilla, eficiente y totalmente en remoto.
Por último, te dejamos un par de enlaces con la documentación oficial de Microsoft. Si te queda alguna duda o necesitas ayuda para implementarlo, no dudes en contactar con nosotros.
Información general sobre los turnos.
Request para añadir la funcionalidad de eliminar programación.
