Piensos Costa se enfrentaba a un desafío crítico: gestionar un volumen creciente de facturas sin perder el control ni dilatar los tiempos.
Necesitaban una solución integrada con Dynamics 365 FO que eliminara el flujo manual de aprobaciones. El reto no era solo técnico, sino operativo: la herramienta debía ofrecer la flexibilidad suficiente para configurar reglas de negocio dinámicas, garantizar de forma estricta que cada usuario solo visualizara la información de su sociedad y ofrecer una trazabilidad de extremo a extremo en cada validación.
Tras una primera fase de análisis, se realizó un prototipo funcional para validar la arquitectura propuesta y ajustar el diseño técnico antes de iniciar el desarrollo, lo
que permitió reducir riesgos y tiempos en las fases posteriores.
Se optó por desarrollar una aplicación Power Apps Model-Driven sobre Microsoft Dataverse, estructurada en dos módulos:
Un requisito era la visibilidad condicional de las facturas y abonos según la empresa del usuario. Se implementó mediante una estructura de unidades organizativas y roles de seguridad diferenciados en Dataverse (administrador vs. usuario básico), aprovechando el modelo de seguridad nativo de la plataforma.
Además, se han implementado notificaciones por correo electrónico para avisar de cualquier error en los procesos.
Comunicación blindada con Azure Service Bus
Para la integración entre Dynamics 365 FO y nuestra aplicación, se decidió la utilización de Azure Service Bus. Esta arquitectura de mensajería garantiza la integridad de la comunicación y el desacoplamiento entre sistemas: cuando una factura o abono se registra en FO, se publica en una cola de mensajes y permanece encolada hasta que la aplicación la procesa correctamente, creando el registro correspondiente en Dataverse.
Para la aprobación o rechazo, se decidió optar por la solución de Microsoft Approvals, pues nos permite de manera sencilla enviar notificaciones a los responsables. De este modo es posible aprobar directamente desde la aplicación o por las notificaciones de MS Teams y Outlook.
Para cerrar el ciclo, el resultado de la aprobación debía sincronizarse de vuelta con FO. Esto se resolvió mediante una tabla virtual entre Dynamics FO y Dataverse, que expone los datos de Dataverse en tiempo real dentro de FO sin necesidad de replicación física, simplificando la integración bidireccional.
En definitiva, la transformación digital en Piensos Costa no solo ha optimizado un proceso administrativo crítico, sino que ha devuelto el tiempo de valor a las personas. Al liberar al equipo de las tareas repetitivas y de la eterna 'caza de firmas', la compañía no solo reduce costes operativos, sino que gana en agilidad y control para seguir liderando su sector con paso firme y la mirada puesta en el futuro.
