Cuando preguntamos a una empresa cómo hace su presupuesto, la respuesta suele ir por dos caminos. Unas lo hacen en Excel, con un libro por responsable, correos de ida y vuelta y una consolidación manual que siempre llega tarde. Otras han dado el paso a una herramienta de EPM (Enterprise Performance Management) específica, que funciona y hace bien su trabajo, pero que vive en su propio mundo: su base de datos, sus integraciones con el ERP, sus licencias por usuario y su ciclo de mantenimiento aparte.
Lo que tienen en común las dos situaciones es que la planificación ocurre fuera de la plataforma de datos, y ahí suele aparecer una separación difícil de evitar. Por un lado, están los datos reales, los modelos semánticos y los informes con los que analizamos el negocio. Por otro, el presupuesto, el forecast y las hipótesis con las que intentamos proyectarlo. Entre ambos mundos quedan integraciones, ficheros, revisiones y conciliaciones que en nuestra experiencia consumen demasiado tiempo y hacen difícil responder con agilidad cuando las circunstancias cambian.
Microsoft Fabric Planning nace precisamente para cerrar esa brecha entre analítica y planificación, algo que muchos llevábamos tiempo esperando.
Durante los últimos años, las empresas han avanzado mucho en su capacidad para analizar la información y entender qué está ocurriendo en el negocio. Power BI y Microsoft Fabric han permitido construir modelos de datos más sólidos, automatizar el reporting y poner a disposición de las áreas de negocio una visión cada vez más completa de la organización.
Pero para los equipos de FP&A y Control de Gestión, entender lo que ya ha ocurrido es solo una parte del trabajo.
El verdadero reto empieza cuando tenemos que mirar hacia delante: preparar el presupuesto, actualizar el forecast, trabajar con distintos escenarios o anticipar el impacto de determinadas decisiones.
Integrado directamente en Microsoft Fabric, Planning nos permite crear y gestionar presupuestos, previsiones y escenarios sobre la misma plataforma y los mismos modelos semánticos que ya utilizas para analizar el negocio.
De esta forma, datos reales, objetivos y proyecciones pueden convivir bajo una misma lógica, facilitando el análisis de desviaciones y evitando gran parte de los procesos manuales habituales en FP&A.
Esto nos permite evolucionar desde un modelo en el que primero se prepara la información, después se consolida y finalmente se analiza, hacia un proceso mucho más continuo. Las áreas de negocio pueden trabajar directamente sobre información gobernada, actualizar hipótesis, realizar simulaciones what-if y comparar de forma inmediata el presupuesto o el forecast frente a la realidad del negocio.
Casi nada.
Además, al formar parte de Fabric IQ, esta información no solo queda disponible para los usuarios. También puede aportar contexto a tus agentes de inteligencia artificial: no solo qué ha vendido la empresa, cuánto ha gastado o cuál ha sido su margen, sino también qué esperaba vender, cuál era su objetivo, qué presupuesto tenía asignado o cómo ha cambiado la última previsión.
En definitiva, Fabric Planning amplía el alcance de Microsoft Fabric: de analizar qué ha pasado a ayudar a decidir qué queremos que pase y cómo esperamos llegar hasta allí.
Microsoft no ha desarrollado Planning en solitario. Lo ha hecho junto a Lumel, incorporando su tecnología como capacidad first-party de la plataforma: Plan es un módulo más de Fabric, con Microsoft como proveedor, no una herramienta de terceros. Lumel es la compañía que está detrás de ValQ e Inforiver y a la que el Pulse Study de BPM Partners, la encuesta de referencia entre compradores de soluciones EPM, reconoció como mejor proveedor de este tipo de soluciones. Eso importa por una razón práctica: el motor de cálculo que hay debajo de Fabric Planning no es un desarrollo nuevo para la ocasión, sino uno que lleva años en producción resolviendo escenarios de budgeting y forecasting en empresas reales.
Esa alianza trae a Fabric capacidades que hasta ahora solo estaban al alcance de las plataformas EPM especializadas. Y trae, sobre todo, un cambio en cómo se paga por ellas.
El EPM ha sido históricamente una categoría cara. Licencias nominales por usuario, un proyecto de implantación largo, integraciones a medida con el ERP y una cuota anual que había que justificar cada año. Con ese planteamiento, la planificación avanzada quedaba fuera del alcance de buena parte de las empresas.
Fabric Planning rompe ese esquema. No se compra por usuario nombrado ni por módulos: se consume como unidades de tu capacidad de Fabric, en función del rol con el que cada persona interviene sobre el plan. No hay contrato aparte ni licencias que renovar cada año. En próximos artículos os explicaremos en detalle cómo funciona el modelo de licenciamiento y consumo.
Para cubrir todo el ciclo de planificación, Fabric Planning combina tres tipos de hojas que responden a necesidades diferentes, pero que trabajan sobre una misma base de información. Os damos una pequeña introducción:
Lo interesante no es únicamente lo que hace cada una por separado, sino la continuidad entre ellas: planificar, gestionar la información que alimenta el proceso y analizar los resultados sin abandonar el mismo entorno.
Vamos a entrar a cada bloque en más detalle.
Las hojas de Planning son el núcleo de Microsoft Fabric Planning y están preparadas para adaptarse a distintas formas de presupuestar. Permiten trabajar con enfoques top-down, distribuyendo objetivos desde niveles agregados hacia el detalle, y bottom-up, construyendo el presupuesto a partir de las previsiones de las distintas áreas. También es posible realizar asignaciones entre niveles de una jerarquía y trabajar con diferentes versiones y escenarios.
Además, Planning permite desarrollar modelos driver-based, especialmente habituales en FP&A, y trabajar con rolling forecasts, escenarios y simulaciones para analizar cómo los cambios en determinadas hipótesis afectan a las previsiones y al resultado esperado del negocio.
Y, como en cualquier proceso de planificación, no todo son cifras. Es posible incorporar anotaciones para explicar hipótesis o justificar determinados valores, además de comentarios, menciones y conversaciones que facilitan la revisión y actualización de la información entre las distintas personas que participan en el proceso. Funcionalidades muy demandadas y útiles en nuestra experiencia.
A esto se suman los flujos de aprobación, que permiten organizar la revisión del escenario creado o de los cambios introducidos antes de darlos por definitivos. Se pueden configurar varios niveles de aprobación, asignando uno o varios responsables a cada etapa para que la información vaya avanzando por el circuito definido a medida que es revisada, aprobada o rechazada.
Y como podéis ver, visualmente funciona muy bien:
No toda la información que interviene en un proceso de planificación procede directamente del ERP o está disponible cuando empezamos a preparar escenarios de presupuestación y forecasting. PowerTable permite crear aplicaciones no-code para gestionar datos maestros directamente sobre tablas y modelos semánticos de Fabric, con una experiencia de edición similar a una hoja de cálculo.
Esto abre posibilidades muy interesantes. Podemos utilizarlo, por ejemplo, para incorporar nuevos productos, centros de coste, proyectos u otros elementos necesarios para planificar que todavía no existen en los sistemas de origen, así como para crear formularios y vistas con las que recopilar y mantener información de una forma más controlada. PowerTable incorpora además capacidades de colaboración, permisos, histórico de cambios y flujos de aprobación, ayudando a sustituir pequeñas aplicaciones o ficheros auxiliares que muchas veces terminan formando parte del proceso presupuestario.
Ya no vamos a tener que crear aplicaciones en paralelo para posibilitar estas funcionalidades con el coste y esfuerzo que eso conlleva.
Una vez tenemos construido el presupuesto o actualizado el forecast, llega la hora de comparar lo previsto con lo que realmente está ocurriendo y analizar las desviaciones. Las hojas de Intelligence ofrecen una experiencia de reporting conectada con Planning, de forma que es posible analizar en tiempo real, presupuestos, forecasts y simulaciones, y contrastarlos con los datos reales.
Permiten construir informes y dashboards, nuevamente sin tener que acudir a herramientas externas, combinando distintos tipos de visualizaciones, algunas de ellas certificadas en IBCS (International Business Communication Standards), facilitando la aplicación de criterios homogéneos de representación.
En nuestra experiencia en reporting financiero, estos estándares son tremendamente útiles y resulta muy positivo tener ahora la opción de integrarlos fácilmente en nuestro trabajo sin tener que recurrir a visualizaciones personalizadas creadas por terceros.
Con todo lo que os hemos contado ya veis por qué nos entusiasma tanto esta nueva funcionalidad de Fabric. Planning abre una nueva forma de conectar planificación, datos y analítica dentro de un mismo entorno. Para los equipos de FP&A y Control de Gestión, esto supone poder evolucionar hacia procesos de budgeting y forecasting más ágiles, colaborativos y conectados con la realidad del negocio.
Y como hay mucho más que contar, en próximos artículos iremos profundizando en cada una de sus capacidades: veremos con más detalle cómo trabajar con Planning, PowerTable e Intelligence, cómo plantear distintos escenarios de planificación y también aspectos prácticos como el modelo de costes, el consumo de capacidad y las consideraciones a tener en cuenta a la hora de implantar la solución.
Si estás valorando modernizar tus procesos de FP&A, o quieres entender cómo puede encajar Microsoft Fabric Planning en tu arquitectura actual, estaremos encantados de ayudarte. ¡Nos vemos en el próximo capítulo!
