Tener el control de todo lo que sucede en una empresa no es tarea fácil. Contar con una visión global y en tiempo real del estado de salud de la organización en áreas críticas como la productividad, la gestión de clientes o el bienestar del equipo es clave para detectar problemas, intervenir a tiempo, tomar mejores decisiones y, en definitiva, garantizar la viabilidad y el crecimiento de la empresa. En CrossPoint lo hemos conseguido al centralizar y automatizar los datos a través de informes Power BI.
Ya te avanzamos cómo le estamos sacando partido a Power BI para la organización interna de la empresa. Gracias al trabajo conjunto de los departamentos de Business Intelligence y UX, contamos con tableros compartidos, de fácil acceso y visualización, y con diseño 100% corporativo, con los que analizamos y filtramos en tiempo real datos que dan respuesta a las preguntas clave en la gestión de la empresa.
Los tableros del feedback de las formaciones de los que hablamos hace un par de semanas son buen ejemplo. Al poder automatizar encuestas de formación y analizar los resultados en tiempo real con Microsoft 365 a través de informes Power BI, sabemos en todo momento si estamos haciendo bien las cosas, si hay puntos que necesitan corrección y si le estamos dando a los usuarios lo que necesitan. Y con la ventaja de poder hacerlo desde un mismo canal que, además, se integra a la perfección con el resto de herramientas de Microsoft 365, como es Teams.
Es solo un ejemplo de cómo la herramienta de BI de Microsoft nos permite controlar en tiempo real el estado de salud de esa área de negocio. Veremos otros usos reales con los que esperamos ayudarte a hacerte una idea de hasta dónde puedes llegar con los informes Power BI. Y sin tener que invertir en complejos proyectos ni en desarrollo de código, ya que lo tienes a tu alcance sin salir de Microsoft 365.
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Por si no estás familiarizado con la herramienta, Power BI es la plataforma de Business Intelligence de Microsoft que te permite convertir tus datos en informes y tableros configurables en formato y diseño, y tener la información disponible de manera accesible, en tiempo real, sin necesidad de conocimientos técnicos ni grandes inversiones de tiempo, garantizando en todo momento la seguridad de los datos.
Aquí tienes algunos de los informes de Power BI que, junto con el reporte de feedback de formaciones, nos dan la visión global de la salud de la empresa:
Informe del trabajador. Con este informe para uso personal, recogemos y explotamos las imputaciones de horas que los compañeros del equipo realizamos en Project Service (ahora parte de Dynamics 365 Project Operations. Nos ofrece información tan importante como el total de horas destinado a cada proyecto (interno o clientes), el estado de las horas entradas o las horas invertidas en cada tipo de tarea. Gracias a este informe, al filtrado y al cruce de datos tenemos la capacidad de detectar horas no enviadas o devueltas y contamos con el cálculo del índice de productividad. Como complemento a esta completa vista, añadimos una pestaña donde recogemos el historial de kudos enviados a compañeros y recibidos y los casos de soporte gestionados, con índices de efectividad y promedio de respuesta, entre otros indicadores.
Informe de Vacaciones. En lugar de echar mano de herramientas de terceros o de los engorrosos tradicionales Excel, la gestión de vacaciones también la realizamos a través de informes de Power BI. ¿Por qué? Porque de nuevo centralizamos la información y porque es una manera sencilla pero muy potente de compartir el calendario global de la empresa. De esta manera, no solo permitimos a cada compañero tener visibilidad del estado de sus vacaciones solicitadas y aprobadas, sino conocer la disponibilidad del resto del equipo en todo momento, con el plus del filtrado de información por persona, facilitando de esta forma la organización interna, por áreas y por proyecto.
Informe de Gestión de Proyectos. Si hay una parte crítica que toda empresa debe tener bajo supervisión esa es la del rendimiento de los proyectos puestos en marcha y la gestión de las horas con los clientes. En nuestro caso, contamos con visibilidad total de este aspecto gracias a nuestro informe de Gestión de Proyectos, con el que accedemos a la información del total de horas invertidas por proyecto, equipo implicado, rendimiento por trabajador, horas por tarea... Un tablero muy completo que nos permite tener conocimiento en tiempo real del estado de salud de los proyectos, detectar cuándo las bolsas de hora están cercanas a agotarse y contar con un valioso análisis de cómo se están gestionando los casos de soporte: tiempos de respuesta, casos abiertos y cerrados, análisis por responsable, temas más solicitados, origen de los casos... Y todo ello con máxima transparencia al estar compartido con todo el equipo.
Informe de Bienestar del Equipo. Tan importante como hacer seguimiento del estado de salud de los proyectos, es conocer el bienestar del equipo. Por eso contamos con un informe en el que monitorizamos el índice de satisfacción de los compañeros y sus comentarios en respuesta al pulso semanal que recogemos mediante Power Automate., así como el tráfico de kudos. De esta forma, tenemos la capacidad de detectar picos o tendencias a la baja para tratar de solventar el origen de esas valoraciones negativas. Los permisos de Power BI para este informe se han configurado para no ser compartido con el equipo, por una cuestión lógica de privacidad.
Con este post de hoy queríamos compartir contigo nuestra experiencia real en el uso de informes Power BI para la gestión interna. Nos dan una visión global del estado de salud de la organización en gestión de clientes, proyectos, productividad, rendimiento de las líneas de negocio o incluso de bienestar del equipo. Centralizar esta información y compartirla con el equipo nos permite, además, seguir siendo fieles a nuestros principios de transparencia y honestidad, y facilitar la organización en remoto.
Como beneficios, tenemos un mayor control en la gestión global de la empresa, más capacidad de tomar decisiones de manera proactiva e informada, atajamos tendencias negativas en tiempo real y, en definitiva, conseguimos ahorro de costes y mejora continua. Si crees que también puedes sacar partido a los informes de Power BI para tu empresa, te interesa profundizar en el tema o tienes alguna consulta, no dudes y contacta con nosotros siempre que necesites.
