Hoy queremos presentarte la solución que hemos desarrollado para un problema común en la gestión ágil de proyectos. Se trata de un informe multi tenant de Azure DevOps que nos ha facilitado muchísimo poder agilizar las tareas de nuestro día a día. En nuestro caso, estamos muy satisfechos con el resultado obtenido y por eso hoy queremos compartirlo contigo, para ayudarte a entender cómo mejorar tu organización y ofrecer un mejor servicio a tus clientes gracias al uso conjunto de Azure DevOps con Power BI.
Azure DevOps es una de las herramientas más potentes en gestión ágil de proyectos y cada vez son más las organizaciones que la adoptan como parte de su metodología. En CrossPoint ya llevamos un tiempo haciendo uso de ella y estamos convencidos de que nos aporta todo lo que necesitamos para ser más productivos. No obstante, nos hemos encontrado con un hándicap al gestionar proyectos con diferentes clientes, cada uno con su organización y permisos dentro de DevOps.
Esta situación tan común obliga a los equipos a tener que consultar uno por uno los diferentes tenants o proyectos para conocer las tareas asignadas y su evolución, lo que les supone un gasto enorme de tiempo. Para solventar esta situación, hemos ideado una solución que permite gestionar todos los proyectos de DevOps con Power BI. Se trata de un informe multitenant que recoge la información de todos los proyectos de manera unificada, ofreciendo una visión global inmediata, con el ahorro de tiempo que supone. Te contamos los detalles a continuación.
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Por si todavía no conoces Azure DevOps, Microsoft lo define como un conjunto de herramientas y servicios que te ayudan a administrar tus proyectos de desarrollo de software en todas sus fases. Nuestra definición, más sencilla, sería: una herramienta que te ayuda a tener mayor control sobre la organización y la evolución de proyectos, mediante la definición y asignación de tareas a usuarios por sprints para plasmar el estado de su desarrollo y optimizar los recursos disponibles.
En azuredevops los proyectos se estructuran de manera jerárquica, en cuatro niveles o ítems, dependiendo del nivel de envergadura y profundidad de cada uno. Del más global al detalle, estos son los cuatro ítems:
Y esta, la manera en la que se visualiza esta estructura en AzureDevOps:
Como comentábamos antes, al trabajar en varios proyectos y clientes a la vez, detectamos la necesidad de contar con una visión global de las tareas asignadas por usuarios de todos los tenants. La forma de llevar a cabo este análisis requería de mucho tiempo, teniendo que acceder a cada uno de los tenants para revisar esas tareas asignadas y sus estados. Este tiempo incrementaba a medida que aumentaba el número de tenants a los que necesitábamos conectarnos. De ahí que ideásemos una solución a la visibilidad de los proyectos de DevOps con Microsoft Power BI.
Para ello, de manera previa al establecimiento de conexiones y generación del informe, creamos un usuario con permiso de acceso a los proyectos de DevOps que queríamos recoger en el informe, habilitamos Analytics Views a nivel de organización y creamos las vistas que nos interesaba monitorizar . Una vez realizadas estas configuraciones en Azure DevOps, ya pudimos realizar las conexiones de DevOps con Power BI.
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Para realizar la conexión desde Power BI, empleamos el conector Azure DevOps (Boards only). Este conector debía recibir dos parámetros, siendo el primero el nombre de la organización y el segundo el nombre del proyecto en el cual creamos la vista privada con los proyectos que necesitábamos tener visibles.
Si surgen dudas sobre dónde encontrar el nombre de estos campos, se pueden consultar directamente en la URL de DevOps.
[Ejemplo: https:// dev.azure.com/ crosspoint365 / Crosspoint]
Una vez seguimos estos pasos, ya teníamos nuestro Power BI conectado con la vista privada creada en Azure DevOps y con ello pudimos empezar a analizar los datos de todos los proyectos integrados en la vista.
Siguiendo este procedimiento con todos los tenants a los que necesitábamos conectarnos y trabajando las consultas resultantes desde Power Query, finalmente conseguimos tener el informe multitenant que nos ofrece la visión global de las tareas asignadas para cada usuario. Este es el resultado final:
Pestaña Estado de las User Stories
Aquí tenemos nuestra pestaña de landing del informe de proyectos de DevOps con Power BI en la cual podemos visualizar todas las User Stories que tenemos asignadas y su estado correspondiente, independientemente de los proyectos y del tenant en cuestión. Todo en una misma pantalla.
Pestaña Detalle de tareas
En esta pestaña alcanzamos un nivel de detalle mayor, en el cual visualizamos las tareas que cuelgan dentro de las User Stories, así como el estado de estas.
Pestaña Gantt
Finalmente tenemos esta última pestaña de Gantt en la cual podemos comprobar de una manera visual lo cerca o lejos que nos encontramos de finalizar el sprint en el que se habían asignado las tareas en curso.
Esperamos que esta solución que hoy te compartimos te haya resultado útil. Tanto si ya usáis DevOps en tu organización como si vais a empezar a integrarlo y queréis disponer de este informe multitenant para ayudaros con la gestión de vuestros proyectos multitenant de una forma más eficiente, contacta con nosotros y estaremos encantados en acompañaros para conseguirlo.
