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Optimiza la gestión de tu infraestructura en Dynamics 365 F&SCM

Albert Gómez
Architect · Cloud Infraestructure
20 abril 2023
|
Tiempo de lectura
7 min

Subir tu ERP de Dynamics a la nube tiene innumerables ventajas. Tienes todas las facilidades para tener tu sistema siempre actualizado, el coste de la infraestructura está integrado con el licenciamiento y te puedes despreocupar de la gestión del hardware subyacente, entre muchas otras. Pero hay una parte esencial que no siempre se tiene en cuenta y que puede afectar a su rendimiento. En este post te contamos por qué es importante tener bajo control tu infraestructura de Dynamics 365 F&SCM y cuál es nuestra propuesta para hacerlo de manera óptima.

Hasta en las implantaciones de mayor envergadura, se acaba optando mayoritariamente por el cloud frente a los formatos on-premise, por los beneficios que conlleva. Pero lo cierto es que se tiende a pensar que, una vez que tenemos el ERP en la nube, no hay nada que hacer desde el punto de vista de infraestructura.

Nuestra experiencia nos demuestra, que, en muchos casos, efectivamente, se descuida toda una serie de tareas que acaban por no hacerse, o que se hacen de manera reactiva y sin ninguna planificación. ¿Cómo abordarlo?

Para empezar, es imprescindible realizar una correcta estructuración de los entornos de trabajo. Disponer del número de entornos necesarios y del tipo adecuado nos permitirá posteriormente establecer un ciclo de vida del desarrollo que tenga sentido, y sea óptimo para nuestro caso de uso.

A partir de aquí, estructuramos nuestra propuesta para la gestión de la infraestructura en Dynamics 365 F&SCM en 3 áreas:

Control de la seguridad

En esta parte es importante diferenciar entre la seguridad de acceso y datos, y el compliance.

Dentro de la seguridad de acceso, tenemos el proceso de autenticación (verificar que el usuario es quien dice ser), que se gestiona desde Azure AD. Es un aspecto crucial, y dentro del ecosistema Microsoft, disponemos de excelentes herramientas para su gestión. Aunque no suele ser responsabilidad del equipo de proyecto, desde CrossPoint acostumbramos a facilitar al equipo IT del cliente una batería de buenas prácticas para asegurar que esta gestión se realiza correctamente.

Por otra parte, está el proceso de autorización, por el cual determinamos qué puede o no puede hacer el usuario dentro del sistema, una vez autenticado. En Dynamics 365 esto se gestiona con los roles de usuario, los duties y los privilegios. Es imprescindible conocer las herramientas que nos permitan evaluar qué roles necesita exactamente cada usuario, para garantizar que pueda acceder a los procesos y datos estrictamente necesarios.

En este contexto, los roles asignados al usuario tendrán un impacto directo sobre el compliance (cumplimiento normativo) de nuestro licenciamiento, ya que los usuarios se licencian en función del número de módulos y funcionalidades a las que pueden acceder en el sistema. Afrontando la situación desde el inicio, conseguimos no solo tener un sistema más seguro, sino ahorrar costes de licenciamiento mientras nos mantenemos compliant.

Por lo que se refiere a la seguridad de los datos, es importante contar con herramientas que nos permitan recuperar datos ante un error o desastre, desde dos prismas:

  • Nivel de profundidad en el histórico, cuán antiguos deben poder ser los datos a recuperar.
  • Tiempo: cómo de rápido recuperamos el sistema.

En este sentido, diseñamos un plan de recuperación de datos (RTO / RPO) que nos permite conocer cuál es el estado de protección por defecto de los servicios cloud, si lo que nos aportan es suficiente, o si necesitamos complementarlo con otros servicios adicionales para satisfacer nuestras necesidades de negocio.

Monitorización y mantenimiento

Como segunda pata de nuestro abordaje, realizamos acciones como diseñar un dashboard de monitorización que nos permite ver de los principales ítems del sistema en un único panel, o implantar un procedimiento automatizado de bajada de datos entre entornos, que se encarga tanto de la copia / restauración de los datos, como de la ejecución de los Jobs de despersonalización necesarios.

Al disponer de datos actualizados incrementamos la calidad de las pruebas y del desarrollo, mientras que la automatización y los procedimientos nos permiten ganar tiempo, tanto en gestionar el traspaso como en ejecutarlo cada vez que sea necesario.

Otro de los aspectos que monitorizamos es el tamaño de las bases de datos (BBDD). Realizar un mantenimiento de las BBDD es imprescindible para que los procesos se ejecuten de forma óptima, y también para mantenernos compliant, ya que cada instancia de Dynamics 365 dispone de una capacidad de almacenamiento limitada, y todo lo que excedamos tarde o temprano deberá pagarse como un extra.

Lo conseguimos configurando desde el minuto cero los procesos de mantenimiento estándar, y en función del sector y casuística del cliente, proponiendo aquellos procesos de limpieza relevantes para las tablas mas grandes en cada caso en función de su crecimiento, que detectamos en el dashboard de monitorización y en las tareas de mantenimiento programadas.

Gestión de la información

Este tercer y último apartado de nuestra propuesta, quizá el más importante, se centra en la gestión de la información.

Para afrontar este hito, configuramos y mantenemos un repositorio con los datos de la implantación, como son entornos y sus accesos, personas responsables, integraciones, y procesos que seguimos para su explotación y mantenimiento.

Este repositorio es en nuestro caso la Wiki de Azure DevOps. Disponer de este repositorio, nos facilita el día a día tanto de las personas que participan en el proyecto, como de aquellos deban incorporarse al mismo posteriormente.

El otro aspecto importante de la gestión de la información es el análisis proactivo de actualizaciones. Una vez se publican los cambios, los analizamos y comunicamos aquellas novedades o modificaciones que puedan ser relevantes en cada implantación. A partir de aquí planteamos, en caso necesario, un ciclo de actualización de entornos y batería de pruebas para evaluar el impacto potencial en el entorno productivo.

En resumen, aunque ya no necesitemos estar pendientes de las actualizaciones de Windows, o gestionar el hardware, Dynamics 365 F&SCM sigue necesitando de una gestión de diversos aspectos cruciales de la infraestructura, como los que hemos visto.

Nuestro know-how, nos permite acompañarte para poder aplicar desde el minuto cero estos conocimientos a tu entorno, para tenerlo siempre bajo control y asegurar su óptimo rendimiento. Si necesitas más información o crees que podemos ayudarte, no dudes en contactar con nosotros.

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