La gobernanza de datos es un componente esencial para cualquier organización que busca maximizar el valor de sus activos de datos. En el contexto de la Business Intelligence (BI), representa una garantía para la calidad y seguridad de los datos y nos permite establecer las bases para lograr una adopción efectiva de la solución BI y un monitoreo continuo.
Vamos a ver en el post de hoy las claves de la administración y gobernanza de Power BI. Revisa este vídeo para hacerte una idea resumida de los puntos más importantes:
Estamos hablando del conjunto de directivas, procesos y tecnologías implementadas para garantizar la calidad y la seguridad de los datos, y para fomentar la adopción y el uso adecuado de la plataforma. Podemos entenderla como un marco sólido que rige la organización y que requiere de la participación de diferentes actores que velen por su cumplimiento, como un responsable ejecutivo por parte de la organización, el administrador de Power BI y los diferentes perfiles de usuarios y roles técnicos, donde cada uno reconoce sus derechos y responsabilidades.
Definir una estrategia de gobernanza va a favorecer la toma de decisiones informadas y nos va a permitir fomentar la confianza en los datos, asegurando su precisión, completitud y consistencia, así como la protección y accesibilidad por parte de personas autorizadas y el cumplimiento de regulaciones y normativas sobre el manejo de los datos, de conformidad con las leyes existentes, lo que reduce los riesgos legales.
Juega un papel activo en la implementación y el mantenimiento de la gobernanza, y es el responsable de la plataforma de Power BI. Este rol debe velar por la correcta configuración del servicio y su monitorización, además de garantizar el uso correcto y la adopción por parte de los usuarios.
Es importante destacar que la gobernanza no recae sobre una única persona de la organización, sino que son un total de acciones que deben ser llevadas a cabo por equipos de BI e incluso por usuarios empresariales, donde el Admin será responsable del seguimiento y cumplimiento de distintas actividades, como:
La adopción y el monitoreo son pilares fundamentales en la estrategia de gobernanza de Power BI.
Cuando hablamos de adopción, vamos más allá que solo la instalación de Power BI y la creación de reportes y dashboards. Hablamos de la integración de la herramienta BI en la cultura organizacional, donde se persigue que la organización entera haga un uso regular y efectivo de la herramienta para no solo lograr un retorno de la inversión, sino también construir unas bases sólidas para una cultura de datos que permita mejorar los procesos internos e impulse la toma de decisiones basadas en datos.
Para lograr establecer una adopción efectiva de Power BI es necesario trazar una hoja de ruta bien definida y alineada con las necesidades de la organización. Es importante la creación de equipos que promuevan la adopción a través de capacitaciones y formaciones específicas para los diferentes perfiles de usuarios, fomentar la colaboración e intercambio de conocimientos y proporcionar soporte y acompañamiento en el uso de la plataforma.
En este punto es importante asegurar que los activos de datos sean accesibles y útiles para los usuarios e identificar quiénes pueden crear, modificar y compartir elementos, estableciendo las políticas correspondientes para proteger los datos y definiendo quién puede ver qué contenidos.
Por su parte, un monitoreo continuo es esencial para garantizar que la implementación de Power BI se mantenga vigente y en línea con las políticas de gobernanza definidas. Nos permitirá hacer un seguimiento del uso de Power BI, identificar problemas y oportunidades de mejora.
El monitoreo nos permite evaluar el éxito de nuestras estrategias de adopción. Para ello, es necesario definir objetivos y métricas que nos ayuden a medir su uso. Por ejemplo, dimensionar el número de usuarios activos, la frecuencia de uso de los recursos o qué artefactos están en desuso, y representarlas visualmente a través de informes y dashboards que ayuden al análisis, la detección de tendencias y patrones, y la toma de acciones, informando a los responsables para impulsar la mejora continua.
Un catálogo de datos respalda la gobernanza, y con ella el descubrimiento de activos de la organización, por lo que es fundamental disponer de una biblioteca centralizada que contenga de forma organizada y descriptiva todos los productos de datos de Power BI.
Implementar y gestionar el catálogo de datos de Power BI apoyará la adopción y uso de la plataforma de diferentes maneras:
Esta herramienta va a permitir a la organización tener un inventario donde los usuarios podrán identificar los recursos de datos existentes de manera rápida y sencilla, lo que aumentará su productividad y facilitará la eficiencia operativa al compartir el contexto de modo que toda la organización pueda entender por qué y cómo se utiliza cada producto de datos.
Existen herramientas aliadas como el Activity Log y el Scanner API que nos van a permitir identificar y extraer el contenido de todas las áreas de trabajo de Power BI y recopilar todos los datos de uso.
El Scanner API automatizará la extracción de datos en nuestra plataforma. El uso de esta herramienta será esencial en la creación del catálogo de datos, ya que permite obtener un inventario completo y detallado de todos los elementos de Power BI, lo que nos ayudará a validar el cumplimiento de políticas y estándares de la gobernanza, al proveernos datos de los permisos y accesos sobre los elementos.
El Activity Log es otra poderosa herramienta que proporcionará un registro detallado de las acciones realizadas en el entorno de Power BI por parte de todos los miembros. Ofrece información sobre las visualizaciones de los elementos y la frecuencia del uso, y puede ayudar en la identificación de patrones de uso y en la medición de las iniciativas de adopción.
Al combinar el Activity Log y Scanner API, puedes obtener una visión completa y actualizada de tu entorno de Power BI.
La gobernanza de datos es la clave para transformar tus datos en un activo estratégico; no es un destino, sino un viaje de ida, en el que es importante revisar y ajustar la estrategia de forma regular para asegurar que sigue siendo relevante y efectiva para la organización.
La adopción y monitoreo son prácticas esenciales para garantizar la salud y el éxito de la implementación de Power BI. El rol del administrador es crucial en el proceso de definición de políticas, de acompañamiento y de formación a los usuarios, así como en la valoración y seguimiento del uso correcto de la plataforma.
Utilizar estrategias efectivas y herramientas como el Activity Log y un catálogo de datos puede mejorar significativamente la gobernanza de datos en cualquier organización, facilitando una mejor toma de decisiones y optimizando el valor de los activos de datos.
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