En anteriores posts hemos comentado la importancia de conocer las novedades que se incluyen en cada actualización que Microsoft aplica en los entornos de Dynamics 365 Finance & Operations (FO).
Hoy queremos profundizar un poco más en estas actualizaciones, y revisar qué estrategias se pueden aplicar a la hora de abordarlas.
Como ya sabéis, a partir de la versión CY24Q2:10.0.39, se anunciaron cambios en la gestión de las actualizaciones que pasaron de 7 a 4 (en febrero, abril, julio y octubre). Como solo se puede pausar una actualización y la siguiente es de obligada aplicación, a efectos prácticos, los usuarios se enfrentarán al proceso de actualización de sus entornos al menos 2 veces al año, dependiendo de la estrategia que se elija.
Y precisamente de esta estrategia vamos a hablar en el post de hoy, para ver de qué manera podemos abordarlo teniendo todo bajo control.
Lo primero que debemos tener es un plan personalizado que defina cuál es la preferencia a la hora de aplicar actualizaciones. Por ejemplo, si queremos tener nuestros entornos siempre al día con la última versión, o, por el contrario queremos aplicar solo dos actualizaciones al año y estar siempre una versión por detrás de la actual.
Esto no significa que no se puedan hacer excepciones. Por el contrario, debemos ser flexibles y analizar cada actualización en busca de sus novedades, porque puede que merezca la pena aplicar una actualización no prevista si la versión contiene mejoras que consideramos importantes para nuestros procesos de negocio.
Para tomar esta decisión es importante disponer de la información adecuada, lo que nos lleva a nuestro siguiente punto.
Ante cada actualización, Microsoft pone a nuestra disposición una serie de documentos, divididos por área (Finance, SCM, Plataforma, etc...) con el listado de características y nuevas funcionalidades que se incluyen en dicha versión.
Desde CrossPoint, mediante nuestro servicio de soporte avanzado para entornos de Dynamics 365 F&O, distribuimos a nuestros clientes un documento con el análisis de cada nueva versión, enfocado en 3 puntos de vista:
Tomamos la información oficial y la analizamos para explicarla de forma clara y sencilla, para que sea de utilidad y esté centralizada en un solo documento. Además, cada responsable funcional de nuestros clientes destaca los puntos importantes, que tanto podrían beneficiar como afectar, otorgando un enfoque personalizado a dicha documentación.
Las actualizaciones están planificadas y calendarizadas por Microsoft, por lo que sabemos exactamente cuándo dispondremos de una versión preliminar, de la disponibilidad general, etc.
Esto nos permite adelantarnos, planificar y abordar cada actualización sin improvisaciones.
Debemos determinar cuándo se aplicará la actualización, cómo se realizarán las pruebas, y quienes van a llevar a cabo cada tarea.
Un aspecto a tener en cuenta es disponer de un listado de procesos críticos que deberán ser reproducidos en cada fase de pruebas, para validar que funcionan correctamente y no serán un problema cuando se aplique la actualización en el entorno productivo. La ejecución de estos procesos se puede automatizar mediante herramientas como RSAT, lo que permitiría agilizar la fase de pruebas.
En este punto, ya tenemos un calendario, un plan de acción y el conocimiento necesario para comenzar el proceso de validación de la actualización.
Es momento de desplegar un nuevo entorno o reutilizar uno existente, que contendrá la aplicación actualizada a la nueva versión. Dependiendo de la capacidad de cada cliente, este podría ser un entorno de desarrollo, lo que nos daría flexibilidad a la hora de realizar las pruebas e incluso nos permitiría debugar el código para verificar posibles problemas de funcionamiento, con un coste mucho más bajo que un entorno de tipo Tier 2.
Las personas designadas a la ejecución de las pruebas trabajarán en este entorno y sobre datos reales para verificar que todos los procesos críticos son reproducidos con éxito. Si se detectan problemas o comportamientos anormales, debemos involucrar al equipo técnico para que investigue y determine la solución correspondiente.
Algunas veces deberemos realizar modificaciones a las personalizaciones que ya tenemos implementadas, debido a que la actualización afecta a su comportamiento. Es importante en este punto coordinar los recursos tanto técnicos como funcionales para que trabajen de forma sincronizada y puedan resolver los problemas en un período de tiempo corto, para no bloquear las pruebas y poder cumplir el calendario de actualizaciones acordado.
Si hay algo claro es que la aplicación de actualizaciones de Microsoft no debe dejarse para la improvisación, pero la estrategia a aplicar dependerá de muchos factores, como pueden ser la disponibilidad de recursos y la capacidad económica que tengamos para invertir en cada actualización.
En CrossPoint tenemos clientes con enfoques muy distintos: algunos delegan toda la gestión de la actualización en nosotros, otros prefieren autogestionarse, pero en todos los casos, el denominador común es el apoyo y el acompañamiento que tienen gracias a nuestro servicio de soporte proactivo en Dynamics 365, con el análisis de las novedades, y también ayudando a resolver inconvenientes que pueden surgir en el proceso.
Si todavía no tienes un plan de acción determinado o quieres tomar el control de la aplicación de actualizaciones en tus entornos, cuenta con nosotros para asesorarte en el proceso.
Foto de portada: Marcellino Andrian (vía Pexels)
