Hace unos meses pusimos a prueba el nuevo agente de gastos de Dynamics 365 Business Central cuando todavía estaba disponible únicamente en Estados Unidos.
Le enviamos justificantes por correo electrónico, comprobamos cómo el agente los procesaba automáticamente, probamos la nueva aplicación web para registrar gastos, incluido un ejemplo de kilometraje, y seguimos el proceso hasta la aprobación y el registro contable en Business Central.
La verdad es que la experiencia nos dejó buen sabor de boca y nos permitió hacernos una primera idea de cómo podía cambiar la gestión de gastos dentro de Business Central.
Ahora tenemos una buena excusa para volver a hablar de él. ¡Desde julio, el agente de gastos ya está disponible en España dentro de la versión preliminar pública de Business Central! Eso significa que ya podemos probarlo en un entorno mucho más cercano a vuestra realidad. Y sabemos que muchos estabais esperando este momento.
Ahora que la funcionalidad ha salido en versión española, nos hemos vuelto a poner a trastear con él. Y, ya que estábamos, os hemos preparado una demo para enseñaros cómo funciona.
En el vídeo podrás ver:
Si os fijáis, el recorrido del agente no termina cuando reconoce un justificante. Ahí es donde realmente empieza lo interesante.
Su verdadero valor aparece cuando conecta la captura del gasto con todo lo que viene después: la clasificación, la revisión, la aprobación, la contabilización y después el reembolso.
El agente no viene a sustituir un formulario de gastos. Viene a integrarse en todo el proceso que existe detrás.
Para que la automatización aporte valor, la empresa necesita tener bien definidos aspectos como las categorías de gasto, los aprobadores, las formas de pago o los criterios contables.
La buena noticia es que Business Central ya incorpora todo lo necesario para hacerlo.
Puede parecer una recomendación muy evidente, pero probablemente sea la más importante de todo el proceso.
Antes de automatizar un proceso conviene preguntarse si realmente está bien definido.
Por ejemplo:
Si estas preguntas generan respuestas diferentes según a quién se las hagas, probablemente todavía haya trabajo que hacer antes de activar el agente.
Y eso no es ningún problema. Al contrario. Cuanto mejor definido esté el proceso desde el principio, mejores resultados obtendrás cuando llegue el momento de automatizarlo.
Uno de los apartados que más desapercibido puede pasar durante la configuración es el de las categorías. Pero te recomiendo que no las pases por alto, porque tienen mucha más importancia de la que parece.
Las categorías no sirven solo para que el empleado seleccione “Taxi” o “Comida”. Son las que permiten definir cómo debe tratar Business Central cada gasto.
Por ejemplo, una empresa puede necesitar que los gastos de restauración incluyan los asistentes, que el kilometraje aplique una tarifa concreta o que determinados gastos se contabilicen en cuentas distintas según el departamento. Cada organización tiene sus propias reglas.
Cuando el agente propone una categoría, en realidad está poniendo en marcha todo ese conjunto de criterios. Por eso merece la pena definirlas bien desde el principio.
Cuando hablamos del agente de gastos es fácil pensar únicamente en el empleado que hace una foto al ticket. Pero, en realidad, la implantación afecta a tres perfiles diferentes y cada uno tiene necesidades distintas.
El empleado solo necesita aprender a capturar el gasto, revisar la propuesta de la IA y presentar el informe.
El responsable debe entender cómo revisar las excepciones y cuándo aprobar o rechazar un gasto.
Y el equipo financiero es quien realmente configura el sistema: define las categorías, mantiene las reglas, gestiona las excepciones y supervisa que todo el proceso funcione correctamente.
Este detalle es importante porque muchas implantaciones fracasan cuando se intenta formar a todo el mundo de la misma manera. No todos necesitan conocer todas las opciones. Cada perfil debe entender únicamente la parte del proceso que le corresponde.
Hay una idea que nos parece importante destacar. Después de ver la demo, es fácil pensar que el agente "lo hace todo". Pero no es así.
Lo que hace realmente bien es quitar de en medio una buena parte del trabajo repetitivo. Extrae información, clasifica gastos, prepara informes y genera propuestas automáticamente. ¡Y eso ya supone un gran ahorro de tiempo!
Ahora bien, sigue habiendo algo que ninguna IA debería hacer por nosotros: decidir si un gasto cumple las políticas de la empresa.
Por eso el empleado continúa revisando el informe antes de enviarlo y el responsable sigue aprobándolo antes de registrarlo. La diferencia es que las personas dejan de dedicar tiempo a introducir datos y pueden centrarse en aquello que realmente requiere criterio.
Después de haber probado el agente, hay dos cosas que merece la pena tener presentes.
La primera es que, por ahora, no existe una integración con Hacienda que permita prescindir del justificante original. Eso significa que los tickets y facturas deben seguir conservándose.
La segunda tiene que ver con el consumo de créditos de Copilot. Según nuestras estimaciones, procesar cada ticket ronda los 45 créditos, por lo que conviene tenerlo en cuenta, sobre todo si tu organización gestiona un volumen elevado de gastos.
Nuestra recomendación es empezar con un grupo reducido de usuarios, medir el consumo real y, a partir de ahí, decidir cómo escalar la solución.
A pesar de estos dos aspectos, la experiencia nos ha parecido muy positiva. El agente es sencillo de utilizar, intuitivo desde el primer momento y realmente útil para quitar de en medio buena parte del trabajo manual que supone gestionar los gastos del día a día.
Nuestra valoración sigue siendo positiva, aunque ahora podemos afinarla un poco más. La herramienta puede eliminar una parte importante del trabajo mecánico. Y eso está muy bien, porque nadie se levanta un lunes con ganas de introducir veinte tickets a mano.
Eso sí, su verdadero potencial aparece cuando la empresa tiene bien definidos sus usuarios, categorías, reglas, aprobadores y criterios contables. El agente no sustituye ese trabajo previo. Se apoya en él.
Todavía estamos ante una funcionalidad en versión preliminar pública, así que es normal que veamos cambios y mejoras durante los próximos meses. Aun así, lo que hemos visto nos ha gustado. Y, después de probarla, creemos que merece la pena seguirle la pista.
Si quieres ver cómo podría encajar el agente de gastos en tu organización o tienes dudas sobre cómo ponerlo en marcha, estaremos encantados de ayudarte.
