Comunicación corporativa en tiempos de crisis

Albert Gómez
Lead · IT
30 octubre 2020
|
Tiempo de lectura
4 min

Uno de los aspectos cruciales en cualquier organización es la gestión de la comunicación. Necesitamos garantizar que los distintos estamentos de la empresa puedan mantener un flujo de comunicación fluido con los empleados, abarcando desde directivas y procedimientos internos hasta decisiones gubernamentales de relevancia. Para gestionar esta comunicación, necesitamos un canal que sea persistente, sencillo de utilizar y accesible para todos.

En el post de hoy vamos a ver como dar respuesta a la comunicación corporativa gracias a SharePoint Online junto con las plantillas de LookBook.

Despliegue de la plantilla con Sharepoint LookBook

Sharepoint LookBook es un repositorio de plantillas de Sharepoint Online que Microsoft pone a disposición de todos los usuarios de su suite Microsoft 365. Aprovechando todos los recursos de la experiencia de Sharepoint Modern sites, nos permite desplegar plantillas gráficamente atractivas de manera muy sencilla (podéis ver más información en el artículo que hicimos hace unas semanas).

Para hacerlo nos dirigimos al site de LookBook y navegamos hasta la plantilla Crisis communications. Llegado a esta página podremos ver un diseño del contenido, qué componentes web se incluyen en la plantilla, y qué requisitos necesitamos para poderla desplegar en nuestro tenant.

Para añadirla a nuestro tenant simplemente pulsaremos en “Add to your tenant”.

En la siguiente pantalla se nos invitará a determinar el correo electrónico para notificarnos en cuanto termine el despliegue, y poder elegir la url de acceso al site. Cuando hayamos determinado ambas, pulsaremos en Provision, y minutos después, tendremos el site disponible.

Navegado por la plantilla: What’s Inside

Dentro del site podremos observar distintas secciones preconfiguradas, que podemos personalizar según nuestras necesidades.

  • Noticias y actualizaciones: Sección para publicar noticias propias, o enlaces a publicaciones de terceros de relevancia para nuestra organización.

  • Sección de contactos: Donde podemos reseñar a los responsables de los principales servicios internos y mejorar así el flujo de comunicación (nominas, soporte TI, responsable de compliance y legal, etc)

  • Recursos adicionales: Donde podemos destacar documentación, o simplemente enlazarlo con otras secciones de nuestra Intranet.

  • Contenido gráfico: Donde podremos publicad videos previsualizables, tanto de creación propia en Microsoft Stream, o enlazados desde Youtube.

 

  • Redes sociales: Posibilidad de enlazar los feed de Twitter de las principales entidades gubernamentales, la propia cuenta de la organización u otras relevantes para nuestra operativa diaria.

Editando el contenido

Editar la plantilla es tan sencillo como trabajar con un procesador de textos... Desde la pagina principal del sitio, con un usuario con permisos, pulsamos sobre editar y modificamos los aspectos que nos interesen.

Podemos agregar noticias desde un enlace, o crear una nueva publicación desde una plantilla de página predefinida, simplemente pulsando sobre agregar en dicha sección, y posteriormente escribir el post.

Una vez creada la página, editarla es equiparable a editar un documento de Word, por lo que cualquier usuario sin conocimientos técnicos puede hacerlo.

Podemos también, modificar las personas de contacto, simplemente retirando uno de los paneles, y buscando al usuario por su dirección de correo.

Resumen y cierre

En este post hemos ilustrado como las plantillas de LookBook, junto con la tecnología de SharePoint modern sites, nos proporcionan un portal dónde acceder a la información para gestionar el día a día laboral en una situación de crisis, en el menor tiempo posible y accesible desde cualquier dispositivo.

Todo ello, combinado con un esfuerzo por parte del equipo de IT muy moderado, una apariencia grafica atractiva, y sin necesidad de licencias o add-ins adicionales ya que todo ello se incluye en tu licencia de Microsoft 365 (a partir de Microsoft 365 empresa Basica).

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