Si utilizas Dynamics 365 Business Central en tu organización, ya estarás familiarizado con todo el potencial de sus funcionalidades, así como con la información que proporciona. No obstante, con herramientas tan complejas no siempre contamos con la capacidad necesaria para extraer los datos clave y convertirlos en informes para poder analizarlos, tomar las decisiones correctas y hacer crecer el negocio. En este post veremos cómo solucionarlo explotando tus datos de Business Central con Power BI.
Dynamics 365 Business Central (BC) es una solución integral de gestión empresarial basada en la nube que abarca diversas áreas funcionales, como finanzas, ventas, compras, inventario y producción, y se utiliza en todo el mundo por organizaciones de diferentes tamaños y sectores.
Representa la transición a una arquitectura basada en la nube del antiguo Navision y en la misma se almacenan los datos y las funcionalidades. Así, no hay un servidor de base de datos SQL Server (visible) que permita el acceso directo a las tablas, como sí lo haría una instalación On-Premises, en equipos servidores de las organizaciones.
Al respecto Microsoft ha hecho hincapié en la capacidad de integrar y extender la solución mediante servicios web, APIs y herramientas de desarrollo. Esto permite a los usuarios personalizar y ampliar las funcionalidades de Business Central para adaptarse a las necesidades específicas de sus organizaciones.
Estas personalizaciones se hacen por medio de Extensiones que se instalan en BC y que no alteran, a diferencia de las versiones antiguas, el modelo de datos estándar, lo que facilita, y mucho, los cambios de versiones. Esto siempre ha sido la pesadilla de muchas organizaciones, que se ven ancladas a versiones antiguas por la dificultad de migrar y adaptar las numerosas personalizaciones que tienen a las nuevas versiones.
Dicho de otro modo, por un lado está el núcleo estándar que no se puede modificar y que es 'migrable', y por el otro las modificaciones y personalizaciones que son extensiones (como mini Apps) 'independientes'.
En cuanto a la extracción de la información de BC para su análisis con otras herramientas, como Power BI, utilizaremos estas mismas APIs o Web Services (en progresivo desuso en favor de las primeras). Algunas entidades y tablas de movimientos expuestas por las APIs y WS ya vienen predefinidas en el estándar de BC. Pero si necesitamos crear consultas o exponer tablas específicas adicionales tendrán que programarse como Extensiones que se mostrarán como nuevos puntos de acceso para los usuarios autorizados.
Esta arquitectura supone muchas ventajas, pero también importantes retos a la hora de acceder a los datos. El principal de ellos es que el acceso vía API es mucho más lento que a una tabla de una base de datos como SQL Server y ante un gran volumen de datos puede requerir plantear estrategias de almacenamiento y acceso alternativas y, dependiendo de los recursos disponibles, por qué no decirlo, imaginativas.
Power BI facilita mucho el acceso y ofrece varias posibilidades para hacerlo, usando el conector nativo a BC o el conector oData. También permite hacer cargas acumulativas o apoyarse en flujos de datos para dejar cargada en los mismos información histórica. Y en casos ya 'extremos' también hay un conector a Azure Data Lake si se decidiese traspasar datos desde BC al mismo y atacarlos desde Power BI…
Lo hagas como lo hagas, desde Power BI podrás acceder a tu datos de la mejor forma. Puedes ver un caso práctico con este proyecto de Business Central con Power BI para Rampuixa.
Pero no solo se trata de poder acceder a los datos, sino también de saber a qué datos interesa acceder. BC genera mucha información, además de la que las personalizaciones de por sí añadan, y saber dónde se almacena, en qué modo o cómo se relaciona con otra, agiliza enormemente los desarrollos y puede aumentar significativamente el potencial de análisis de Business Central con Power BI.
Incorporar las dimensiones, el buque insignia del potencial analítico de BC desde sus primeras versiones, al modelo de datos de Power BI multiplicará las capacidades de explotación del mismo.
En este sentido, me sorprende encontrar todavía organizaciones que no usan, desconocen o no tienen configuradas adecuadamente las dimensiones, cuando hacerlo les permitiría tener información más adecuada para tomar decisiones y, en casos extremos, operar de forma 'natural' con BC.
Con 'natural' me refiero a que, en ocasiones, para conseguir tener información en el modo que se requiere, se opera con los ERP con más 'oficio' que efectividad, sea porque se desconocen los procesos de trabajo de los mismos, o porque el implantador de BC ha encontrado más sencillo crear campos adicionales en determinadas tablas que explicar que con dimensiones muchos de esos requerimientos se resolverían de forma 'natural', sin mediar programación alguna.
Entiendo que muchas implantaciones van orientadas o priorizan plasmar procesos y operativas con eficiencia y resolver requisitos normativos, olvidando que BC (todo ERP que se precie, en realidad) es la primera fuente de información de la que se dispone, y tener una buena visión analítica puede pasar a ser algo secundario cuando debería ser un requisito de primer orden y a considerar desde el primer momento en el que comienza una nueva implantación.
Vivimos en un mundo en el que disponer de buena información y saber utilizarla es una ventaja competitiva. Si podemos, aprovechémonos de ello.
Si tú también quieres aprovechar al máximo las capacidades de análisis de vuestro Business Central con Power BI, conocer opciones en cuanto a estrategias de acceso a datos y crear informes capaces de dar respuesta a los requerimientos de tu negocio, he preparado este curso para ayudaros a conseguirlo. No dudes en contactarnos si tienes cualquier duda o necesitas más información.
