¿Tu organización trabaja con Dynamics 365FO y os estáis planteando la implantación de un proyecto de Business Intelligence? Si tu respuesta es afirmativa, estás en el sitio adecuado. En este artículo, identificaremos los principales obstáculos de un proyecto de este calibre, y veremos cómo afrontarlos gracias a la solución Jet Analytics.
Antes que nada, es importante destacar que un proyecto de BI ya no debe tratarse como una posibilidad o un proyecto de futuro. Debe priorizarse como unos de los proyectos imprescindibles dentro de la empresa, ya que es evidente que la correcta explotación e interpretación de los datos, juega un papel clave en la toma de decisiones, y, por lo tanto, incidirá directamente en los resultados de la organización.
Dynamics 365FO funciona con una base de datos altamente normalizada, por lo que los datos están repartidos en muchas tablas (a día de hoy, ya son más de 6000). Bien es cierto que muchas de estas tablas no se utilizarán para analizar los datos, pero, aun así, el número de tablas con el que trabajaremos sigue siendo considerable, factor que dificulta la extracción de los datos.
En este punto, entra en juego un nuevo concepto de tabla disponible en D365FO, las entidades de datos. Las entidades agrupan varias tablas, desnormalizando así la base de datos, y haciendo que las tareas de reporting sean mucho más ágiles. Para poner un ejemplo, si queremos obtener los datos de un cliente, tendríamos que recurrir a varias tablas del ERP, mientras que, con una entidad, lo tendremos todo agrupado en un mismo registro.
Con esto reducimos notablemente el número de tablas con las que tratar, a la vez que disponemos de la información en un formato más comprensible. Aun así, actualmente en el sistema, hay disponibles por defecto unas 2000 entidades, por lo que nuestro problema no está del todo solucionado. Por otra parte, si trabajamos con las entidades proporcionadas por Microsoft, y estas se ven modificadas en las continuas actualizaciones del ERP, corremos el riesgo de que nuestro proceso de extracción de datos deje de funcionar.
Otro punto importante en un proyecto de BI, es el hecho de disponer de un almacén de datos. ¿Qué pasaría si extrajéramos la información directamente de las entidades de datos? Pues, aunque es posible hacerlo a través de OData, no es recomendable atacar directamente a la base de datos del ERP, ya que esto podría derivar en problemas de rendimiento. Por otro lado, hoy en día la mayoría de las empresas trabajan con varias aplicaciones, por lo que uno de los principales requerimientos consiste en tener todos los datos centralizados en un único repositorio de datos, y poder así analizar la información conjuntamente. Además, disponer de un único centro de datos, nos permite trabajar con una única versión de la realidad, ya que todos los usuarios analizaran los datos partiendo del mismo origen, sin la necesidad de relacionar datos de distintos orígenes, y, sobre todo, evitando errores en dichas relaciones o en la propia interpretación de los datos.
Hasta el momento, hemos analizado algunas dificultades relacionadas con la parte de back-end, que se corresponde con las tareas asociadas a la extracción, transformación y carga de datos, más conocidas como ETL. No obstante, también existen obstáculos en la parte de front-end, la parte dedicada a la explotación y visualización de los datos.
Quien más, quien menos, se ha visto involucrado en reuniones de comité, en las que los asistentes acuden con distintas métricas, o distintas versiones del informe, por lo que existen varias versiones de la realidad, y la toma de decisiones se hace compleja. Incluso, a nivel personal, se nos plantea la necesidad de ir guardando versiones de un mismo informe, cosa que, con el paso del tiempo, se vuelve insostenible, con carpetas inundadas de informes sin ningún tipo de control. ¿No sería mejor que una misma versión del informe, con los mismos datos, estuviera disponible en un lugar centralizado, o incluso, llegara por correo automáticamente a los usuarios implicados?
Por otro lado, ¿qué ocurre con los usuarios que no tienen experiencia en ningún programa de visualización de datos, como, por ejemplo, Power BI? Pues también aquí Jet Analytics nos aporta un gran valor añadido, proporcionando una herramienta de diseño de informes totalmente integrada en Excel, con lo que los usuarios acostumbrados a trabajar con este último podrán empezar a diseñar informes sin ningún tipo de dificultad.
Llegados a este punto, en el que tenemos identificadas las principales inquietudes con las que deberemos lidiar, es momento de introducir la solución de Jet Analytics, que nos simplificará mucho el trabajo, permitiéndonos centrarnos en lo realmente importante para el negocio, la explotación de datos y la toma de decisiones.
Por una parte, Jet Analytics nos ayudará con la parte de back-end, con las siguientes funcionalidades:
Por lo que concierne a la parte de front-end, dispondremos de:
¿Cuesta de creer verdad? En el siguiente vídeo podréis comprobar de primera mano todo lo expuesto en este artículo, y tener la convicción de que realizar un proyecto de BI con Dynamics 365FO, no tiene por qué ser una odisea.
