Urquia&Bas mejora la experiencia de sus empleados con un portal moderno, seguro y sin desarrollo de código gracias a SharePoint

Urquía&Bas disponía de un conjunto de herramientas independientes sin relación entre sí para gestionar toda una serie de elementos de la relación empleado-empresa, como por ejemplo: consulta de la documentación corporativa (nóminas y contratos), gestión y petición de vacaciones, consulta del calendario corporativo y próximos eventos recientes, consulta de procedimientos, o simplemente material 'divertido'.

Estas necesidades, entre otras, se resolvían con las herramientas que cada uno tenía a disposición. Lo más común era que no estuviesen centralizadas e incluso a veces estaban fuera del control de la empresa (grupos de WhatsApp, etc...)

Necesitaban diseñar un concentrador de conocimiento, un sitio moderno y seguro en el que todos los empleados pudieran tener accesibles estos y otros aspectos de su vida con la empresa, para facilitar y hacer mas sencillas y amenas todas estas interacciones, a la vez que se facilitaba a la organización poder incluir nuevas funcionalidades a través de este concentrador. Y todo ello, aprovechando las licencias de SharePoint que ya estaban pagando.

Más de 35 años en el mercado

Urquia&Bas es una correduría de seguros con más de 35 años en el mercado, orientada a empresas, instituciones, profesionales y particulares. Con la misión de buscar el mejor seguro para cada necesidad, ofrecen un servicio personalizado, rápido, cómodo y con la gestión más eficaz, proporcionando la mejor prevención con ahorro de tiempo y dinero. Profesionalidad, ganas de aprender, compromiso y buen humor son los valores de Urquia&Bas, que trabaja las principales aseguradoras que operan en el país y pertenece desde 2012 a ADECOSE, la mayor y más profesional asociación nacional de corredores de seguros.

Partimos de la idea inicial de utilizar SharePoint como ese elemento aglutinador, así que empezamos dando respuesta a las necesidades planteadas con herramientas out-of-the-box. Nos inspiramos en las plantillas de lookbook para realizar un diseño atractivo a la vez que sencillo, sin necesidad de desarrollo.

Para almacenar la documentación personal, utilizamos bibliotecas de documentos combinando la gestión de permisos y herencia con vistas, para asegurar que cada empleado puede acceder únicamente a su información.

Utilizamos listas de SharePoint para registrar y visualizar en formato lista o calendario las ausencias y las solicitudes de vacaciones, en conjunción con los permisos a nivel de fila, para garantizar que cada usuario ve solo sus peticiones, mientras que los gestores las ven todas. Combinamos las listas con Power Automate, para generar solicitudes de aprobación y notificaciones por correo electrónico.

Además, echamos mano de las galerías de documentos para presentar información en un formato atractivo. Y un pequeño extra; integramos Microsoft Teams en la propia intranet, para hacer mas sencilla la interacción entre compañeros, entre muchas otras funcionalidades.