Una de las primeras consecuencias de la pandemia del Covid-19 fue la cancelación o aplazamiento de la mayoría de eventos, congresos y ferias presenciales, dando inicio a un boom de webinars y otros eventos online que llegaron incluso a saturar nuestras agendas.
Seis meses después seguimos viendo con incertidumbre la viabilidad de organizar actividades presenciales, y muchas de las organizaciones que habían aplazado sus eventos ya han anunciado que finalmente los harán de forma virtual o híbrida.
Delante de esta situación, en este post os queremos explicar como podéis organizar vuestros eventos online de una forma muy sencilla con Microsoft Teams Live Events, la funcionalidad de Microsoft Teams incluida en la licencia de Microsoft 365 Basic y superiores.
Cuando utilizar MS Teams Meeting o MS Teams Live Events
Microsoft Teams es una magnífica herramienta para organizar reuniones, llamadas o eventos entre personas de dentro y fuera de la organización, con funcionalidades como compartir pantalla, videocámara o incluso interactuar en un lienzo o pizarra compartida gracias a la integración con Whiteboard.
Sin embargo, en un evento donde la comunicación es más unidireccional hacia un número masivo de asistentes, como puede ser la presentación de un producto o una master class, es cuando MS Teams Live Events entra en juego.
En primer lugar, nos permite hospedar eventos de hasta 10.000 usuarios (versus los 250 recomendados como máximo de MS Teams), compartiendo contenido de pantalla y/o video en tiempo casi real (hay tan solo entre 10 y 20 segundos de delay entre el presentador y los asistentes).
En segundo lugar, se pueden definir diferentes roles para asignar las diferentes tareas y permisos:
- Organizador. Programa el evento y administra los permisos de los asistentes.
- Productor. Controla el streaming para garantizar la calidad de la visualización.
- Moderador. Presenta el audio, vídeo o pantalla o modera una sección de preguntas y respuestas.
- Asistente. Miembro de la audiencia que puede participar en la sesión de preguntas y respuestas.
Y por último, es posible obtener el informe de asistencia, las preguntas y respuestas, el informe de uso y la grabación de la sesión.
Creando un Evento en directo
La creación de un evento en directo es tan sencilla como crear una reunión.
En la pestaña de programación visualizamos las opciones principales, donde además del productor, por defecto quien crea la reunión, podemos añadir moderadores para que nos asistan en gestionar las sesiones de Q&A (preguntas y respuestas) y controlar el flujo de asistentes del evento. Si lo deseamos, añadiremos la ubicación si la emisión va a realizarse desde alguna ubicación pública que pueda recibir asistentes, la planificación y duración del evento, que en el caso de Live Events puede ser de hasta un máximo de 16 horas, y el cuerpo del mensaje de invitación.
En la siguiente pantalla, decidiremos la audiencia del evento, que podrá ser de un grupo de usuarios internos especifico, disponible para toda la organización del productor, o bien público.
Además, podremos parametrizar algunas opciones adicionales, como el hecho de que la grabación del evento quede disponible para los asistentes, que se genere un informe de asistencia, y opcionalmente si deseamos generar una sección de Q&A para que los asistentes puedan plantear preguntas, y los moderadores responderlas.
Una vez programado el evento, se nos muestra el resumen desde donde podemos visualizar el contenido programado, organizadores de la sesión y lógicamente el enlace para publicarlo para los asistentes a través del canal que estimemos oportuno.
Gestión del evento y contenido
Una vez unidos al evento se nos muestra el panel de presentación desde donde podemos gestionar el contenido. En la parte inferior de la pantalla, vemos las fuentes de contenido disponibles para agregar, por defecto solo vemos la cámara. Para añadir contenido adicional presionamos sobre el botón compartir.
Esto nos presenta un panel, en el que en la parte de la izquierda visualizamos los monitores del sistema y en la derecha las aplicaciones. Podemos seleccionar una o varias fuentes, para preseleccionarlas para transmisión.
Una vez seleccionada la fuente que vayamos a compartir, se ubicará en la ventana de la izquierda. Validaremos lo que queremos que vean los asistentes y presionaremos “Enviar en directo”. En ese punto la fuente se mostrará en la pantalla de la derecha, con el “delay” que corresponda, pero aún no estaremos emitiendo. Nos quedará únicamente, presionar el botón “Inicio” para empezar la emisión en directo.
Es importante tener en cuenta que, independientemente de que hayamos seleccionado la fuente de video o no, el micrófono transmitirá el audio a menos que tengamos el micro cerrado, o bien hayamos seleccionado emitir el sonido de la fuente alternativa.
El resto de las opciones como control de asistentes, configuración de Audio y video, o el cierre o finalización de la sesión los visualizamos en la parte superior derecha de la pantalla, similar a las reuniones estándar de Microsoft Teams.
Resumen
Tal y como hemos visto, Microsoft Teams Live Events es una herramienta de organización y producción de eventos online potente, robusta e incluida en la licencia de Microsoft 365 sin ningún coste adicional.
Si estás pensando en organizar un evento online tanto privado como público, desde CrossPoint podemos ayudarte en la organización y administración del mismo, para que puedas centrarte en ofrecer el mejor contenido posible.
