Con el lanzamiento de la versión 10.0.38 de Dynamics 365 FO, Microsoft finaliza una etapa de implementación de nuevas funcionalidades relacionadas con las cuadrículas de sus formularios, destinadas a facilitar la productividad y las actividades diarias de los usuarios.
Muchas de estas funcionalidades eran mejoras muy demandadas por nuestros clientes para facilitar no solo la entrada de datos sino también las capacidades de explotación de estos, al permitir construir vistas más elaboradas y complejas en esas cuadrículas, así que cada una de estas entregas ha sido recibida con gran expectativa por parte de toda la comunidad.
Vamos a ver algunos de estos cambios en las cuadrículas de formularios de Dynamics 365 Finance and Operations que nos ha traído esta última actualización.
Si hacemos click derecho en una columna que tenga contenido numérico, veremos nuevas opciones de menú que nos permiten añadir fácilmente totales de columnas, promedios, máximos, mínimos.
Esta información se visualizará automáticamente en el pie, donde además podremos ver el total de filas:
Además, si seleccionamos algunas filas en concreto, los totales se recalcularán teniendo en cuenta solo esta selección:
Podemos mostrar u ocultar este pie de página sin necesidad de añadir totales, simplemente desde los 3 puntos que tenemos a la derecha de todas las cuadrículas, y así tener el total de líneas siempre visible:
Otra mejora que podemos utilizar es la capacidad para entrar datos rápidamente sin esperar a que el sistema los valide. Antes, si estábamos editando una fila no nos podíamos desplazar a la siguiente hasta que este registro estuviera procesado y guardado, en cambio ahora podemos movernos entre las filas según sea necesario.
Esto permitirá mejorar nuestra productividad sin penalizar la consistencia de los datos, pues las validaciones siguen efectuándose mientras nos desplazamos de fila en fila.
Para conocer el estado del registro tenemos una nueva columna que nos indica si la información ya ha sido guardada o está pendiente, contiene errores, etc.:
Seáis o no amantes de Excel, no cabe duda de que estas mejoras permiten trabajar mucho mejor con nuestros datos de Dynamics 365 sin tener que exportarlos para tratarlos, ya que podemos, además, agrupar por columnas en múltiples niveles:
Estas nuevas herramientas las hemos ido recibiendo con las últimas actualizaciones, pero la guinda del pastel la encontramos con la última funcionalidad añadida en la versión 10.0.38, y es la posibilidad de editar varios registros a la vez, tal como podríamos hacer en un Excel.
Para utilizar esta herramienta tenemos que habilitar una nueva característica, denominada 'Edición masiva en cuadrículas' o 'Bulk editing in grids'.
La nueva opción estará disponible en cuadrículas que permitan edición, seleccionando varias filas y accediendo al menú de la derecha como hemos visto antes:
Se nos abrirá un diálogo donde podremos seleccionar el campo que queremos informar y el valor a aplicar.
Podemos añadir más campos y valores para modificar varias columnas a la vez, incluso si estos campos corresponden a distintas tablas. Según el tipo de datos, nos mostrará valores en desplegables igual que si estuviéramos editando en la misma cuadrícula:
Nos pedirá confirmación para guardar los cambios, y veremos que en la cuadrícula nos aparecerán en itálica las líneas que todavía no se han guardado y se verán afectadas por el cambio, además del icono en la nueva columna:
En resumen, mejor interacción con nuestros datos, facilidad para organizarlos y más productividad.
¿Estáis aprovechando en tu organización estas nuevas funcionalidades? Si todavía no las conocías, o las has encontrado por casualidad, puede que te estés perdiendo muchas cosas que podrían facilitar mucho tu día a día.
Es muy importante conocer todas las novedades que se incluyen en cada actualización, y no solo para aprovechar el ERP al máximo, sino también para evitar exponernos a situaciones inesperadas o peligrosas como cuando estas actualizaciones incluyen cambios en procesos que son críticos para la empresa y no hemos tomado medidas necesarias para implementarlos controladamente.
Cada actualización de versión debe abordarse como si fuera un proyecto de implantación, y deben cumplimentarse todas las fases: planificación, análisis, desarrollo (si es necesario), pruebas y go-live.
En CrossPoint tenemos muy interiorizada esta necesidad, y por eso confeccionamos un documento que distribuimos a nuestros clientes, con el análisis de cada nueva actualización desde 3 puntos de vista:
Este documento ayuda a nuestros clientes a planificar la instalación de la nueva versión, y, al conocer todos los puntos en los que se producen mejoras, cambios y nuevas funcionalidades, les aporta control ante imprevistos y les permite trazar un plan de acción.
Además, los acompañamos en la creación de un plan de abordaje de estas actualizaciones, donde se determinen cuándo se actualizará, cómo se realizarán las pruebas y quienes van a llevar a cabo cada tarea.
Por último, le damos mucha importancia a las releases de producto Microsoft que se van publicando periódicamente, y a las que debemos prestar especial atención para aprovechar todas las oportunidades y mejoras que nos ofrecen.
Para ello, primero nos encargamos de analizar los cambios a nivel general, tanto técnicos como funcionales, para después elaborar un plan de actuación personalizado. En él, recomendamos nuevas funcionalidades basadas en las necesidades de la empresa, a la vez que realizamos pruebas integrales en entornos aislados para asegurar que las actualizaciones no afectarán al entorno de producción.
Si no contáis en vuestra organización con un protocolo de gestión de actualizaciones Microsoft y, por lo tanto, vais improvisando, con cada versión se hará más y más difícil garantizar una instalación exitosa y sin impactos.
Cuenta con nuestro plan de soporte avanzado en Dynamics 365 FO para ayudarte a construir un plan de acción que os dé tranquilidad y os permita aprovechar al máximo el ERP.
