Una de las situaciones que más se repite en las implantaciones de Microsoft 365 es la exclusión de los trabajadores de primera línea al acceso de la plataforma. Esto, inevitablemente crea un gap tanto comunicativo como de seguridad, ya que parte de los mecanismos comunicativos y procedimentales de la organización se gestionan de forma separada al resto, y habitualmente con sistemas obsoletos o inadecuados.
Pero antes de continuar, ¿a qué nos referimos con empleados de primera línea? Consideramos como empleados de primera línea a aquellos trabajadores cuyas funciones principales no son de backoffice y que pasan gran parte del día alejados del ordenador. Ejemplos de ello serían:
- En una empresa industrial, los operarios de fábrica.
- En una empresa de comercio y distribución, el personal de supermercado.
- En una tienda de ropa el personal de tienda.
- En un centro médico el personal de asistencia.
La concepción detrás del razonamiento de no licenciar a los empleados esenciales es que no van a rentabilizar lo suficiente una licencia mensual.
En este articulo vamos a defender qué valor puede aportar el licenciar a todos los usuarios de la organización y veremos ejemplos de cómo hacerlo con el menor coste posible.
Premisa incorrecta, conclusión incorrecta
En mi opinión, el hecho de determinar de manera unilateral que los trabajadores de primera línea no van a rentabilizar una licencia de Microsoft 365 parte de tres premisas incorrectas:
- Todos necesitan la misma licencia y supondrán el mismo coste.
- No vale la pena porque no disponen de un ordenador asignado o no pasan suficiente tiempo delante de uno.
- La información ya les llegará por otros canales.
Los puntos 1 y 2 podrían ser ciertos, si pensamos únicamente en soluciones que históricamente han formado parte de las herramientas de backoffice, es decir, un empleado de oficina que gestiona principalmente el correo electrónico y documentos. No cabe duda de que trabajadores de primera línea como un operario de fábrica no enviarán el mismo volumen de correo ni creará la misma documentación que un empleado de oficina, pero no hay que olvidar que con el auge de los dispositivos móviles hoy en día cualquier usuario puede disponer de un dispositivo móvil que le asista en sus funciones y, independientemente que lo planifiquemos, probablemente lo usará de todos modos. Si esto es así, ¿qué mejor que planificarlo y tenerlo controlado?
El punto 3 ciertamente es relativo porque depende de la casuística de cada empresa, pero por nuestra experiencia, vemos que a parte de los muchos beneficios que nos puede conllevar tener una organización cohesionada digitalmente, las pocas o muchas necesidades que se puedan dar para estos trabajadores de primera línea es mejor tenerlas canalizadas a través de sistemas corporativos, porque de lo contrario sucede que se producen igualmente, solo que a través de cuentas y dispositivos no controlados, con un gran riesgo tanto de fuga de datos como de seguridad IT.
Tipos de licencias de Microsoft 365
A continuación, explicaremos algunos casos de uso que ilustran cómo estas licencias pueden aportar valor aplicándolas a trabajadores de primera línea, pero antes, empezaremos enumerando las características de 3 de las principales licencias pensadas para los empleados de primera línea:
Microsoft 365 F1 – 1,90 € / usuario y mes
- EOL Kiosk sin buzón (solo calendario)
- Sharepoint online (solo lectura) à Acceso a documentación corporativa.
- Teams à Chat, colaboración en equipo, fichaje, comunicación (App Walkie).
- Intune à Control de los dispositivos y aplicaciones corporativas
- Onedrive à Almacenaje en la nube (2 GB)
- Azure Information Protectionà Controlar y proteger información sensible dentro de los documentos corporativos en toda la plataforma.
Office 365 F3 – PVP 3,40 € / usuario y mes
- Instalación de Office en pantallas de hasta 10,1” de diagonal
- Correo: EOL Kiosk (Buzón solo web de 2 GB)
- Teams
- Sharepoint
- Stream à Plataforma de video corporativo
- Power Apps y Power Automate à Aplicaciones y automatizacion
- Planner y To-Do à Gestión y asignación de tareas y planificación
- Forms à Creación y gestión de formularios en línea.
- Bookings
Microsoft 365 F3 - 6,7 € / usuario y mes
- Offfice en pantallas de hasta 10,1” de diagonal
- Teams
- Sharepoint Online
- Correo electrónico de hasta 50 GB
- Visualización de videos en Stream.
- OneDrive: 2GB
- Azure Information protection
- Upgrade a Windows 10 Enterprise (desde cualquier licencia OEM Pro)
- Acceso a Windows Virtual Desktop
- Power Virtual Agents à Acceso a un chatbot de soprote interno para filtrage y organización de consultas
- Intune
- Azure Information Protection
Casos prácticos con trabajadores de primera línea
Ejemplo 1: empleado de fábrica, con una licencia de Microsoft 365 F1
En este ejemplo, imaginamos un empleado de fábrica con un dispositivo móvil o Tablet. El empleado podrá darle todo este valor con una licencia de 1,90 €:
- Consultar las instrucciones de montaje de las piezas o máquinas en las que trabaja, publicadas en Sharepoint Online. Instrucciones digitalizadas, ahorro en papel impreso, errores por datos obsoletos y trazabilidad de publicación y acceso.
- Comunicarse con Microsoft Teams, desde cualquier dispositivo móvil. Con la aplicación Walkie-Talkie, se podrá ahorrar en sistemas de telefonía, dispositivos y circuitos de radio.
- Ser notificado a tiempo real de cambios en políticas corporativas a través de Teams, y acceder a los comunicados corporativos, publicados en Sharepoint. Mejora del engagement y comunicación corporativa.
- Participar en reuniones departamentales o All-hands, desde una plataforma corporativa y controlada. Mejora del engagement y comunicación corporativa.
- Control del flujo de toda la información generada, de qué tipo, a quien se envía, qué se permite / no se permite, gracias a AIP. Evita fugas de información
- Control del software y políticas de seguridad en los dispositivos gracias a Intune. Mejora de la seguridad a todos los niveles y el compliance.
Ejemplo 2: Empleado de tienda de ropa, con una licencia Office 365 F3
En este caso, pensamos en un empleado de una cadena de distribución de ropa, que dispone de una Tablet de 10,1 pulgadas. Estos son algunos ejemplos de lo que se podría realizar en este escenario con una licencia de tan solo 3,40 € / mes:
- Comunicación corporativa con Microsoft Teams, desde cualquier dispositivo móvil. Con la aplicación Walkie-Talkie, se podrá ahorrar en sistemas de telefonía, dispositivos y circuitos de radio.
- También con Teams participar en los equipos de trabajo, tanto de tienda como regionales o departamentales. Mejora del engagement y flujo de la información.
- Gestionar los turnos de la tienda y el fichaje, también gracias a Microsoft Teams.
- Desde su dispositivo, podrá elaborar o colaborar en los informes de ventas en Word y Excel y publicarlos en la intranet corporativa en Sharepoint, o compartirlos en Teams. Ahorro en licencias de ofimática y mejora de la comunicación.
- Visualizar las nuevas campañas de video corporativo publicadas en Stream.
- Acceder a una aplicación Power Apps de consulta de Stock a tiempo real (o cualquier otra aplicación de este tipo) con datos alimentados desde Microsoft 365.
- Crear, asignar o participar de la planificación de tareas propias de equipo o de organización, con propietario, fecha de finalización y visualización en calendario, con Microsoft Planner y To-Do
- Crear y analizar formularios de satisfacción o colección de feedback de empleados, clientes o proveedores con Microsoft Forms.
- Crear y gestionar un calendario de reservas y cita previa para los clientes, publicable via web o Facebook sin conocimientos técnicos con Microsoft Bookings
Ejemplo 3: Personal médico de primera línea, con una licencia Microsoft 365 F3
Una persona del equipo médico, con un equipo convertible de 10 pulgadas, y una licencia de 6,7 € puede:
- Participar de reuniones de grupales, dinámicas de colaboración y análisis datos, tendencias y documentos en Microsoft Teams
- Crear, editar, compartir y consultar informes médicos con Microsoft Office.
- Almacenar, compartir y organizar esta información corporativa en Sharepoint Online y OneDrive.
- Atender al correo electrónico con un buzón de tamaño completo en Exchange Online.
- Visualización de video corporativo de carácter interno en Stream.
- Acceso a un chatbot de soporte con el que se puede interactuar con lenguaje natural, que facilita el acceso a la información corporativa, especialmente en situaciones de estrés, gracias a Power Virtual Agents.
- Posibilidad de actualizar su dispositivo, desde cualquier versión OEM de Windows 10 Pro, a Windows 10 Enterprise, para acceder a las características de empresariales más avanzadas. Esto es especialmente útil en un entorno como el sanitario, donde se requieren políticas de control de datos, aplicaciones y encriptación.
- En caso de que queramos gestionar el núcleo de las estaciones en un entorno Azure especialmente securizado, esta licencia nos cubre el licenciamiento de acceso a Windows Virtual Desktop
Dejamos la parte más interesante para el final, con algunas ideas de lo que podríamos conseguir con una aplicación moderna desarrollada en un orden de magnitud de horas con Power Apps:
- Consulta del historial del paciente, con control de pruebas e introducción de resultados a tiempo real, desde cualquier ubicación dentro del centro médico.
- Consultar una aplicación de seguimiento y control de la medicación, con una interfaz ultra simplificada, con avisos y recordatorios de medicación, incluso con reconocimiento facial del paciente.
Y desde luego, como no puede ser de otra forma en un entorno en el que deben cumplirse las regulaciones más estrictas a nivel de privacidad y control de la información, disponemos de las herramientas más avanzadas para asegurar la información a todos los niveles. A nivel de dispositivo, encriptación total y políticas centralizadas para evitar el acceso no autorizado a la información, e incluso destrucción remota en caso de robo, gracias a Intune. Control del flujo de datos sensibles, para bloquear, prevenir o monitorizar el acceso a los datos, pudiendo ver donde se almacenan, quién accede, cuando, y desde dónde, a quién se pueden enviar, a quién no, todo ello con detección a través inteligencia artificial y machine learning gracias a Azure Information Protecion
Tal y como hemos visto, incluir a los trabajadores de primera línea en la plataforma Microsoft 365 es una inversión que genera valor tanto a nivel de seguridad de datos y procesos como de engagement de los empleados en la propia organización.
Si tienes alguna duda sobre cómo hacerlo, no dudes en ponerte en contacto con nosotros en info@crosspoint365.com
