Microsoft 365, antes Office 365, no ha dejado de evolucionar y mejorar tanto en nuevos productos como funcionalidades en los ya casi 10 años que lleva entre nosotros.
Sin embargo, uno de los puntos con margen de mejora respecto a otras soluciones de la competencia era disponer de una herramienta de búsqueda centralizada, unificada y efectiva. En su lugar disponíamos de una serie de buscadores centrados en cada una de las aplicaciones, con tecnologías de búsqueda diversas y por lo general no demasiado efectivas.
En el escenario actual de transformación digital, dónde gradualmente tenemos más volumen de información y de diferentes fuentes, no es extraño saber que se estima que los usuarios dedican el 20% de su tiempo simplemente buscando la información que necesitan para hacer su trabajo.
Con el objetivo de cambiar la experiencia de búsqueda empresarial y aumentar la productividad , Microsoft puso sus esfuerzos en adaptar la potencia de búsqueda de su buscador Bing para integrarlo en la plataforma Microsoft 365, lanzando el servicio Microsoft Search que ya se ha desplegado de forma automática en la mayoría de tenants.
Como acceder a Microsoft Search
La forma más sencilla de acceder al buscador es dirigirse al panel principal de office.com. Ahí veremos un nuevo panel de búsqueda en la parte superior de la pantalla:
Desde ese panel podemos localizar cualquier tipo de contenido generado en Office 365 para el que tengamos permiso; equipos o chats de Teams, correo electrónico, sites de Sharepoint, etc.
Sorprende positivamente la efectividad y eficiencia de la búsqueda, siendo posible encontrar información de manera muy sencilla, y comprobando que la búsqueda no se limita al nombre de archivo sino también a su contenido.
También podemos buscar información de nuestros compañeros de trabajo, ver sus datos de contacto, últimos archivos en los que han trabajado, a quien reportan, quiénes son sus compañeros de equipo, a que grupos pertenecen, etc.
Accediendo a través de Bing
Otra forma de acceder es desde el navegador de internet Bing, iniciando sesión con nuestra cuenta corporativa.
Con esta experiencia, el buscador nos presentará primero, los resultados corporativos que aquí remarcamos en Azul, y a continuación y de forma bien diferenciada los resultados de internet para nuestra búsqueda.
Pulsando sobre el enlace correspondiente, nos ampliará los resultados de la búsqueda corporativa, con una experiencia similar a la obtenida en el panel de Microsoft 365.
Creación de marcadores personalizados
Una de las opciones interesantes de Microsoft Search, es que desde el centro de administración de Microsoft 365, podemos crear marcadores personalizados para que nuestros colaboradores encuentren de forma directa determinado contenido cuando hagan búsquedas a través de ciertas palabras o expresiones.
Por ejemplo, podemos crear un marcador que presente en primer lugar el formulario de petición de ausencias y vacaciones cuando alguien busque “como pedir vacaciones” o “petición de vacaciones”.
Conexión de servicios externos
Microsoft Search no se limita a la búsqueda del contenido de Microsoft 365. Si lo deseamos podemos conectar por ejemplo una BBDD de SQL Server, a través de los conectores diseñados específicamente a ese efecto y que interactúan con la plataforma a través de Microsoft Graph API.
Actualmente existen conectores, para Azure Data Lake, SQL Server, Sitios web corporativos, Servidores de Ficheros, entre muchos otros.
La peculiaridad de estas conexiones es que nos dan toda la flexibilidad para personalizar las consultas que se realizaran a dichos servicios y como se presentarán los resultados, pero atención, eso también nos hace responsables de afinar las consultas adecuadamente para que no se produzcan fugas de información.
Resumen
Microsoft Search es una herramienta imprescindible y largamente esperada por todos los usuarios de Microsoft 365. Nos permite encontrar e indexar nuestra información de forma sencilla y sin ningún esfuerzo, ya que se ha desplegado de forma automática para todos los clientes de la plataforma. Además nos da la flexibilidad para añadir fuentes de datos personalizadas, haciendo de Microsoft 365 un producto aún mejor y más completo.
