Conecta a antiguos alumnos con un portal alumni en SharePoint

Se habla mucho de los beneficios de una intranet corporativa para mantener informados, conectados y fidelizados a los integrantes de una organización o institución educativa. Pero, ¿qué pasa con aquellas personas que ya no forman parte, pero con las que queremos mantener contacto? Vamos a ver en este post cómo un portal para antiguos alumnos (web alumni) basado en SharePoint te ayudará a fomentar la conexión con esas personas que al final se pueden convertir en los mejores embajadores de marca ante las generaciones de futuros estudiantes.

Cuando un alumno deja una institución académica, por finalizar un curso concreto, una formación reglada, … o por la razón que sea, esa institución suele quedar en el recuerdo, pero con el tiempo la conexión se pierde. Mantenerlos al día, aportándoles un espacio donde puedan ver noticias relevantes sobre el centro, organizar encuentros de exalumnos, acceder a documentación relevante o implicarse en actividades extracurriculares abiertas a este foro, es la mejor forma de reforzar vínculos con ellos y entre ellos, generar una comunidad que no deja de crecer y hacer que la propia marca de la institución cobra fuerza.

¿Por qué un portal para antiguos alumnos?

Aquí van algunas de las ventajas de contar con un portal de ex alumnos o 'web alumni':

• Implicación bidireccional: La comunicación va en dos direcciones. Los usuarios se benefician de todos los recursos e información que ponen a su disposición, y el centro mantiene la relación a largo plazo y refuerza la fidelización.
• Compromiso: Es una manera muy eficaz de transmitir cercanía en la comunicación y los valores de la marca, que encuentran en los usuarios fidelizados su mejor altavoz.
• Colaboración: Una web alumni en SharePoint permite recopilar la opinión del ex alumno de una forma clara y directa, o mediante los foros, un valioso feedback que puede ayudar a seguir mejorando y a abrir nuevas oportunidades.
• Satisfacción: La experiencia de usuario es inmejorable gracias a la facilidad de los ex alumnos de acceder a toda la información relacionada con su vida en el centro, así como contactar con compañeros, desde un único sitio.
• Refuerzo de marca: Mantener esa conexión con el exalumno, hace que tenga a la organización presente, con un estímulo regular y positivo, y se convierta en altavoz para la marca.

En definitiva, un portal de ex alumnos con SharePoint constituye una vía para seguir recibiendo feedback de antiguos alumnos, compartir con ellos las novedades, dar un espacio de acceso al histórico de datos y mantener el contacto con la convocatoria de eventos y recursos compartidos como fotos o vídeos. Además, y de manera especialmente importante, los antiguos alumnos se convierten en los mejores embajadores tanto a nivel general como con las futuras generaciones (hijos, hijos de los hijos…) Reforzar el contacto con una página de estas características es clave para ganar peso y estar posicionados en un mercado saturado de oferta educativa.

Una extranet de desarrollo ágil y fácil mantenimiento

SharePoint, Microsoft 365 y Viva Connections nos ofrecen la tecnología ideal para realizar este portal para antiguos alumnos con un planteamiento sin código, de desarrollo ágil y fácil mantenimiento, aprovechando las potencialidades de la integración entre sus distintas herramientas para un intercambio de información ágil y seguro.

• Diseño sencillo estilo web, muy sencilla de construir y con variedad de widgets para cada tipo de información, recurso o acción.
• Feed de noticias, para anunciar novedades.
• Foro donde debatir sobre temas relacionados con el centro o para hacer llegar propuestas de forma abierta, fomentando la colaboración.
• Comunicaciones en formato vídeo con funcionalidades de edición avanzadas (capítulos, subtítulos...) gracias a Stream.
• Gestión documental sencilla y segura con recursos y archivos propios de cada exalumno.
• Recogida de feedback con Forms y Customer Voice, sobre la que después podemos trabajar para mejorar nuestros procesos.
• Seguridad de acceso basada en Azure, pudiendo controlar en todo momento quién se está autenticando y a qué partes de la información y recursos puede acceder.
• Notificaciones automatizadas con Power Automate para avisar a los usuarios de cualquier novedad que se produzca en el entorno del portal ex alumni.

Hoy en día contamos con muchas herramientas online para estar en contacto con personas de nuestro presente o nuestro pasado. Las redes sociales facilitan mucho la interacción y distribución de contenido, pero cuando se trata de algo tan importante como conectar a antiguos alumnos y garantizar en todo momento la privacidad y seguridad, depender de terceros pone limitaciones y puede llegar a ser un riesgo.

SharePoint y Microsoft 365 pueden ser una muy buena opción para cubrir esa necesidad con la garantía de tener el control sobre lo que se distribuye, quién accede al sistema y cómo queremos diseñar la experiencia del usuario. De una manera sencilla, con un desarrollo ágil sin código y con un mantenimiento al alcance de cualquier usuario sin conocimientos en programación.

Con este post queríamos abrirte los ojos a la posibilidad de conectar a los antiguos alumnos de tu institución educativa, y mantener la conexión con ellos. La relación que se genera a largo plazo es muy importante y especial. Tanto, que pueden condicionar el desarrollo de la institución al convertirse en los mejores embajadores de tu marca de cara a las generaciones futuras.

[Foto de portada: Andrea Piacquadio]