¿Estás analizando y aprovechando los datos de tu ERP Dynamics 365 Finance and Operations (FO)? Hay varias vías de hacerlo atendiendo a las necesidades analíticas concretas, cada una con su licenciamiento específico y con sus beneficios y limitaciones.
En este post te traemos una review completa de las opciones para el análisis de datos de Dyn365FO con una comparativa para que puedas decidir cuál te conviene más. Seguramente te sorprenda comprobar que hay más vías de las que pensabas.
Realizamos el análisis de las herramientas basándonos en los siguientes criterios:
Aquí tienes un resumen de lo que verás en el post. Haz click en el cuadro para ampliarlo👇 y continúa leyendo para conocer todos los detalles.
Vamos a diferenciar entre los informes incrustados dentro de Dynamics 365 FO (embebidos) y los que no lo están.
Este tipo de informes residirán en Power BI Services y requerirán de licenciamiento adicional al de FO, en Power BI, para poder entrar a consumir los informes publicados en el tenant.
Permiten una personalización total y, siguiendo con las buenas prácticas, debería de conectarse a los datos en las infraestructuras recomendadas por Microsoft, de las cuales puedes ampliar información al respecto si estás interesado en este post sobre los nuevos escenarios de explotación de datos de Dynamics 365 FO con Fabric y Synapse Link:
En cuanto a la actualización de datos, tanto el conector de Synapse Link como el Link to Fabric permite definir el intervalo de actualización. En ambos escenarios, a mayor periodicidad en la actualización, mayores costes asociados llevará. Por ello es muy importante tener una buena arquitectura definida, para que los procesos de cálculo estén optimizados y con ello se consiga reducir los costes asociados, así como trabajar con cargas incrementales para evitar la carga de todo el volumen de datos en cada actualización.
En el caso de crear el Data Lake en Fabric y generar los modelos semánticos dentro de la capacidad de Fabric, dispondremos de Direct Lake, que nos permitirá que los datos almacenados en el Data Lake se reflejen automáticamente en los modelos semánticos configurados con este tipo de conexión.
👍 PROS
👎CONTRAS
También está la alternativa del conector OData que, vía API, nos permite acceder a las entidades de datos (entities) de Dyn365 FO, y por lo tanto no nos llevará directamente a tablas subyacentes. Consideramos que no es una buena práctica utilizarlo como genérico para extraer la información de FO.
ALGUNAS CONSIDERACIONES
👍 PROS
Accede directamente a los datos de Dynamics en tiempo real
👎 CONTRAS
Para cerrar este apartado, aquí va un ejemplo de informe orientado al departamento de calidad para el análisis de las no conformidades:
En cuanto a las integraciones, existe la posibilidad de integrar Power BI Services con FO para poder meter dentro de las áreas de trabajo de FO enlaces que te abren directamente informes que tenemos en Power BI Services (en este caso, si se necesitaría de licencia de Power BI adicional a la de FO). Como podemos ver el enlace al informe o panel se encuentra en la parte inferior de links:
Si el informe subido a FO tiene por origen los datos de Entity Store, incluso se podrán embeber para visualizar de la misma forma en la que se visualizan los informes predefinidos de las áreas de trabajo analíticas de FO y sin ningún coste adicional en cuanto a licenciamiento (no requeriría licenciamiento en Power BI). Para el resto de los casos, este sería el resumen de las ventajas y desventajas:
👍 PROS
👎 CONTRAS
Por otra parte, tendríamos dentro de los informes embebidos aquellos que no requieren de licencia adicional de Power BI para poder consumir desde dentro de FO.
Dentro de algunas áreas de trabajo existen unos informes predefinidos que se encuentran embebidos junto con los datos operativos. Estos informes nos permiten tener una visión desde un enfoque más analítico de los datos de FO y tienen la característica principal de que son datos casi en tiempo real, por usar los cubos existentes en el Entity Store dentro de FO. Por ello debemos tener presente que hay que activar la actualización de estos cubos, para disponer de datos actualizados en los informes embebidos en las áreas de trabajo.
Aquí van algunos ejemplos para el área de trabajo de evaluación de riesgo de suministros:
Estos informes son aceleradores y cabe mencionar que existe la posibilidad de modificarlos, aunque para ello se tenga que investigar para entender cómo están montados los modelos semánticos de cada informe y a qué tablas de Dynamics 365 FO corresponde cada indicador reflejado en el mismo.
En cuanto a las ventajas y desventajas principales encontramos las siguientes:
👍 PROS
👎 CONTRAS
Todos los informes disponibles para descarga se encuentran dentro de la biblioteca de archivos compartidos de Lifecycle Services (LCS), lo cual no quiere decir que aquí estén todos los informes embebidos en las áreas de trabajo de FO. Y es que Microsoft está invirtiendo mucho esfuerzo en otra de las partes que mencionaremos en el siguiente bloque, Business Performance Analytics (BPA).
Todos los informes predefinidos de las áreas de trabajo de FO tienen como origen los cubos del Entity Store y podemos llegar a descargar los pbix de alguno de ellos desde la biblioteca de archivos compartidos dentro de Lifecycle Services (LCS).
Dentro de Dynamics 365 FO disponemos del módulo General Ledger, a partir del cual podemos crear nuestros informes personalizados relativos al área de finanzas.
Este tipo de informes incluyen la compatibilidad de dimensiones financieras o segmentos de cuentas que tenemos en FO. Tan solo se deberán asignar los permisos necesarios para poder hacer uso de ellos.
Como punto de partida, la solución ya nos ofrece un total de 22 informes predeterminados para poder utilizar o simplemente para usar como punto de partida en la construcción de nuestros informes financieros personalizados. Entre los disponibles tendremos los informes clásicos como balances de situación o saldos:
Aquí va un ejemplo de uno de los informes predefinidos:
Este tipo de solución permite mucha flexibilidad a la hora de preparar nuestros informes financieros personalizados mediante la selección de dimensiones financieras que se requieran, incluso poder interactuar a nivel de filtrado y compartirlos dentro de la organización, ya sea mediante la exportación a Excel o a formato de solo lectura xps, lo cual proporciona una mayor seguridad del documento a través de firmas digitales.
Como último punto a tener en cuenta si estás interesado en empezar a investigar más en este tema, deberemos de tener presente el navegador que se esté empleando para entrar a D365 FO, ya que, en el caso de no estar usando Microsoft Edge, se deberán instalar plugins para poder abrir el Report Designer y preparar nuestros informes financieros.
👍 PROS
👎 CONTRAS
Esta es la gran apuesta de Microsoft y donde se está invirtiendo mucho esfuerzo para poder ofrecer modelos semánticos para el consumo directo, sin ningún tipo de licenciamiento adicional a FO.
Actualmente todos los modelos semánticos e informes disponibles corresponden al bloque de Finance y guardan un histórico de 3 años, más el año en curso. Seguidamente podemos ver los informes disponibles actualmente. Tienes más detalles en este enlace al vídeo oficial de Microsoft:
En cuanto a la integración con Excel, nos permite ver y editar los modelos de datos, lo cual amplia las opciones en el caso en que no se tenga BPA extendido en Microsoft Fabric.
En el roadmap de 2025, ya se prevé que se comenzarán los desarrollos para la generación de modelos semánticos relativos al área de SCM, en agosto de este año.
Otra de las mejoras contemplada en este roadmap es que se pasará de 2 actualizaciones de los modelos (12am y 12pm) a una actualización cada 20-30 minutos, lo cual estaríamos hablando prácticamente de tiempo casi real.
Por último, mencionar que en diciembre de 2025 se habilitará Direct Lake Mode para los informes de BPA, lo cual será un antes y un después. Y es que esta solución no solo termina en ofrecernos estos modelos semánticos, sino que permite la integración con Fabric para poder extender estas soluciones con vistas a dotar de mayor lógica de negocio a estos modelos, personalizándolos según la necesidad de cada uno.
Business performance planning es una aplicación que dispone de gráficos personalizados que dotan de una capacidad de interacción a los informes de Power BI antes vista de forma nativa. Y es que mediante estos visuales podremos añadir comentarios e interactuar con las gráficas, modificando los valores desde los propios visuales. Esto abre un abanico de posibilidades para aumentar la eficiencia a la hora de, por ejemplo, insertar presupuestos y ver cómo el cambio se hace efectivo al momento o crear escenarios hipotéticos.
Además, BPP permite reutilizar la infraestructura de datos creada en Fabric para cargar la información de las dimensiones y cubos a partir de los dataflows creados en Power BI Services.
A diferencia de BPA, BPP sí que requiere del licenciamiento de Dynamics 365 Finance Premium actualmente, pero como vamos a ver ahora, en el roadmap de BPP esto cambiará, haciendo más accesible el uso de la solución para las organizaciones.
En cuanto a ese roadmap de BPP, estos son los puntos más significativos:
Adicionalmente a Power BI para consumir e interactuar con BPP, también existe un add-in de Excel que, de la misma forma, nos permitirá modificar los valores de planificación.
El add in de Excel se llama Microsoft Dynamics Office y nos permite establecer la conexión contra Dynamics 365 FO para crear nuestras propias consultas vía servicios OData, que posteriormente se pueden subir al repositorio existente en FO en el caso en que se quiera compartir esta solución con el resto de la compañía.
Por defecto, este repositorio de Excel, ya nos ofrece una biblioteca de documentos para usar, y se accesible desde Documents templates:
Esta herramienta puede resultar útil para consultar datos operacionales, ya que nos permite conectarnos a las tablas/entidades de FO y crear tablas dinámicas a partir de diferentes tablas relacionadas del ERP.
Adicionalmente también permite subir nuevos registros al ERP o modificar los ya existentes sin más que hacer publish:
👍PROS
👎 CONTRAS
En el caso de querer hacer cargas masivas desde Excel, se recomienda hacer uso de Data Management dentro del módulo de administración del sistema, ya que es más rápido que el add-in de Excel.
Cerramos la comparativa con un siguiente árbol de decisión con el resumen de los criterios a la hora de elegir la opción que más te conviene para analizar tus datos de Dynamics 365 FO. Esperamos que te resulte útil a la hora de identificar las diferentes opciones de análisis de datos del ERP y cuándo es mejor aplicar cada opción. Haz clic para ampliar la imagen 👇
Si no estás analizando los datos de tu ERP o no lo haces de forma apropiada, te estás perdiendo la oportunidad de obtener información muy valiosa para tu negocio. Si necesitas revisar cómo lo estás haciendo, para tomar el control y optimizar el rendimiento, infórmate sobre nuestra nueva Auditoría de reporting & analytics para Dynamics 365 FO. Nuestro equipo analizará los procesos completos, desde la extracción de datos hasta la transformación en información para detectar las posibles mejoras y trazar un plan de acción para implementarlas.
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