¿Te estás planteando digitalizar el ERP de tu organización con Dynamics 365? Por si tienes dudas del proceso, vamos a ver en este post cuáles son las cinco fases imprescindibles para llevar tan complejo proyecto a buen puerto, y los puntos clave en cada una de ellas para garantizar el éxito.
Lo primero que has de tener en cuenta es que es un proyecto complejo que debe ir alineado con la estrategia y resto de áreas de la empresa: tanto Dynamics 365 FO como todo su entorno holístico deberían colaborar en la estrategia para mejorar el rendimiento de la empresa.
Cuando entendemos que una empresa es un grupo de departamentos interrelacionados, nos damos cuenta de cómo esa empresa interactúa en su conjunto. Es lo que define el principio de Pascal: si ejerces presión en un punto, esta se repartirá homogéneamente. De la misma manera, si realizas una acción en un departamento de la empresa, esto incidirá en otros departamentos llegando a Contabilidad y finanzas, que finalmente reporta a la dirección y ante las autoridades con sus Estados contables.
Teniendo clara la importancia de tener un sistema de información potente como ofrece Dyn365 y todo su entorno holístico, vamos al lío. ¿Qué pasos hay que realizar para implantar Dynamics 365 Finance & Supply Chain Management de manera eficaz en mi empresa?
Lo que detallo a continuación es una aproximación a las fases de modo general. Todas ellas se pueden subdividir, por supuesto, y además estarán condicionadas por la experiencia y metodología del Partner Microsoft de confianza con el que trabajes.
La toma de requerimientos es la materialización en un documento de los procesos de la empresa, para poder ajustarlos a la funcionalidad estándar de Dynamics 365 Finance. La figura del Key User es de gran importancia ya que tiene el conocimiento operativo de la empresa y además debería estar alineado con la estrategia de esta. La documentación en la que se han ido plasmando todos los requerimientos deben pasar siempre por un análisis por todas las partes para concluir si son específicos y alcanzables por todas las partes.
El proceso de formación previo es vital. Habitualmente las empresas no lo abordan hasta que no han seleccionado el programa, realizado toda la fase de análisis, funcionales, desarrollos y verificación de procesos. Pero es muy importante tenerlo en cuenta de manera previa para conseguir que el proceso de implantación sea lo más eficaz posible. En el momento en que se ha decidido implantar el ERP, es el momento de formar a los equipos en Dynamics 365, por varios motivos:
En este punto en el que ya se habrán realizado configuraciones específicas para la empresa, migración de datos y Gap’s, es el momento de realizar las pruebas necesarias con el trabajador. Las modificaciones realizadas al programa estándar deben ser verificadas por los trabajadores antes de darle el visto bueno, así como los datos migrados. El trabajador deberá prepararse una serie de ejercicios o casuísticas que se pueda encontrar durante su día a día y así afianzar la integridad de todo el sistema.
Este es el punto más importante, puesto que es el momento en el que decidimos arrancar con el nuevo programa. Aquí debemos consensuar:
Este punto es realmente crítico: si la información no se carga correctamente, todo el trabajo realizado hasta el momento puede fracasar.
Finalmente, el seguimiento en el Go-Live debe dar seguridad tanto a los usuarios como al Partner, manteniendo un control de todas las áreas y asegurando que no hay ningún problema técnico. Para ello es importante:
Esperamos que este post te haya aportado un poco más de claridad sobre cómo abordar el proceso de implantación de Dynamics 365 de manera eficaz, y te ayude a detectar los objetivos más importantes. Si tienes cualquier duda o crees que te podemos ayudar a tu organización, contáctanos.
