Automatizar encuestas de formación y analizar los resultados en tiempo real con Microsoft 365

Como empresa que ofrecemos servicios de formación, estamos muy interesados en conocer el feedback de los asistentes a nuestros cursos. Es la manera de saber si lo estamos haciendo bien, qué hay que corregir y cómo adaptarnos a las preferencias de nuestros usuarios. Pero con tantos cursos diferentes, de diversos formadores y en fechas varias, ¿es posible hacer el seguimiento de ese feedback de manera rápida y sencilla? La respuesta es sí, y además sin salir de Microsoft 365. En este post te explicaremos cómo hemos ahorrado tiempo al automatizar encuestas de formación y cómo hacemos el seguimiento en tiempo real de las respuestas a través de la integración de Customer Voice, Power BI y Power Automate.

Gracias a la combinación de estas tres herramientas de M365, contamos con una visión global del 'estado de salud' de nuestros cursos. Disponemos de información actualizada en todo momento que nos permite un mayor control de la situación, más capacidad para tomar decisiones de manera proactiva e informada, el poder de detectar tendencias negativas y la posibilidad de adaptarnos a lo que los usuarios nos piden. Una solución sencilla que no requiere de desarrollo de código complejo ni de inversiones extra, ya que tenemos todas las herramientas necesarias en Microsoft 365.

Automatizar encuestas de formación con Power BI y Customer Voice

En un post anterior sobre cómo automatizar las encuestas con Customer Voice y Power Automate te contábamos cómo conseguimos enviar las encuestas de valoración de nuestros cursos CrossPoint Academy de manera fácil desde una única plantilla, con envío automático y personalizado, y obteniendo respuestas segmentadas por curso, formador o cliente, gracias a las variables que Customer Voice permite configurar.

Además, dado que la información se almacena en Dataverse, tenemos acceso a los datos en tiempo real a través de informes de Power BI generados directamente a partir de esos datos. Entraremos a ver el detalle de estos informes, para que te hagas una idea de las posibilidades que ofrece y de cómo explotar la información con la que cuentas. Este es un ejemplo del informe personalizado y adaptado a la identidad visual de CrossPoint Academy, con los datos por formador:

KPIs de los informes de formación en Power BI

El informe de Power BI que recoge el feedback resultante de automatizar encuestas de formación, nos permite analizar las respuestas de los usuarios de manera inmediata y unificada, y así hacernos una idea de si vamos por el buen camino, o si debemos corregir algo. A través del tablero que hemos configurado, conseguimos acceder en una única visualización a esto datos clave:

• Cifras absolutas: recuento total del número de cursos, de la cantidad de encuestas de satisfacción enviada y de respuestas recibidas. Con estos datos nos hacemos una primera idea muy clara e inmediata del volumen de formaciones y la respuesta que estamos recibiendo por parte de los asistentes a los cursos.
• La valoración media de los cursos es un indicador de máxima importancia tanto internamente, para valorar cómo lo estamos haciendo, como externamente, como dato que certifica la satisfacción de los usuarios a los que impartimos formación. En nuestro caso estamos muy satisfechos, con una media de 4,3 sobre 5.
• El NPS (Net Promote Score) es un indicador que marca la probabilidad de que un usuario te recomiende. Recoge la respuesta a una pregunta que seguramente te hayas encontrado en encuestas de feedback, y que se enuncia con algo parecido a 'Del 1 al 10, ¿qué probabilidades hay de que nos recomiendes a un compañero o amigo?' La cifra resultante indica no solo la satisfacción tras recibir un servicio o tras una compra, sino el compromiso del usuario y la probabilidad de que haga difusión de la marca. Así, permite hacerse una idea de la capacidad de retención y difusión de esa organización, así como detectar desviaciones no deseadas para reconducirlas de manera inmediata. En esa escala del 0 al 10, se consideran promotores aquellos que seleccionan 9 o 10; neutros quienes se quedan en 7-8 y detractores los que bajan al rango de cero a 6. Para calcular el NPS, se resta el porcentaje de promotores y el de detractores, resultando un indicador que va entre el -100 y el 100. La interpretación es tan simple como que mayor que cero es positivo y menor que cero desfavorable. En términos generales, se considera que un NPS entre el 30% y el 60% es un buen indicador.
• Nivel de satisfacción, tanto global como por diferentes aspectos que nos interesa valorar, como la duración de los cursos, el formador o el temario propuesto. Gracias a esta información, tenemos en nuestra mano la capacidad de saber en qué partes funcionamos bien y cuáles cojean, para poder corregirlas y seguir mejorando.
• Preferencia online/presencial. Cada organización tiene sus propias necesidades y circunstancias, y de ellas dependerá que quieran monitorizar unos u otros aspectos relacionados con los cursos que imparten. En nuestro caso, tenemos interés en saber si los usuarios que reciben nuestras formaciones son más partidarios del formato online o presencial, para poder adaptarnos a sus preferencias y conseguir mejores resultados.

Como paso extra en el contexto de nuestro Modern Workplace, y dado que somos una empresa en formato 100% remoto, canalizamos el acceso a estos informes de Formación a través de Microsoft Teams, la nave nodriza de nuestra oficina en la nube con Microsoft 365. De esta forma nos aseguramos de facilitar que todo el equipo tenga acceso fácil y directo a estos recursos compartidos:

Todas estas KPIs del tablero de nuestro informe de feedback de cursos nos dan una imagen global en tiempo real del funcionamiento de los cursos de CrossPoint Academy. Gracias a la opción de filtrado de los datos podemos, además, fijarnos en cada una de las categorías analizadas, pudiendo obtener de manera inmediata información segmentada por formador, por curso, por cliente o por rangos de fecha en la que se envió la encuesta.

Contamos, además, con los informes específicos completos por cada una de las áreas de nuestro interés:

• Comentarios de los asistentes a los cursos en respuesta a la pregunta '¿En qué podemos mejorar?'
• Estado de las encuestas: enviadas, respondidas...
• Informe del formador: satisfacción, encuestas enviadas, calificación por NPS ... con datos por cada formador.
• Informe por clientes: número de cursos por cada cliente, NPS de cada cliente... Con esta visualización de datos somos capaces de detectar tendencias negativas, responder proactivamente, y ver oportunidades de nuevos cursos.
• Informe por cursos: número de cursos, valoraciones... de manera que podemos saber en qué áreas somos más activos, qué cursos funcionan mejor y dónde debemos intervenir. Esta es la vista del informe:

Con este post queríamos enseñarte cómo con una adecuada combinación puedes sacar partido a las herramientas de Microsoft 365 con soluciones que tienen un impacto directo en el crecimiento de la empresa, como el hecho de tener una visión global en tiempo real y poder darle sentido a los datos para tomar mejores decisiones y garantizar la optimización de recursos. En este caso nos hemos centrado en la integración de Customer Voice, Power Automate y Power BI para automatizar encuestas de formación y seguir los datos en tiempo real, pero hay muchas más opciones.

Si tienes alguna duda o quieres profundizar en las soluciones que tienes al alcance de tu mano, contacta con nosotros y cuéntanos qué necesitas. Estaremos encantados de poder ayudarte.