Una gestión eficiente de la capacidad de almacenamiento en Dynamics 365 Finance and Operations (D365FO) es clave no solo para garantizar el rendimiento del sistema, sino que también tiene un impacto directo en los costes que asume la organización. A medida que se consume más capacidad de almacenamiento, es posible que se requiera comprar espacio adicional, lo que puede derivar en un incremento económico importante.
Además, es relevante tener en cuenta que la capacidad se gestiona a nivel de tenant, por lo que el uso combinado de todos los entornos —incluyendo los de desarrollo, pruebas y producción— afecta al total disponible.
➡️ Referencia: Overview of unified admin experience for finance and operations apps – Microsoft Learn
El Power Platform Admin Center (PPAC) proporciona herramientas esenciales para visualizar y gestionar la capacidad de almacenamiento:
Resumen general del consumo de almacenamiento por tenant.
Vista por entorno, que permite identificar qué entornos están generando mayor carga.
Vista a nivel de tabla, para analizar qué tablas están utilizando más espacio dentro de cada entorno.
Gracias al desglose por tabla en el PPAC, es posible identificar aquellas que están ocupando más espacio. Esta información es vital para priorizar tareas de limpieza o archivado.
Dynamics 365 incluye varios procesos automatizados que ayudan a eliminar datos obsoletos. Algunos de los más utilizados son:
• Limpieza del historial de trabajos por lotes
• Limpieza de notificaciones
• Eliminación de versiones antiguas de informes electrónicos
• Eliminación de documentos de integración temporal
➡️ Cleanup routines in Dynamics 365 – Microsoft Learn
Archivar datos históricos en Dataverse es una estrategia efectiva para reducir el consumo de almacenamiento en D365FO, especialmente para transacciones contables, de impuestos, inventario y pedidos de venta.
Esta estrategia también ayuda a reducir costes, ya que cada GB trasladado a Dataverse consume un 50 % menos de capacidad de base de datos.
⚠️ Sin embargo, es fundamental planificar bien qué datos se archivan:
➡️Archiving options in Dataverse – Microsoft Learn
Esta herramienta integrada realiza análisis periódicos y ofrece recomendaciones para mejorar la configuración del sistema, detectar datos obsoletos y evitar cuellos de botella.
➡️ Optimization advisor overview – Microsoft Learn
En un caso real con uno de nuestros clientes, conseguimos reducir el volumen de datos en más de un 60 %, pasando de estar un 145 % por encima de la capacidad incluida en la licencia a mantenerse por debajo del límite.
💰 Gracias a esta optimización, el cliente ha evitado costes de almacenamiento adicionales equivalentes a hasta 12.000 € al año (basado en el precio de 47 €/GB al mes).
Gestionar de forma proactiva la capacidad de almacenamiento en Dyn365 FO no solo optimiza el rendimiento técnico, sino que tiene un impacto tangible en los costes de la organización. Las estrategias descritas permiten mantener una base de datos eficiente, evitar costes innecesarios y garantizar la sostenibilidad de los entornos en el tiempo.
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