Roquet aprovecha todo el potencial del ecosistema Microsoft al migrar su ERP de Dynamics AX 2012 a Dynamics 365 FO

Hemos completado con Roquet Hydraulics el paso de su ERP Dynamics AX 2012 a Dynamics 365 FO. Y la satisfacción es máxima por muchos motivos. Por haberlos acompañado a llevar su ERP Microsoft a la nube, por haberlo hecho desde nuestra apuesta por reimplantar (y no simplemente migrar), por haber sabido adelantarnos y hacer desarrollos con vistas al futuro y, en definitiva, porque la relación entre equipos ha sido magnífica y el proyecto ha llegado finalmente a buen puerto.

Con este salto del ERP a la nube, Roquet cuenta ahora con un sistema de gestión de finanzas y producción robusto, digitalizado, con la máxima seguridad, escalable y enriquecido con todo el potencial de otras soluciones del ecosistema Microsoft. Y un equipo formado y preparado para ser más productivo en el día a día, sacarle el máximo partido a las herramientas y contar con la autonomía suficiente para seguir creciendo, minimizando las dependencias.

Nuestra historia con Roquet

Cuando iniciamos nuestra relación con Roquet Hydraulics, nos confiaron el reto de finalizar la implementación de Dynamics AX 2012, que había quedado estancada. Lo abordamos teniendo en mente el futuro salto a Dynamics 365 FO y enfocando la formación de equipos para darles autonomía.

El arranque coincidió con la pandemia de COVID pero gracias al trabajo conjunto de los equipos pudimos cerrar el año 2020 celebrando el éxito en la implementación de Dynamics AX 2012 en Roquet y con el orgullo de un cliente satisfecho.

Desde entonces hemos estado dando el necesario soporte proactivo y de calidad en AX y, al mismo tiempo, desarrollando e implementando aquellas mejoras que facilitan el día a día en la gestión de las finanzas y la producción. Finalmente, hemos podido abordar con éxito la migración total hacia Dynamics 365.

Cuando hablamos de dar el salto a Dynamics 365 FO no nos gusta hablar de migración. Somos más partidarios de enfocarlo como una reimplantación de ERP, puesto que el proceso requiere de un análisis global para 'limpiar' todos aquellos procesos que se hubiesen ido personalizando con el paso del tiempo, para estandarizarlos y hacerlos compatibles con el nuevo sistema.

En el caso de Roquet ya teníamos parte del trabajo hecho, puesto que todos los desarrollos que habíamos hecho en AX estaban basados en herramientas del ecosistema Microsoft con el enfoque de poder utilizarlas en el nuevo escenario de FO: Microsoft Power Apps, Jet Analytics ...  Esto ha sido posible gracias a que contamos con un equipo transversal preparado poder diseñar y abordar las integraciones de estas herramientas para extender el ERP Dynamics 365. Además, teníamos muy claro el objetivo de dejar una buena base para las futuras actualizaciones del ERP.

Estos son han sido los principales hitos del proyecto:

1. Revisión general del plan contable, de la analítica financiera y de proyectos. Clave para garantizar un buen punto de partida que nos permitiese seguir creciendo sin tener que ir haciendo cambios o dando pasos atrás.

2. Definición de producto y el uso de los cambios de ingeniería. Como empresa del sector industrial, Roquet necesita realizar un buen control de versiones de los productos. Aunque en esta fase no se ha puesto en marcha la parte de producción, sí que consideramos imprescindible dejar establecidas las bases de cómo se va a gestionar el ciclo de vida de esos productos. Y en este sentido, la funcionalidad de Administración de Cambios de Ingeniería (ECM - Engineering Change Management de Dynamics 365 SCM nos permite tener una base sólida de trabajo.

3. Almacenes avanzados. En Dynamics AX 2012 se utilizaba la versión antigua de almacenes por una cuestión de simplicidad. Al plantear la reimplementación, valoramos optar por la versión de almacenes avanzados como base sólida sobre la que seguir creciendo y escalando el negocio. Aunque haya supuesto una carga mayor de trabajo, sabemos que no hacerlo hubiese supuesto un coste de oportunidad, además de retrasar un cambio que en el futuro se tendría que acabar abordando.

4. Gestión del transporte. Este ha sido el punto con más dudas de toda la parte de Supply Chain Management. Por un lado tenemos el mundo del transporte con su infinidad de casuísticas y dificultad actual de toda la logística mundial, y por otro contamos con un módulo que consideramos que tiene carencias en cuanto a usabilidad y nos dificultaba la gestión de ese panorama tan variopinto. Finalmente, apostamos por mantener la funcionalidad estándar y extenderla con informes de Power BI para ganar en usabilidad y capacidad de explotar los datos para tomar decisiones fundadas.

Todo el potencial de Business Intelligence con Power BI y Jet

En el área de BI, afrontamos el reto de trasladar los datos del antiguo al nuevo sistema para consolidar tanto AX como Dynamics 365 FO, y no empezar de cero. Desde Roquet siempre han tenido claro que los datos son cruciales y han invertido en dicha estrategia, con un almacén de datos centralizado para toda la organización, acompañado de modelos de datos segmentados por departamento o áreas, como, por ejemplo, finanzas o logística.

Ya en el año 2019 decidieron apostar por Jet Analytics, que nos permitió extraer y explotar de forma muy ágil los datos de Dynamics AX 2012, gracias a sus proyectos preconstruidos, pero también a otras fuentes de datos como AS400 o incluso ficheros. Esto hizo que toda la organización tuviera una única versión de los datos, y que fuera muy fácil empezar a explotarlos según las necesidades de cada usuario.

Con este salto a Dynamics 365 FO, se nos planteaban algunos retos, como no disponer de conexión directa a la base de datos del ERP. Para esta casuística, Microsoft permite exportar los datos del ERP a Azure SQL o Azure Data Lake. Pero llegamos justo a tiempo para poder usar la nueva funcionalidad de Synapse Link, la cual nos permitió extraer la información necesaria del ERP de forma muy sencilla, mejorando notablemente a sus antecesores, ya que el trabajo de mantenimiento y los costes son menores.

Aunque nuestra idea era sustituir Jet Analytics por Microsoft Fabric, su disponibilidad general no llegó a tiempo para el go-live, así que para la parte de back-end, se decidió seguir apostando, de momento, por Jet Analytics, a través del que pudimos consolidar de forma ágil los datos de las dos versiones del ERP.

Una vez resuelta la parte de back-end, nos centramos en otro de los puntos clave en cualquier proyecto de BI, los modelos de datos. En vez de dar acceso directo a los usuarios al data warehouse, propusimos a Roquet crear modelos de datos departamentales, para que los usuarios únicamente accedieran a los datos que realmente les interesaban, ya preparados para consumir.

Gracias a esto, incluso algunos usuarios se han atrevido a preparar sus propios informes con Power BI, complementando los que hicimos desde CrossPoint. Esto para nosotros es un éxito rotundo, ya que, por encima de todo, nuestro principal objetivo en cualquier proyecto es empoderar a los equipos para que no dependan de nadie, ni siquiera de nosotros. De ahí nuestro lema, 'We Tech Teams'.

Migrar las conexiones del portal de distribuidores de una forma 'limpia'

Otro de los retos fue el de migrar el portal de distribuidores de Roquet, desarrollado en Power Pages y conectado a la base de datos de AX, de una manera limpia, sin afectar al normal funcionamiento por parte de los usuarios (con acceso desde varios lugares del mundo) y garantizando el acceso al histórico de pedidos.

Los distribuidores de Roquet usan este portal para consultar el stock en tiempo real de los artículos, consultar las fechas previstas de entrega y fabricación, revisar los acuerdos comerciales y crear/gestionar sus propios pedidos, entre otras funcionalidades.

Conseguimos garantizar que los distribuidores pudieran seguir viendo su histórico de pedidos, el cual no se migraría a Dynamics 365 gracias a Power Pages y Power Apps, con los que podemos conectar tantos sistemas como sea necesario. Además, y dado que necesitan consultar de forma muy ágil el stock y las fechas de entrega previstas, pudimos mantener la fluidez y usabilidad del portal, ya que Microsoft se asegura de que el sistema esté disponible en todo momento, con los recursos necesarios y acordes al uso de la herramienta.

Actualmente seguimos optimizando su rendimiento, aprovechando, por ejemplo, herramientas recién anunciadas como el complemento de visibilidad de inventario. Los proyectos siempre están vivos y es nuestra obligación aportar la mejor solución en todo momento, ofreciendo de esta forma un soporte proactivo de Dynamics 365.