Con el objetivo de facilitar las gestiones internas en una estructura con un elevado número de empleados, Eurecat buscaba una herramienta con la que poder recoger solicitudes desde diferentes ámbitos y departamentos y, al mismo tiempo, facilitar a managers o grupos determinados de empleados, poder gestionar el seguimiento y validación de esas peticiones. Además, necesitaban almacenarlas de forma centralizada para poder disponer de un histórico con documentación adjunta asociada.
Eurecat (Centre Tecnològic de Catalunya), es el principal centro tecnológico de Catalunya y la segunda organización de investigación privada más grande del sur de Europa. Con sus más de 700 empleados, su objetivo es estar al lado de las empresas a la hora de resolver sus retos actuales, aportando el conocimiento de sus profesionales en ámbitos como digitalización, industria, sostenibilidad y biotecnología.
Una vez puestos en común los requerimientos y analizadas las posibilidades, nuestro equipo propuso una solución basada en las herramientas de la Power Platform, la plataforma low code de Microsoft para el desarrollo de soluciones empresariales:
Al usar como repositorio de la información las listas de Sharepoint, la aplicación a desarrollar debía ser de tipo lienzo, un tipo de app que permite una mayor personalización y flexibilidad en el aspecto visual, pudiendo así adaptar el estilo a la imagen corporativa del cliente.
El desarrollo de las diferentes aplicaciones ha seguido la misma línea a nivel de diseño de los menús, listas y formularios, con la idea que los usuarios finales se sintieran familiarizados a medida que las apps se ponían en producción.
A nivel de comunicación, se utilizó el conector de Outlook que permite personalizar el mensaje a recibir en función del destinatario así como extraer e incorporar información propia de la solicitud en el cuerpo del correo, o los ficheros asociados como adjuntos al mismo.
Así pues, la solución final incluye aplicaciones y flujos de automatización que permiten actualmente, a los diferentes usuarios, poder generar nuevas peticiones, hacer el seguimiento de las mismas y poder llevar a cabo la validación y comunicación para terminar el proceso de resolución.
Es parte de nuestra filosofía corporativa capacitar a los equipos en las herramientas que implementamos para favorecer el máximo aprovechamiento y la autonomía en el uso de las mismas, a través de nuestra oferta de formaciones en soluciones Microsoft a través de CrossPoint Academy.
Así que estamos muy contentos de que, tras más de dos años con el uso de las aplicaciones, Eurecat haya decidido seguir apostando por las herramientas de Power Platform formando a usuarios internos con la realización del Curso online de Microsoft Power Apps y el Curso online de Power Automate, así como la formación de Iniciación en Dataverse. La preparación en estas herramientas capacita al equipo de Eurecat para desarrollar soluciones empresariales en futuras necesidades que puedan surgir, con total autonomía.
ESTANDARIZACIÓN DE PROCESOS
Se ha homogeneizado la entrada de información requerida para cada tipo de petición, minimizando el riesgo de recibir peticiones con datos incompletos.
COMUNICACIÓN AUTOMATIZADA
Se ha optimizado la comunicación en los procesos de solicitudes con flujos automáticos que implican sólo a las personas afectadas, sin necesidad de que el solicitante deba preocuparse sobre a quién enviar cada petición.
REPOSITORIO CENTRALIZADO
Eurecat dispone de un espacio de consulta del histórico de peticiones con su documentación asociada, y con permisos acorde al perfil del usuario para garantizar la seguridad en el acceso.
