Qué nos está funcionando y qué hemos mejorado de nuestra metodología OKR

Hemos estado usando la metodología OKR desde los comienzos de CrossPoint y en estos años hemos podido ir mejorando tanto la manera en la que diseñamos y gestionamos los objetivos y resultados clave como las herramientas que nos permiten optimizar esa gestión. En este post te contamos qué es lo que nos está funcionando bien, cómo nos ayuda Microsoft Viva Goals, y qué hemos aprendido y mejorado en nuestra trayectoria, por si te puede servir de referencia y ayudarte a mejorar los OKRs de tu organización.

Recientemente hemos finalizado las reuniones de seguimiento de los OKRs del tercer trimestre de 2023. Desde mi rol de responsable de experiencia de empleado tengo la suerte de poder asistir a estos encuentros como observador y facilitador de esta metodología OKR (lo que conocemos como la figura de OKR champion).

Para organizar estos encuentros 1:1, nuestro CEO Àngel Castejón agenda reuniones con los leads (si es posible en presencial y si no en remoto a través de Teams) y posteriormente cada lead se reúne con cada uno de los miembros de sus respectivos equipos. En ellas revisamos qué se ha hecho en el trimestre que estamos cerrando (objetivos cumplidos, obstáculos, temas pendientes…) y consensuamos lo que establecemos como OKRs para los siguientes tres meses.

Aunque ya nos encargamos de ir actualizando la evolución de nuestros propios OKRs, estos encuentros nos ayudan a levantar la cabeza y a analizar las cosas con perspectiva, ya que, en muchos casos, el día a día nos absorbe y no nos lo permite.

Tras varios años utilizando esta metodología de objetivos y resultados clave hemos podido hacer balance de lo que nos está funcionando y de los aprendizajes que nos han permitido mejorar la gestión que hacemos de los OKRs en CrossPoint. Vamos a ver algunos puntos que nos parecen interesantes.

¿Qué está funcionando?

• Utilizar Viva Goals para la adopción de los OKRs. Viva Goals nos resulta una herramienta muy intuitiva y fácil de usar. Para nosotros es nuestro punto de encuentro entre las prioridades estratégicas de la organización y los equipos, y nos permite dar visibilidad de los OKRs a todos los niveles (organización, equipos, personales…) para saber en todo momento de qué manera estamos sumando para un objetivo en común.
• Tener mayor foco. Hay momentos en los que dudas de por dónde avanzar o qué es más prioritario. El hecho de que cada uno de nosotros podamos tener fácil acceso, a través de Viva Goals, al registro de los hitos del trimestre que hemos consensuado, nos da la autonomía suficiente para decidir el siguiente paso, con la certeza de que vamos siempre por buen camino.
• Ser Flexibles. Nuestra estructura de OKRs no es rígida, sino que está abierta a cambios. El hecho de compartirla con todo el equipo de manera transversal nos permite detectar cuándo un objetivo no es el más adecuado o el más prioritario atendiendo a las necesidades del momento. Por ejemplo, si voy a arrancar un proyecto que sé que me va a llevar meses de trabajo y tengo claro que esa es la prioridad, cualquier otro objetivo aspiracional para ese trimestre no va a ser realista, así que adaptamos las previsiones a esa realidad siempre que sea necesario.
• Los CFRs (Conversaciones, Feedback y Reconocimiento). Los CFRs para nosotros son la clave del éxito de esta metodología. En los encuentros 1:1 no se trata de mirar una lista de tareas sacadas de DevOps y comentarla, porque eso es algo que ya se hace durante el trimestre, en nuestro día a día. Se trata de ir más allá, de crear un espacio seguro donde poder aportar nuestros propios puntos de vista y poner en común qué necesitamos para seguir creciendo y remando hacia los objetivos comunes.

¿Qué hemos aprendido y estamos mejorando?

Además de tener muy claro las muchas ventajas que nos proporciona trabajar con OKRs y gestionarlos con Viva Goals, también hemos detectado en nuestra trayectoria puntos de mejora que hemos ido abordando para optimizarlo. Aquí te dejamos algunos ejemplos de cosas que no nos funcionaban al 100% y que hemos ido mejorando.

• Los tiempos de definición de los OKRs. Cuando tienes un equipo con el que haces reuniones 1:1 es fácil que los plazos se te escapen de las manos y se alarguen en el tiempo. Por eso, ponemos mucho foco en esforzarnos para que esas reuniones de definición de los nuevos OKRs tengan lugar en la primera semana del inicio del nuevo trimestre. Si lo retrasamos, nos ‘comeríamos’ tiempo de ese trimestre y tendríamos menos días para alcanzar los objetivos que hemos marcado.
• Definir OKRs a nivel de equipo. Al inicio de nuestra andadura, cuando éramos pocos, era mucho más fácil conectar los OKRs individuales entre todos nosotros y sentirnos identificados con unos OKRs globales. Sin embargo, hoy ya somos más de 30 personas en el equipo, por lo que surge la necesidad de trabajarlos a nivel de equipo para focalizarlos, hacerlos más nuestros y cercanos.
• Documentación del proceso. En un entorno en remoto no podemos dar por sentado que todo el mundo está en la misma página. Por eso tenemos bien documentado toda la información necesaria sobre la metodología OKR, los procesos y la herramienta Viva Goals, en nuestro HabdBook interno, ubicado en la wiki de Azure DevOps.

¿En qué punto estamos?

Como comentaba al inicio de este artículo, ya han pasado algunos años desde que introdujimos los OKRs en la compañía, ¿Podríamos decir que ya hemos adoptado y afianzado totalmente esta metodología?

Estamos experimentando un proceso vivo y nos vamos adaptando. La empresa que éramos hace un año ya no es la misma que la que somos ahora. Lo que sí podemos asegurar es que trimestre a trimestre hemos ido mejorando y aprendiendo. Y esa es la mirada que vamos a mantener hacia futuro.

No sabemos cómo será CrossPoint dentro de un año, aunque algo intuimos. Pero de lo que estamos seguros es de que llegaremos allí de la mano, con las cosas claras, los objetivos sincronizados y la motivación que nos da saber que vamos por buen camino, que estamos sumando por un bien común y que todo lo que hacemos tiene un sentido.

Con este post queríamos compartir contigo algunos de los principales aprendizajes que hemos ido adquiriendo con nuestra experiencia con los OKRs. Si en tu organización ya seguís la metodología y queréis mejorarla, o tenéis interés en adoptarla, puedes echar un ojo a nuestro Curso de OKRs con Viva Goals, o contactar con nosotros para ver de qué manera podemos ayudaros.