Hay mucha literatura online sobre los OKR (Objective and Key Results), la metodología basada en alinear los objetivos personales y empresariales definiendo lo que se quiere alcanzar, cómo se va a conseguir, en qué plazo de tiempo y cómo se medirá el progreso. Así que con este post no te vamos a descubrir nada nuevo, pero sí queremos contarte cómo tener unos OKR bien definidos y monitorizados nos está permitiendo alcanzar nuestros objetivos de una manera organizada, transparente y eficaz.
Los OKR son uno de nuestros pilares más importantes a nivel organizativo y estamos muy satisfechos con cómo nos están funcionando. Con reuniones trimestrales de puesta al día y un planning común y accesible para todo el equipo, contamos con un valioso mapa muy claro, transparente y compartido por todos que dibuja no sólo el destino (adónde queremos llegar) sino también, y de manera importante, la hoja de ruta (qué vamos a hacer para conseguirlo y cómo lo mediremos).
Los agrupamos en cuatro áreas: mejorar como empresa, posicionar la marca, entrega de proyectos y producto propio. En cada una de ellas vamos estableciendo qué acciones llevaremos a cabo para alcanzar las metas marcadas, en qué plazo lo haremos y qué personas están implicadas. Lo revisamos cada tres meses en reuniones personales en las que medimos el progreso, actualizamos lo completado y establecemos metas para los siguientes tres meses.
Vamos a ver un poco más en detalle lo que conlleva esta metodología en la práctica, qué beneficios nos aporta y qué herramientas nos pueden ayudar a organizarnos mejor.
¿Qué son los OKR?
Pongamos que estableces con tu equipo el objetivo de ‘Crecer mucho durante el segundo trimestre’. Nadie te puede negar que sea un objetivo. Un objetivo deseable y compartido por todos, sin duda. Y además has puesto sobre la mesa, acertadamente, una meta temporal: tres meses. Tu equipo se vuelve al trabajo con esa idea en la cabeza: ‘venga, vamos a crecer mucho de aquí a diciembre’.
Se acaba el año y toca hacer balance. ¿Se han cumplido los objetivos? Uno, que ha hecho los cálculos, te dirá ‘Sí, hemos tenido un 2% de crecimiento en X’, cuando tú esperabas al menos un 25%. Claro, en realidad.. ¿cuánto es ‘mucho’? Otro te explicará que se intentaron poner en práctica varias estrategias y acciones pero ninguna de ellas ha funcionado. Alguno a lo mejor no supo ni cómo abordarlo. Y habrá incluso quien se quede callado, sin saber qué decir.
Algo ha fallado. Entre lo que tú tenías en mente y creías haber dejado claro, y lo que tu equipo ha interiorizado (y cómo lo ha abordado) hay un abismo. Y es que hay una carencia de base en el planteamiento del objetivo, dos preguntas sin respuesta:
- ¿Cuál es el OBJETIVO concreto que deseas alcanzar? ‘Crecer mucho’ es poco concreto y desde luego, nada medible.
- ¿Cuáles son los RESULTADOS CLAVE que se deben cumplir para confirmar si lo has alcanzado?
Estos son precisamente los dos elementos clave que llevan de serie los OKRs (acrónimo de Objective and Key Results). Una metodología que permite alinear los objetivos de la empresa con los individuales, hacer un seguimiento más efectivo y eficaz de las tareas y, en definitiva, favorecer que toda la empresa rema hacia la misma orilla al tener bien identificado el foco, con total transparencia.
¿Qué aportan los OKR a la empresa?
Vamos a ver un poco más en detalle los beneficios que nos proporcionan tener unos OKR bien definidos:
- Alineación. Como ya decíamos más arriba, la clave de los OKR es asegurar que los objetivos personales, de los equipos y de la empresa son compartidos y están sincronizados al mismo nivel.
- Transparencia. Los OKRs, tanto individuales como globales, son visibles para todo el equipo. Tener acceso a esta hoja de ruta es esencial para garantizar que se va por el mismo camino. Además, es común que los resultados claves impliquen a más de una persona a la vez, por lo que es importante tenerlo todo bien definido y accesible. En este sentido, una buena herramienta de organización será de gran ayuda, como veremos más adelante.
- Foco. Al definir los objetivos al detalle y priorizarlos, nos aseguramos de que estamos enfocados en aquello que aporta más valor y que realmente nos ayudará a cumplir los retos establecidos. Quien mucho abarca, poco aprieta. Y en este caso es mejor abarcar menos, pero abarcarlo bien, y con la certeza de que el foco es el adecuado.
- Concreción. Establecer al detalle los resultados clave y las acciones que llevaremos a cabo para alcanzar cada objetivo en un plazo establecido, nos permite avanzar sobre seguro, sabiendo que estamos dando los pasos correctos, no dando tumbos. Y con la seguridad de que en la siguiente reunión de balance podremos dar cuenta del trabajo hecho, porque son tareas que se consensuaron previamente, y valorar lo conseguido, porque se ha medido.
Por ejemplo, pongamos que uno de los objetivos es el posicionamiento de marca de la empresa, que canalizaremos a través de publicaciones de post en el blog. ¿Cuántas publicaciones haremos y con qué frecuencia? Definiendo este punto sabremos cómo lo abordaremos .Y ¿cuántos usuarios queremos que lean los post cada mes? Dando respuesta a este resultado clave de tráfico web podemos medir si lo hemos cumplido.
Herramientas para organizar los OKR
Se trata una metodología cada vez más extendida, y prueba de ello es que plataformas como Microsoft 365 ya incorporan herramientas propias para la gestión de los OKRs, con la recién lanzada Viva Goals, una solución que ordena y visibiliza los objetivos compartidos por la empresa, permitiendo alinear las prioridades y conocer el estado de las tareas asociadas y el progreso global de manera integrada en Microsoft Teams.
Esta funcionalidad de planificación de Viva Goals tiene un coste asociado de licencia. No obstante, existen otras herramientas ya integradas en Microsoft 365 que permiten realizar una gestión eficaz de los OKRs sin incurrir en gastos extra. Con Planner puedes generar depósitos para cada área de actuación, tarjetas para los objetivos y, en el detalle de cada una de ellas, las acciones concretas que se van a realizar para alcanzarlos. Puedes marcar los plazos, asignárselos a las personas correspondientes, añadir los documentos y archivos asociados y generar conversación en el apartado de comentarios. Y realizar búsquedas filtradas por persona, tema, etc…
Con este post queríamos aportar nuestra visión y experiencia en el uso de los OKR, porque somos firmes defensores de la metodología y porque nos está dando muy buenos resultados. Esperamos que te haya resultado interesante y te pueda ayudar con la configuración de los objetivos en tu empresa.
Imagen destacada: Foto de Sean Robertson en Unsplash
