Son muchas las herramientas que permiten a las empresas digitalizar y automatizar tareas repetitivas y manuales para tener control total sobre toda la actividad de la organización, al gestionarla de manera centralizada y compartida en la nube. Hoy te contamos cómo hemos optimizado ese control de la actividad internamente usando las notificaciones automáticas de Power Automate en Teams.
En la gestión global de una empresa hay que atender a numerosos frentes, y cualquier desviación o incorrección puede poder en riesgo la productividad, la experiencia de empleado y la propia estabilidad de la empresa, incurriendo en pérdidas económicas.
Un sistema de avisos que permita detectar cualquier situación de posible peligro da el poder para actuar de forma proactiva. Vamos a ver algunos ejemplos prácticos. El único requisito previo es instalar la aplicación de Power Automate en Teams.
Avisos críticos en la gestión de proyectos
Tener a una persona revisando personalmente y uno por uno las horas contratadas con clientes, los vencimientos de contratos o pagos, etc… es muy costoso. En nuestro caso hemos automatizado avisos personalizados de fechas de vencimiento próximo o de bolsas de horas que se agotan, para estar al día y evitar que se produzca cualquier incidencia. También puedes contar con alertas en las encuestas de satisfacción de Customer Voice, de manera que detectes cualquier feedback que pueda ser señal de alarma (si la valoración es baja, por ejemplo). De esta forma, podemos trabajar tranquilamente sin tener que estar pendientes ni gastar tiempo, con la tranquilidad de que si algo sucede, nos enteraremos y podremos intervenir.
Notificaciones en las imputaciones de horas
La imputación de horas a veces se convierte en un quebradero de cabeza, tanto para quien tiene que entrar los registros como para quien controla si se han hecho adecuadamente. Cualquier descuadre diario o en el cierre de mes puede ser fatal para la gestión de los proyectos y la facturación. Hemos solventado esta necesidad de control con avisos personalizados de Power Automate en Teams que alertan tanto de imputaciones no enviadas o incorrectas, como de la necesidad de dejar todo registrado el último día del mes. Y nos evitamos de nuevo tener a una persona invirtiendo tiempo en este seguimiento.
Refuerzo del feedback positivo
Ya hablamos hace unas semanas de cómo trabajamos internamente la promoción de una cultura de feedback positivo, principalmente a través de nuestra aplicación de kudos creada con Power Apps. Favorecemos así la comunicación entre el equipo, especialmente importante al trabajar en remoto. Además, al automatizar las notificaciones, nos aseguramos de que los compañeros reciben mensajes instantáneos en Teams cuando tienen nuevos mensajes, y recordatorios cuando lleven tiempo sin enviar kudos. De esta forma, facilitamos un flujo continuo.
Además, se envía cada viernes el Pulso Semanal, para que los compañeros compartan qué tal ha ido la semana. Los resultados se recogen en informes de Power BI con los que conocer en tiempo real el sentir general del equipo. Recibir una puntuación demasiado baja puede desencadenar una alerta de Power Automate que nos permite detectarlo e intervenir proactivamente si es necesario, para cuidar la experiencia del empleado en todo momento.
Como punto extra, cualquier compañero puede acceder a la herramienta y configurar sus propias notificaciones automatizadas sin necesidad de tener conocimientos de desarrollo. Sin ir más lejos, yo misma, que me dedico a Comunicación y Marketing, he podido crear un aviso que se repite cada final de mes para recordarme hacer los informes estadísticos de tráfico a la web. Esto nos da al equipo una enorme autonomía y facilidad para optimizar nuestros propios procesos de departamento.
Con este post queríamos compartir algunos ejemplos prácticos sobre cómo conseguimos tener el control sobre todo lo que pasa en la empresa, detectar situaciones de riesgo, garantizar que los procesos se desarrollan de manera correcta y, en definitiva, mantener vivo el ritmo de trabajo y de interacción con el equipo gracias a las notificaciones automatizadas de Power Automate en Teams. Esperamos que te hayan servido de inspiración para optimizar el funcionamiento de tu propia organización.
