Si hablamos de análisis de datos, Excel y Power BI son sin duda dos de las herramientas más conocidas. Hay una duda muy común en cuanto a cuál de las dos es mejor o más recomendable para la gestión y explotación de los datos. Por eso hoy queremos exponer sus principales diferencias y aclarar en qué casos es mejor una u otra, además de añadir a un tercer personaje que nos puede ayudar mucho en este escenario: Jet Reports. Vamos a verlo en detalle.
Excel: el viejo amigo
Hay muchas bromas que circulan en internet donde se dice que Excel sujeta el mundo entero, y no me extraña. Es una herramienta que lleva con nosotros desde 1985 y actualmente viene incluida en la suite de Office. Es muy versátil, ha sido el pilar del análisis de datos en oficinas durante muchísimas décadas. Su fortaleza radica en la capacidad de manejar y manipular datos en hojas de cálculo, realizar cálculos complejos, crear gráficos y llevar a cabo tareas de contabilidad.
Excel es excelente para el análisis de datos individuales y proyectos que no requieren un manejo extensivo de datos. ¿Quién no conoce el típico “BUSCARV” o “VLOOKUP”? Lo mejor de Excel es que sigue evolucionando, incluyendo características como Power Query, VBA, etc., ampliando la capacidad más allá del manejo básico de datos, es decir que sea algo más que una hoja simple de cálculo.
Power BI: La revolución en la visualización y análisis de los datos
Recuerdo que hace más de 6 años todo el mundo me hablaba de Tableau y me decía que debía enfocarme en dicha herramienta, pero para mi tenía más atractivo Power BI, sobre todo orientado a negocio, y sin duda acerté.
Esta herramienta de Business Intelligence de Microsoft se creó en 2015 y pertenece a la suite de Microsoft Power Platform y ahora también al conjunto de servicios de datos de Microsoft Fabric. Es la herramienta líder en el mercado durante varios años consecutivos, según el cuadrante mágico de Gartner para Plataformas de Análisis y Business Intelligence.
Es una herramienta muy potente que te permite integrar diferentes fuentes de datos, transformarlos y presentarlos en dashboards interactivos o incluso paneles de control formados por varios gráficos de diferentes informes. Está diseñado para manejar grandes volúmenes de datos y proporcionar insights en tiempo real. Esto sin duda es crucial para la toma de decisiones basadas en datos en las empresas.
Diferencias entre Excel y Power BI
Es normal alguna vez toparse con la tesitura de cuándo elegir Excel y cuando Power BI. De hecho, suele ocurrir a clientes del entorno financiero cuando dicen que necesitan análisis, pero también la versatilidad de introducir comentarios o hacer cálculos. Para ayudar a la decisión de cuándo elegir una u otra, vamos a analizar sus diferencias clave:
- Manejo de datos. Excel puede llegar a tener un máximo de 1.048.576 filas. Aunque parezca mucho, se nota un pérdida de rendimiento cuando se incorporan ya más de 100.000 filas y se hacen cálculos, visualizaciones y sobre todo macros, lo que provoca que el fichero pierda mucho rendimiento y analizar se vuelva una odisea. Sin duda, Power BI es superior cuando se trata de manejar grandes conjuntos de datos y de múltiples orígenes. En cambio Excel es ideal para hacer análisis de datos a mucha menor escala.
- Visualización de Datos. Sin duda aquí el rey es Power BI, ya que ofrece capacidades avanzadas de visualización y dashboards interactivos, superando a Excel en este aspecto. Para el análisis a través de la visualización de datos sin duda se debería usar Power BI aunque puede que haya una excepción y nos haga dudar de una solución intermedia y esta es Excel con Jet Reports.
Jet Reports Es una herramienta de la suite de Jet Anaytics diseñada para integrarse con Excel y proporcionar capacidades de BI y reportes financieros. Es ideal para usuarios que están muy cómodos con Excel, pero requieren funcionalidades adicionales, como acceso a datos de sistemas ERP, creación de reportes financieros complejos, etc.
Sin duda, es una solución que se plantea para conectar con Microsoft Dynamics 365 a través de Jet Analytics, que permite el almacenamiento de datos con modelos establecidos o cubos OLAP preconfigurados donde se establecen plantillas de datos diseñadas para trabajar con Dynamics. Esto facilita a los usuarios empezar rápidamente con análisis y reportes sin la necesidad de construir todo desde cero.
- Actualizaciones en tiempo real: Un punto para Power BI, ya que permite integraciones que actualizan los datos en tiempo real de una forma muy sencilla de construir y Excel no cuenta con esa funcionalidad de forma nativa. ¿Recordáis las típicas películas de hacking donde se muestra un panel lleno de gráficos en un monitor en tiempo real? Yo, sin duda, lo haría con Power BI.
- Colaborar y Compartir: Power BI permite que distintos usuarios vean el mismo informe y puedan compartirlo pudiendo poner notas, hacer mención en Teams, realizar sus propios paneles a través de objetos visuales de distintos dashboards, etc. Considero que Excel se suele compartir más o se suele usar Excel Online para realizar cálculos que necesitan interacción de varias personas, cálculos rápidos o análisis donde una tabla con un simple “CONTAR.SI.CONJUNTO” o “COUNTIFS” te devuelve el resultado esperado y puntual que se busca.
- Transformación de datos: Mientras que Power BI utiliza el lenguaje DAX y Power Query para la transformación de datos, ofreciendo capacidades avanzadas, las fórmulas de Excel están más orientadas a usuarios finales o de negocio. En este sentido, la diferencia de enfoque es clave: Power BI está diseñado para usuarios con conocimientos técnicos especializados en análisis de datos, aunque sin el requerimiento de ser expertos en BI, dada su facilidad de uso. Por otro lado, Excel, con su enfoque en fórmulas y funciones más accesibles, es ideal para usuarios de negocio que buscan realizar análisis y transformaciones de datos sin necesidad de un conocimiento técnico avanzado. Esto hace que Power BI sea más adecuado para tareas de transformación de datos complejas y a gran escala, mientras que Excel es preferible para manipulaciones de datos como tal más sencillas y directas.
Entonces ¿cuál elijo? ¿Excel, Excel con Jet Reports o Power BI?
La elección entre Excel, Excel con Jet Reports o Power BI depende de tus necesidades específicas en cuanto a análisis de datos, el nivel de complejidad y volumen de los datos, así como la experiencia y habilidades del usuario.
Usa Excel cuando:
- Necesites realizar análisis de datos con cálculos rápidos y a pequeña escala o manejo de hojas de cálculo.
- Requieras cálculos y manipulaciones de datos que no son excesivamente complejos.
- Necesites dinamismo para hacer comprobaciones analíticas en base a cálculos de forma espontánea sin tener una estrategia definida continua donde se repita siempre el mismo proceso.
- No necesites integrar grandes volúmenes de datos de múltiples fuentes.
- No tienes habilidades técnicas para poder construir modelos de análisis que permitan analizar diferentes casuísticas.
Opta por Excel con Jet Reports si:
- Requieres elaborar reportes financieros detallados y específicos, especialmente utilizando datos de sistemas ERP como Microsoft Dynamics 365.
- Necesitas una herramienta que combine la familiaridad y flexibilidad en los cálculos de Excel con capacidades mejoradas de reporte y análisis.
Elige Power BI para:
- Manejar y analizar grandes volúmenes de datos provenientes de múltiples fuentes.
- Realizar un análisis establecido y continuo con origen de datos de Dynamics 365.
- Crear visualizaciones avanzadas y dashboards interactivos para una mejor interpretación y presentación de datos.
- Facilitar la colaboración y compartición de insights en tiempo real dentro de tu organización.
- Realizar análisis más complejos y profundos, aprovechando funcionalidades como DAX y Power Query.
- Ganar agilidad a la hora de cruzar los datos, segmentarlos, entenderlos y poder tomar mejores decisiones para tu negocio en base a ellos.
Como conclusión, Power BI es una solución clave para las necesidades de datos y análisis y Excel para cálculos en datos de forma más dinámica, sin establecer un esquema estático de continuo uso. No obstante, tu elección debe basarse en evaluar las necesidades de análisis de datos, los recursos, habilidades disponibles en el equipo o contratadas y los objetivos a largo plazo de tu organización en cuanto a Business Intelligence.
Si te quedan dudas, contáctanos y vemos de qué manera podemos ayudaros.
