Hoy nos gustaría compartir contigo un ejemplo real de cómo configurar las herramientas de trabajo online y colaborativo con Microsoft 365 y Teams para entidades nonprofit en un escenario complejo. Lo haremos a través del caso práctico de Federació Allem, que agrupa 17 organizaciones sin ánimo de lucro dedicadas al apoyo de personas con discapacidad intelectual, cada una con sus propias herramientas y diferentes áreas de acción y equipos a coordinar.
Nuestro equipo ha ayudado a Allem a definir un espacio de trabajo común en Teams y a integrar las aplicaciones de Microsoft 365 necesarias para sus tareas del día a día de forma organizada y sincronizada. Vamos a ver cuáles eran los requerimientos y retos, y cuál la solución que hemos propuesto.
Ante la necesidad de canalizar y coordinar las acciones de los 17 integrantes de la federación, Allem decidió desde un inicio usar Microsoft 365 y Teams, todo un acierto. Pero se enfrentaban a algunas dudas y dificultades:
Ante estas dudas, necesitaban no solo soporte técnico, sino el conocimiento transversal de todas las áreas de la plataforma para conseguir una solución sin fisuras que permitiera avanzar de manera efectiva y cubrir sus necesidades. Al plantearnos el reto, hicimos un análisis inicial del cual extrajimos las siguientes necesidades a responder:
Una vez tuvimos claros estos aspectos, definimos el proceso de resolución del espacio de trabajo en Microsoft Teams para entidades nonprofit de la siguiente manera:
1.Sentamos las bases. Nos aseguramos de que los recursos internos de la federación estaban correctamente definidos y estructurados: revisamos la estructura de documentos de SharePoint, la nomenclatura de las cuentas de usuario, los mecanismos de seguridad del tenant... Y propusimos la implantación de Microsoft Intune, para simplificar determinados accesos y configuraciones. El objetivo: garantizar que el crecimiento se haga sobre una base sólida, siguiendo los objetivos definidos en un inicio, a la vez que optimizamos las licencias ya existentes.
2.Definimos el espacio de trabajo. Gerenamos un equipo de trabajo en Teams con un único canal (General) y las siguientes pestañas:
3.Estandarizamos y planificamos el acceso. Nos aseguramos de que todas las entidades contasen con un tenant de Microsoft 365, facilitando el acceso a los recursos mediante el rol Invitado para todo el mundo por igual. Además, aprovechamos las licencias gratuitas de Microsoft para entidades nonprofit, que incluyen la suite completa de Microsoft 365, aplicaciones Cloud y de escritorio, además de características avanzadas de seguridad, tanto para Allem como para todo el ecosistema de colaboradores.
4.Documentamos. Pensando en replicar el proceso para las 17 entidades, y en la escalabilidad futura, documentamos el proceso de consultoría, la configuración y la experiencia de usuario, así como las buenas prácticas de configuración del tenant en materia de seguridad. Eso permite tener un marco claro, por ejemplo, por parte del personal de Allem de cómo deben configurar los recursos, y por parte de los usuarios finales, de qué experiencia pueden esperar.
5.Desplegamos. Finalmente definimos un proceso de acompañamiento y soporte a la creación y configuración de los recursos necesarios en las entidades (tenant), y de onboarding al licenciamiento. Planificamos las sesiones de formación en Microsoft 365 y otras actividades de apoyo funcionales para garantizar que todos los usuarios de la organización conocen cómo acceder y cómo interactuar con los equipos, canales y pestañas, dotándolos de la autonomía necesaria para seguir avanzando.
Con el post de hoy queríamos mostrar mediante un ejemplo práctico una propuesta de espacio de trabajo con Microsoft 365 y Teams para entidades nonprofit con estructuras complejas, como es el caso de Federació Allem. Esperamos que lo hayas encontrado interesante o útil. Contacta con nosotros si crees que te podemos echar una mano, necesitas resolver alguna duda o quieres profundizar en el tema.
