En el post anterior te contábamos nuestra experiencia con el trabajo en remoto durante los últimos años. Siguiendo con esta temática, nos gustaría complementar esta información con algunos consejos y herramientas para que tu día a día con el teletrabajo sea lo más eficiente posible.
Es evidente que la herramienta básica que necesitaremos para poder trabajar desde casa tiene que permitir comunicarnos de forma ágil con nuestros compañeros, colaboradores y clientes. Cierto es que ya disponemos de nuestro correo electrónico para tal propósito, pero en este caso precisaremos de una herramienta que permita la comunicación en tiempo real, dotada de funcionalidades de videollamada y posibilidad de compartir nuestra pantalla, entre otras.
Dicha herramienta esta en boca de todos últimamente, y no es otra que Microsoft Teams. Además de las características comentadas anteriormente, Teams nos permitirá compartir documentos, mantener conversaciones privadas o en grupo, así como la interacción con otras aplicaciones sin tener que salir de la aplicación, ya sean propias de Microsoft, tales como Power BI, Dynamics 365 o Planner, o incluso de terceros, como por ejemplo Trello o Jira. Gracias a esta última funcionalidad, Teams se está convirtiendo en nuestra oficina móvil, un hub que nos permitirá conectar personas, documentos y aplicaciones.
Cabe destacar que aunque Teams es una gran herramienta, debe utilizarse con cautela y sentido común. De nada nos servirá estar conectados en tiempo real con nuestros compañeros, si esto nos impide hacernos cargo de nuestro trabajo y responsabilidades. La clave pues, como la mayoría de cosas en esta vida, está en buscar el equilibrio. Debemos respetar el tiempo de nuestros compañeros, interrumpiéndoles únicamente cuando sea necesario, aunque por otro lado, también es importante mantener conversaciones, normalmente en grupo, comentando y debatiendo temas incluso externos a nuestro trabajo.
Bien, ahora ya estamos conectados, pero en algunos casos se nos planteará la necesidad de realizar acciones que ayuden a nuestra audiencia, tales como zoom o anotaciones en pantalla. Teams no dispone por el momento de esta funcionalidad, por lo que por el momento tenemos que complementarlo con otra aplicación, ZoomIt, muy recomendable sobre todo cuando estamos haciendo sesiones de formación.
Si estamos realizando labores de soporte, en muchas ocasiones la persona al otro lado necesitará compartir su pantalla con nosotros para evaluar la incidencia conjuntamente. En los casos en que dicha persona no disponga de Teams, ya sea por desconocimiento o porque simplemente no dispone de cuenta de Microsoft, nuestra recomendación es utilizar los programa AnyDesk o TeamViewer, ambos disponen de una versión gratuita.
Sin duda, este es otro de los aspectos clave que influye en la productividad del trabajo en remoto. Es evidente que trabajando desde casa, las distracciones son mayores que si trabajamos en la oficina. Nosotros y solo nosotros podemos controlar estas distracciones, pero existen herramientas que pueden ayudarnos a no caer tan fácilmente en la tentación. La herramienta que recomendados en este caso es Forest, que utiliza la técnica Pomodoro para dividir el tiempo de trabajo en intervalos productivos sin interrupción, e intervalos de descanso, normalmente de 25 y 5 minutos respectivamente. De la misma forma que es esencial mantener periodos productivos sin interrupciones, igual o mas importante es mantener periodos de descanso, Podemos instalar esta aplicación en nuestro smartphone o bien instalar una extensión en el navegador Chrome.
Existen muchas aplicaciones que utilizan la técnica Pomodoro, pero esta aporta un matiz especial, y es que la aplicación está pensada como un juego, en el cual tenemos que plantar nuestro bosque. Si abandonamos durante los intervalos de tiempo productivo, los árboles mueren, mientras que si persistimos, conseguimos monedas para plantar nuevos tipos de árboles. Pero aún va mas allá, y es que Forest colabora con la ONG Trees for the future, y podemos invertir nuestras monedas ayudando a esta organización, que promueve la plantación de árboles en zonas deforestadas.
El trabajo en remoto normalmente viene acompañado de flexibilidad horaria, un aspecto muy valorado por los trabajadores en los últimos años, pero cuidado, ya que puede convertirse en un arma de doble filo. Es esencial que nos marquemos un horario de trabajo, de la misma forma que lo haríamos en la oficina. Este puede ser flexible, sí, pero es muy importante establecer límites, ya que en caso contrario, nuestra vida profesional terminará por mezclarse, o incluso peor, sustituir a nuestra vida personal.
Para planificar las tareas pendientes os recomendamos la aplicación To Do, incluida en cualquier licencia de Office 365. To Do nos permitirá crear tareas tanto personales como compartidas, establecer recordatorios y fechas de vencimiento, así como añadir archivos y crear pasos. Tanto las tareas que nos asignen desde Planner, como las ya conocidas Tareas de Outlook, se integran directamente con To Do, por lo que dispondremos de un único lugar desde el cual podremos controlar todas nuestras tareas.
Tan importante es planificar bien el día mediante tareas, como imputar el tiempo invertido en estas, para poder reportarlo después a nuestros responsables o clientes. Para tal propósito, podemos utilizar repositorios de datos propios de Office365, como Sharepoint, complementándolo con una aplicación para facilitar la entrada de datos, como por ejemplo, nuestro producto CrossTimeSheet. No obstante, existen otras aplicaciones fuera del contexto de Office365, y nuestra preferida es Timely, que nos permite realizar la imputación de horas de forma muy ágil, a través de un calendario, y con la posibilidad de agrupar las horas por cliente y proyecto.
La correcta implementación de los 3 anteriores puntos, comunicación, concentración y planificación, junto con nuestra propia actitud, darán lugar a que nuestra productividad en la modalidad de teletrabajo sea la adecuada. No obstante, ahí van algunos consejos adicionales para conseguir nuestro objetivo.
Es primordial disponer de un espacio de trabajo habilitado para tal propósito dentro de tu casa, preferiblemente con mucha luz, y con el mínimo acceso posible a distracciones, tales como la televisión, o la nevera. Mantén tu puesto de trabajo ordenado, con herramientas al alcance de tu mano para realizar tus tareas habituales.
Aunque uno de los puntos mas atractivos del teletrabajo es la posibilidad de ir en pijama, lo debemos evitar a toda costa. Aunque estemos trabajando desde casa, tenemos que mantener la profesionalidad de cara a nuestros compañeros y clientes que tal vez no disponen del privilegio de trabajar desde casa, sobretodo, en las videollamadas. Evidentemente, tampoco es necesario estar por casa con traje y corbata.
¿Quieres conocer al final del día en que has gastado tu tiempo y si realmente has sido productivo? Puedes utilizar herramientas como MyAnalytics, de Microsoft, o otras externas a Office365, como RescueTime. En ambos casos, recibiremos informes periódicos que nos indicarán las tareas en las que solemos invertir más tiempo, colaboradores habituales, y también el periodo de tiempo que disponemos para concentrarnos, así como el tiempo que solemos utilizar para reuniones o visitas.
Esperamos que estos consejos te sirvan para mejorar tu trabajo en remoto y la conciliación con tu vida personal. Y tú, ¿te animas a compartir algún consejo o herramienta con nosotros?
