Una de las dudas que nos plantean a menudo es cómo conseguimos organizar el onboarding siendo una empresa 100% en remoto. Coordinar a los implicados, gestionar los dispositivos y herramientas, ordenar las tareas y comprobar que se cumplen… El proceso es complejo para cualquier empresa, sea en formato presencial o teletrabajo. Pero cuando la persona trabaja desde casa, ofrecerle una buena employee experience se convierte en un reto aún más complejo. En CrossPoint hemos conseguido afianzar un proceso de onboarding automatizado, bajo control y fácil gracias a Microsoft 365, con muy buen resultado. Te lo contamos en este post.
Muchas veces buscamos recursos fuera de casa sin saber que ya tenemos a nuestro alcance la solución que necesitamos. Lo comentábamos hace unas semanas con el post sobre las licencias de Microsoft 365: desde la más básica y sin necesidad de grandes inversiones contamos con herramientas que nos pueden dar muchas alegrías si las integramos adecuadamente.
Y no lo decimos por decir, sino por experiencia propia, y el onboarding con Microsoft 365 es un buen ejemplo. Hemos combinado listas de Sharepoint con tareas de Planner y flujos de Power Automate, y conseguimos gestionar, automatizar y controlar los procesos de incorporación de nuevos compañeros.
Tres ingredientes principales para el onboarding con Microsoft 365 en remoto
Cualquier persona que empieza un nuevo trabajo se encuentra de repente con muchas cosas nuevas a las que atender. No solo el propio papel que desempeñará en esa nueva empresa, sino también conocer las herramientas, procedimientos, cultura de la empresa… Poniéndonos en la piel de ese nuevo compañero, entendíamos que lo primordial era listar todas las tareas para tener visibilidad de los pasos a dar, y posteriormente ordenarlos.
Para empezar, nuestro compañero Albert, Azure Architect del área de Modern Workplace, generó una lista de Sharepoint para el checklist inicial. En ella detalló la información más importante de cada tarea a completar: plazo, departamento implicado, asignación, información y enlaces a recursos, y persona de contacto.
Con esta lista completa de tareas conseguimos una primera visión del alcance del proceso. El siguiente paso era convertir estas necesidades en tareas a las que pudiésemos dar seguimiento, buscando optimizar al máximo el procedimiento y ahorrar tiempo.
Lo conseguimos transformando el checklist de manera automática en un plan de tareas de Microsoft Planner. ¿Cómo? Con Power Automate, la herramienta de Power Platform que permite generar flujos en línea y ahorrar tiempo automatizando acciones rutinarias como el envío de correos o aprobaciones, entre otros muchos.
Así pues, nuestro compañero Miquel, Technical Architect del área de Power Platform, configuró los flujos de Power Automate para traducir cada fila de la lista de Sharepoint en una tarea, de manera fácil al trabajar en el propio ecosistema de Microsoft 365, sin necesidad de conectores o desarrollos extra. Gracias a estos flujos automatizados, la lista completa se traduce de manera inmediata en una vista de planificación de Microsoft Planner, como la siguiente:
Por si no estás familiarizado con esta herramienta, Microsoft Planner es un software de gestión de tareas y productividad que, a modo de tablero Kanban, permite listar las tareas por diferentes depósitos (temáticas, estado de la tarea, fecha, …) y hacer seguimiento de las mismas. La tarjeta de cada tarea incluye información como la descripción del propio ítem, tags, fecha de inicio y finalización, enlaces a recursos como documentos o links, y área de conversación.
Facilitando la experiencia de todas las partes implicadas
Con esta combinación de herramientas, facilitamos el trabajo de todas las partes implicadas. Por un lado, cada nuevo compañero que se incorpora al equipo se encuentra con una planificación detallada y ordenada de cada una de las tareas que ha de cumplir para completar su aterrizaje en la empresa con una visión global de todo el procedimiento. Es más: en cada tarea cuenta con los recursos necesarios para favorecer su autonomía: enlaces a manuales, a recursos corporativos, vídeos tutoriales…
En nuestro caso hemos sumado un cuarto ingrediente a esta receta de onboarding con M365, haciendo uso de la plataforma de vídeo de Stream de Microsoft 365, de la que ya os hablamos hace unas semanas. Para cada una de las tareas, hemos subido un vídeo tutorial con información básica sobre los pasos a dar, facilitando de esa manera el acompañamiento y la autonomía del nuevo compañero.
Por supuesto, echamos también mano de Microsoft Teams, nuestra nave nodriza en cuanto a oficina en la nube. Allí, en el canal de onboarding, centralizamos el acceso tanto a los diferentes Planners como a los vídeos de Microsoft Stream.
Lo cierto es que estamos muy satisfechos con el sistema que hemos generado en nuestro Modern Workplace automatizando el onboarding con Microsoft 365. Y no solo por lo que ayuda a mejorar la employee experience, sino también por el ahorro de tiempo internamente al gestionarse todo de manera automática.
Complementamos esta gestión con Intune, la herramienta de M365 que permite al departamento IT administrar los dispositivos y el software de forma centralizada y del que ya te hablamos en este post sobre cómo facilitar el onboarding con Intune.
Estas son, en resumen, las ventajas que obtenemos con esta solución de onboarding automatizado y bajo control en el ecosistema de Microsoft 365:
- Facilitar la employee experience de las nuevas incorporaciones, detallando y organizando las tareas a realizar en un tablero de Planner
- Dotar de autonomía al nuevo empleado, que cuenta con acceso a todos los recursos de Sharepoint y a vídeos tutoriales de Stream de forma centralizada
- Ahorrar tiempo de gestión de cada nuevo proceso de onboarding al contar con los flujos de Power Automate que generan automáticamente el Planner
- Tener visibilidad y transparencia de cómo avanzan los diferentes procesos de onboarding, especialmente cuando existen dependencias entre tareas asignadas a diferentes compañeros
- Hacer acompañamiento online del nuevo compañero a través de Teams, con comunicación directa e instantánea e integración del resto de herramientas del proceso en una misma plataforma.
Con este post queríamos darte una pincelada más de cómo sacar partido a las herramientas de Microsoft 365 en escenarios tan esenciales como puede ser la bienvenida a nuevos miembros del equipo. Un objetivo crítico para cualquier empresa, pero de especial importancia en caso de organizaciones en remoto. Si tienes alguna necesidad o duda en este aspecto, contacta con nosotros siempre que quieras y te ayudaremos en lo que esté en nuestra mano. ¡Hasta el próximo post!
