'El tiempo es oro', dice el refrán popular. También cierto en el mundo de la empresa en el que cada vez más, los trabajadores buscan maneras de maximizar la productividad, invirtiendo el máximo tiempo con lo que aporta más valor y resultados.
En el caso de los vendedores o comerciales, una manera de optimizar este tiempo y reducir tareas administrativas es aprovechar las nuevas funcionalidades de Inteligencia Artificial (IA) que Microsoft pone a disposición a través del asistente Sales Copilot: un nuevo servicio presentado el pasado mes de julio, que incluye el antiguo Viva Sales (Teams y Outlook) y añade capacidades suplementarias de IA directamente en el Centro de Ventas de Dynamics 365 Sales.
Es de fácil adopción ya que se integra en herramientas de uso común como Microsoft 365 Outlook y Teams, además del propio Dynamics 365 Sales, aunque también puede conectarse con Salesforce CRM.
Partiendo de la base que Sales Copilot es gratuito para usuarios con licencias Dynamics 365 Enterprise y Premium, ¿qué tal si lo probamos? Hagamos un repaso a sus funcionalidades y veamos algunas recomendaciones para sacarle el máximo partido.
Gracias a la IA, Sales Copilot te proporciona resúmenes de los correos electrónicos (super práctico en los largos hilos para ponerse al día sin tener que revisar cada uno de los emails). Además tienes la posibilidad de ver las citaciones a las que hace referencia cada parte del resumen, y puedes incluso guardar el resumen en formato 'nota' relacionándolo al contacto que tú elijas en CRM (y editarlo posteriormente si necesario).
También te permite escribir y responder correos electrónicos rápidamente con las sugerencias automáticas de contenido de emails basada en información existente en tu CRM. En otras palabras, te propone un texto generado con IA que puedes copiar automáticamente y editar para lanzar o responder correos de los clientes.
Para guardar cualquier email o reunión en Dynamics 365 para un futuro seguimiento del cliente sólo hay que usar el botón 'Guardar en Dynamics 365' y relacionarlo con el registro correspondiente. De esta manera, podrás acceder a todo el historial de interacciones realizadas en el CRM.
Por otra parte, y sin necesidad de salir de Outlook, puedes identificar y ver qué contactos son conocidos por tu organización y editar su información. La ventaja es que los formularios de Sales Copilot son configurables por un administrador, que puede definir campo por campo (también los personalizados) si tú, como usuario, puedes o no editar este campo.
También puedes identificar los nuevos contactos y añadirlos fácilmente como nuevos registros en CRM. El sistema usará dentro de lo posible las informaciones existentes en la firma del email para rellenar automáticamente el formulario de creación de contacto (aunque de momento sólo funciona en inglés).
Además, te permite añadir notas privadas a nivel de contactos para ayudarte a recordar detalles personales importantes sobre el cliente (que le gusta hablar de comida o que se va de vacaciones una semana a Japón, por ejemplo). Lo interesante aquí, es que estas notas son de uso personal, por lo que no son compartidas con nadie, ni tampoco sincronizadas con Dynamics 365.
Nos ha sorprendido que Sales Copilot en Outlook no permita crear un lead o oportunidad en CRM directamente desde Outlook (como sí lo permite Dynamics App for Outlook). Microsoft ya ha confirmado que está en su roadmap pero aún no sabemos cuando estará disponible, esperemos que pronto para evitar tener que duplicar contactos/leads en CRM.
Y hablando de Dynamics App for Outlook, te has fijado que muchas de las funcionalidades Sales Copilot ya estan en Dynamics 365 Apps for Outlook? ¿Pretende Microsoft sustituirlo?
Parece ser que Microsoft propone a los usuarios de Dynamics 365 Apps for Outlook pasarse poco a poco al uso de Sales Copilot, donde pretende seguir añadiendo mejoras para aumentar la productividad del vendedor. Toma nota de lo que sí puedes hacer en Dynamics 365 Apps for Outlook y que no está disponible en Sales Copilot todavía:
¿Entonces, a día de hoy qué se espera de nosotros? Básicamente que instalemos y empecemos a usar Sales Copilot, y que si fuera necesario y en según qué contexto sigamos usando D365 Apps for Outlook (ya que como son aplicaciones independientes, pueden usarse al mismo tiempo).
Si de colaborar se trata, Sales Copilot en Teams va a ser tu mejor aliado. Con la nueva funcionalidad Espacios de colaboración puedes crear automáticamente desde Outlook un espacio de trabajo en Teams dedicado a un cliente o oportunidad en el que tú y tus compañeros o managers podréis discutir y comentar cómo enfocar una reunión con cliente o revisar condiciones de una oportunidad, por ejemplo.
Dicho espacio de trabajo consta de un equipo (existente o nuevo) en Teams y diferentes canales que se pre-crean copiando una estructura de 'plantilla de Sales Copilot' definida. Además, en cada canal, encontrarás dónde guardar documentos o notas y consultar y modificar directamente informaciones del registro en Dynamics 365.
Pero la magia no termina aquí. Durante una reunión en Teams, el asistente de Sales Copilot ofrece un resumen del contenido tratado, con lo que nos evita la tarea de tomar notas manualmente y nos permite focalizar toda la atención en la conversación.
El resumen incluye la lista de puntos principales discutidos (highlights) y aquellos pendientes de seguimiento (follow up) que pueden ser registrados como Tareas en CRM con un solo clic; así como una categorización de lo mencionado e incluso un análisis de sentimiento de la conversación (de todos los interlocutores) representada en una línea de tiempo.
Es importante destacar que a día de hoy los resúmenes (highlights y follow ups) vienen en inglés aunque la transcripción la tengamos en español
Para que el asistente Sales Copilot genere el resumen de una reunión, debes convocarla desde Outlook (no desde Teams), y grabar o activar las transcripciones. Al finalizar se generará automáticamente el resumen en la pestaña Sales Copilot de la reunión en Teams.
La parte de Sales Copilot en Dynamics 365 Sales se encuentra en versión preliminar. Vamos a ver sus funcionalidades principales.
El panel de chat Copilot te ofrece un 'resumen rápido' de la información de todos los registros de cliente potencial y oportunidad con los campos que se definan importantes a nivel de tu organización (será el administrador el que podrá seleccionar los 7 campos deseados a partir de una vista).
También a nivel de cliente potencial y oportunidad permite ponerse al día con información de los cambios realizados desde tu último login (para esto, es necesario tener audit activada y que los usuarios cuenten con permisos para ver el histórico de auditoría y el resumen de auditoría). Además, puedes obtener información contextual de noticias de Internet en las que aparece la organización o contacto (para ello usa Bing).
También te ayuda a preparar reuniones resumiendo la información relevante de los registros asociados y te permite redactar correos electrónicos con sugerencias de contenido (de la misma forma que Outlook), así como recibir recordatorios de seguimiento en correos que no han sido respondidos, y de las próximas reuniones.
Como hemos visto, Sales Copilot usa la IA para ayudar a los vendedores en sus tareas diarias y reducir así los tiempos 'no productivos'. Esto permitirá a tu equipo comercial concentrarse más en las relaciones con los clientes, en proponer sus productos y servicios, y en definitiva: vender más.
Sales Copilot está en expansión, por lo que recomendamos seguir de cerca las novedades y mejoras mensuales que aporta Microsoft en What's new in Microsoft Sales Copilot| Microsoft Learn y en general todo lo relacionado con Dynamics 365 en el Release Planner.
De esta forma podrás saber, por ejemplo, cuándo estará disponible la posibilidad de relacionar el e-mail a registros que aún no sean oportunidad o cuenta, o cuándo los ficheros adjuntos se almacenarán en el CRM en el momento de guardar un correo electrónico desde Outlook, entre otras muchas novedades.
Además, podrás estar al día de lo que Microsoft va cocinando para nosotros para mejorar nuestro día a día. Por ejemplo, la posibilidad de pedir a Copilot de generar una presentación de PowerPoint con nuestra propuesta o, cambiando de módulo, la posibilidad de integrar y trabajar fácilmente Field Service con Outlook y Teams, o el nuevo Copilot para Marketing que genera los segmentos y recorridos de marketing simplemente describiéndolos en lenguaje natural. Stay tuned!
