Creación de apps empresariales con Power Apps

Hoy en día la gran mayoría de empresas se encuentran inmersas en proyectos de transformación digital que afectan a todos los departamentos de la organización y que, en muchos casos, derivan en la utilización de varios sistemas, como un ERP, un CRM, un sistema de nóminas, ficheros Excel, etc. Incluso hay muchos casos donde seguimos con software legacy con el que se debe convivir y que, al estar obsoleto, no permite desarrollar ni aplicar nuevas actualizaciones. Además, está más que demostrado que personalizar este tipo de programas es costoso, tanto a nivel económico como a nivel de tiempos.

Por otra parte, el tener que lidiar con varios sistemas o programas genera una dificultad añadida para los usuarios  que, en última instancia, terminará afectando a su productividad. También tenemos a los usuarios de primera línea, como pueden ser operarios de fábrica, transportistas o comerciales, que evidentemente necesitan no solo agilidad para poder realizar su trabajo sino también la movilidad que te puede proporcionar una app unificada a través de su dispositivo móvil.

Si te sientes identificado con estos escenarios, tenemos buenas noticias para ti, y es que Microsoft pone a nuestra disposición Power Apps, una plataforma con la que podremos crear aplicaciones empresariales conectadas a cualquier origen de datos y con la posibilidad de trabajar y actualizar los datos desde la misma aplicación. Todo ello incluido con nuestra licencia de Microsoft 365 o Dynamics 365.

Estas aplicaciones podrán ser utilizadas desde cualquier dispositivo móvil, ya que son compatibles con iOS, Android y Windows, o incluso desde el propio ordenador, a través de un navegador web o dese el propio Microsoft Teams.

Power Apps es uno de los componentes incluidos en la Power Platform, que como seguramente ya sabrás, es una plataforma que apuesta por el low-code, es decir, que nos permite hacer uso de herramientas como Power Apps o Power Automate sin tener grandes conocimientos técnicos, por lo que su adopción está enfocado a todo tipo de usuarios.

Para diseñar y desarrollar las aplicaciones contaremos con Power Apps Studio, un editor ágil e intuitivo que podríamos definir como una mezcla de Power Point, para la parte más visual, y Excel, para definir el comportamiento de la aplicación haciendo uso de fórmulas a través de un lenguaje llamado Power Fx, que, si tienes experiencia en Excel, te será muy fácil de aprender y utilizar.

Como ya habíamos avanzado, desde Power Apps podremos conectarnos a cualquier origen de datos, ya sea un servicio cloud como Sharepoint o Dynamics 365, un servicio on-premise como una base de datos SQL o un fichero Excel, o incluso, un servicio de un tercero que no sea Microsoft, como por ejemplo Salesforce o Dropbox.

Para evitar el síndrome de la hoja en blanco, tendremos a nuestra disposición una serie de plantillas a través de las cuales todavía será mucho más fácil poner en marcha nuestra app, ya que tan solo tendremos que adaptar la plantilla a nuestras necesidades.

Como hemos comentado, cualquier usuario tiene la posibilidad y la capacidad de desarrollar aplicaciones a través de Power Apps, ya que no requiere aprender ningún lenguaje de programación complejo ni ser técnicos expertos, pero también es cierto que necesitaremos tener claros ciertos conceptos y definir buenas prácticas para el correcto desarrollo de las aplicaciones.

Para tal propósito, te recomendamos nuestro curso básico de Power Apps, en donde además de aprender los fundamentos, construiremos una aplicación desde 0 para la gestión de casos de soporte, que permite a los asistentes ir resolviendo dudas a medida que se va trabajando en la app, haciendo de esta forma el curso mucho más ameno e interactivo.

Terminamos con los siguientes enlaces a casos de uso reales, en donde podrás ver como hemos ayudado a varios clientes haciendo uso de Power Apps:

Como siempre, si tienes cualquier duda, estaremos encantados de ayudarte.

Curso de automatización de procesos con Power Automate

Cada vez son más las personas que realizan toda su jornada laboral delante de un ordenador,  probablemente realizando en muchos casos las mismas tareas repetitivas un día tras otro. Pues bien, ¿y si te dijéramos que Microsoft nos proporciona una fantástica herramienta para automatizar todo este trabajo? ¿Y si, además, le sumamos que esta herramienta está incluida en nuestra licencia de Microsoft 365? Pues si todavía no sabes de qué estamos hablando, te presentamos a Power Automate.

Power Automate nos permite crear flujos automatizados para que realicen tareas de forma automática y desatendida. Estos flujos se pueden ejecutar de forma automática cuando se produce un evento determinado, por ejemplo, la recepción de un email, se pueden ejecutar de forma periódica en un día y hora determinados, o también, podemos forzar la ejecución del mismo de forma manual, por ejemplo, desde nuestro dispositivo móvil.

Además, gracias a la gran cantidad de conectores de los que disponemos, podremos integrarnos con multitud de servicios en la nube (tanto de Microsoft como de terceros), como pueden ser Teams, OneDrive, Outlook, Google o Twitter, pero también con servicios locales (on-premise), como SQL o incluso, con cualquier aplicación de nuestro escritorio, haciendo uso de flujos con RPA (Robotic Processing Automation).

Todo lo que te hemos contado está muy bien, pero igual te estás preguntando, ¿debo tener conocimientos técnicos o ser programador para poder utilizar Power Automate? Y la respuesta es no, ya que el diseñador de flujos está pensado para trabajar con la funcionalidad drag & drop (arrastrar y soltar), y con todo tipo de asistentes y ayudas para el usuario.

Además, tenemos a nuestra disposición una gran lista de plantillas que nos permiten automatizar tareas de escenarios de negocio muy recurrentes, que seguramente suceden en cualquier empresa, y evidentemente, nos permitirán ahorrar mucho tiempo.

No obstante, como sucede con cualquier herramienta, sí que es necesario tener una buena base para poder sacarle el máximo partido, por eso hoy te queremos presentar nuestro curso de Power Automate.

Como ya hemos comentado, no es necesario tener conocimientos técnicos para utilizar Power Automate, por lo que este curso, puede ser realizado por cualquier tipo de perfil, ya sea técnico o de negocio. El objetivo de este curso está muy claro, y no es otro que dotar a los usuarios de los conocimientos necesarios para poder automatizar sus tareas y aumentar de esta forma su productividad.

Al igual que todos nuestros cursos, ponemos mucho el foco en la parte práctica, donde realizaremos laboratorios y reproduciremos escenarios de negocio reales para que incluso puedan aprovecharse después de la formación. La formación se realiza de forma online con grupos reducidos, lo que permite una mayor interacción con el formador y en sesiones de máximo 3 horas para que los asistentes puedan asimilar correctamente todos los conocimientos y compaginar el curso con su jornada laboral.

Si tienes cualquier duda sobre el curso, o prefieres que lo adaptemos a tus necesidades, no dudes en contactar con nosotros.

Formaciones en Power BI para usuarios y directivos

Recientemente hemos actualizado nuestro curso de Power BI, donde hemos diferenciado nuestras formaciones en Power BI para usuarios y directivos. Con este cambio nuestra intención es poder adaptar el curso a los diferentes perfiles de usuarios, ya que no tienen las mismas necesidades y por tanto no requieren tener el mismo conocimiento en todas las áreas que abarca Power BI. Por lo tanto ahora podrás elegir entre nuestro curso de Power BI para directivos o nuestro curso completo.

¿Quieres obtener los conocimientos que te permitan crear nuevos informes desde cero de forma totalmente autónoma? Nuestro curso para usuarios es tu formación idónea.

¿No tienes tiempo de estar accediendo a diario para revisar los datos de tu trabajo, pero quieres recibir avisos si ocurre algún evento que consideras indispensable conocer? Seguro que te interesará nuestra formación para directivos.

¡Te enseñamos cómo hacerlo!

Guión formaciones en Power BI

En esta formación, introduciremos a aquellos usuarios de negocio y directivos para que tengan las herramientas necesarias para defenderse en su día a día en el uso de Power BI . A continuación puedes ver el el guión del temario:

Formaciones en Power BI para usuarios y directivos

Resulta lógico pensar que un perfil directivo no vaya a necesitar conocer demasiado sobre la creación de métricas con DAX, pero sí necesitará conocer todo el entorno de Power BI Services para poder explotar la información de los informes que publiquen los desarrolladores.

Formaciones en Power BI para usuarios

¿A quién va dirigida esta formación?

Aquellos usuarios de negocio que deban empezar a hacer uso de Power BI o aquellos usuarios de negocio que deseen mejorar y ampliar sus conocimientos en Power BI.

Aspectos más destacables que se cubrirán al finalizar esta formación

  • Comprensión del software Power BI con especial foco en la parte de Power BI Desktop. Lugar desde donde crearemos nuestros informes.

    • Conectividad a orígenes tanto cloud como on-premise.
    • Procesos de transformación y limpieza de los datos (ETL).
    • Buenas prácticas de modelado y creación de roles de seguridad. Modelo en estrella.
    • Introducción al lenguaje DAX.
    • Creación de gráficos para la creación del informe.
  • Entorno Power BI Services. Buenas prácticas a la hora de compartir contenido, gestión/asignación de permisos de los roles.

Formaciones en Power BI para directivos

¿A quién va dirigida esta formación?

A aquellos cargos de dirección que requieran conocer los aspectos elementales para saber que cosas pueden pedir a sus desarrolladores, así como obtener los conocimientos necesarios para moverse con soltura en el entorno de Power BI Services para poder explotar toda la información contenida en los informes desarrollados.

Aspectos más destacables que se cubrirán al finalizar esta formación

  • Comprensión del software Power BI con especial foco en la parte de Power BI Services.
    • Gestión de áreas de trabajo
    • Desarrollo de paneles, recopilando la información mas interesante de los diferentes informes que se tiene publicados
    • Gestión de suscripciones
    • Creación de alertas, que nos avisen si un KPI supera un límite establecido, sin necesidad de acceder al entorno Power BI Services.
  • Power BI Desktop. Conocimiento del uso de la herramienta de desarrollo para saber hasta dónde llegar la aplicación y qué podrán pedir a sus desarrolladores.

¿Tienes dudas sobre algún aspecto de formaciones en Power BI para usuarios y directivos?

Estaremos encantados de solucionarlas, ¡te esperamos!

Realiza ventas más cercanas con Microsoft Relationship Sales

La llegada de las redes sociales ha revolucionado la forma de contactarnos y comunicarnos diariamente. Como no podía ser de otra manera, esta tendencia se ha trasladado también al mundo de los negocios, siendo LinkedIn la red social por excelencia en este ámbito.

Hoy en día, la mayoría de las empresas y los profesionales apuestan por tener presencia en esta red social, ya que constituye una fuente de fácil acceso a nivel de contactos, relaciones profesionales, búsqueda de empleo y por supuesto ventas.

Muchos equipos de venta nos han preguntado si sería posible disponer de toda esta información que se genera en LinkedIn en el CRM.  Si tú también te lo preguntas, estás de suerte, ya que es justamente lo que nos ofrece Microsoft Relationship Sales.

¿Qué es Microsoft Relationship Sales?

Microsoft Relationship Sales es una solución que combina Dynamics 365 Sales y LinkedIn Sales Navigator, ofreciendo a los comerciales toda la información que necesitan para establecer una relación más personal con sus clientes y contactos.

Gracias a la integración entre Dynamics 365 Sales y LinkedIn Sales Navigator, tu equipo comercial tendrá en el CRM de toda la información y actualizaciones que se genere en LinkedIn de tus clientes potenciales, cuentas y contactos.

Además, las interacciones realizadas directamente en LinkedIn se verán reflejadas en el timeline de los contactos de Dynamics 365 gracias a la sincronización diaria entre ambas aplicaciones. De esta manera, tendremos una visión unificada de todas las comunicaciones que se realizan día a día con nuestros contactos.

La sincronización de ambos sistemas permite que Dynamics 365 disponga de mayor cantidad de datos referentes a las necesidades de nuestros clientes y clientes potenciales, por tanto, tendremos la capacidad de optimizar nuestro proceso de venta para adaptarlo y tener en cuenta las necesidades que queremos cubrir. Si disponemos de más datos referenciados, el seguimiento de relaciones se podrá realizar a través del sistema de scoring que nos proporciona Microsoft Sales Relationship. Un sistema de puntuación basado en las indicaciones proporcionadas por Dynamics 365 y Microsoft 365.

Por último, Microsoft Sales Relationship te ayuda a conocer mejor a tus contactos, identificando aquellas personas con poder de decisión en las organizaciones, facilitando la búsqueda de compañeros en común que puedan presentarte o bien detectando intereses o necesidades que puedan ayudarte a romper el hielo con propuestas personalizadas.

Licenciamiento

Microsoft Relationship Sales tiene un precio de 121,76€ al mes por usuario, siendo obligatoria la suscripción de al menos 10 usuarios. Sin embargo, hay que tener en cuenta que, comparado con el precio unitario de sus dos componentes, Dynamics 365 Sales Enterprise (80,10€/mes/usuario) y LinkedIn Sales Navigator Teams (111€/mes/usuario), resulta en un ahorro significativo en la suscripción mensual.

Conclusión

En resumen, gracias a Microsoft Relationship Sales tendremos la capacidad de mejorar las interacciones con nuestros clientes, contar con más medios e información para forjar nuevas relaciones, optimizar nuestro proceso de venta teniendo en cuenta las necesidades e intereses del cliente y en definitiva mejorar la productividad y las ventas de nuestro departamento comercial.

Toma el control de tu información en Microsoft 365

Con el advenimiento de las soluciones en la nube cada vez generamos más datos que a su vez compartimos con más personas, pudiendo llegar a ser abrumador llevar el control real de nuestra información.

Hoy queremos hablarte del módulo de auditoría del centro de seguridad de Microsoft 365, la solución que nos permitirá no solo asegurar el cumplimiento normativo de nuestra organización, sino tener pleno control y conocimiento de quién y como accede a nuestros datos

Con este módulo podremos auditar absolutamente todo lo que pasa en nuestro tenant, como por ejemplo:

  • Quién y cuando accede a una determinada información: fichero, informe de BI, aplicación, etc.
  • Si se ha añadido un nuevo usuario invitado a nuestro directorio, y si este ha accedido a algún recurso.
  • Quién ha modificado los permisos o eliminado un contenido determinado.
  • Quién, cuando y como ha creado un nuevo flujo de automatización o aplicación Power App

El centro de seguridad de Microsoft 365, y en concreto su modulo de auditoria, nos dará la tranquilidad de que obtendremos las respuesta necesarias cuando se nos requieran, seamos directores de IT o responsables de gerencia, teniendo además  la posibilidad mediante la creación de alertas de tomar acciones correctivas concretas ante acciones determinadas.

¡Empecemos!

Acceso, activación y conceptos básicos 

La herramienta de búsqueda de registros de auditoría se encuentra a caballo entre dos portales: El centro de seguridad y cumplimiento de Microsoft 365 (en adelante CSC), y el centro de cumplimiento.

El primero acabará desapareciendo, distribuyendo su funcionalidad entre el mencionado centro de cumplimientoy un segundo portal llamado centro de seguridad. Esta funcionalidad está ya disponible en el nuevo centro de cumplimiento , por lo que en este caso nos dirigiremos allí.  

Una vez en el centro de seguridad vamos a Soluciones -> Auditar 

En el primer acceso, nos pedirá activar al registro de actividad, ya que, por defecto, viene desactivado en la plataforma. 

Si realizamos el acceso a través del CSC, el mensaje es ligeramente distinto pero la función la misma:

Una vez activado, el servicio tarda aproximadamente 2 horas en empezar a registrar la actividad de los usuarios (también de los administradores), con una profundidad de retención por defecto de 90 días, a contar desde la activación siendo imposible acceder a registros anteriores. Es posible ampliar la retención por defecto en función de las necesidades pagando únicamente el coste del almacenamiento Azure de la diferencia entre los 90 días y el periodo elegido.

Visión del panel y acciones auditables

Una vez activado, podremos configurar las búsquedas a través del asistente.

Aquí podemos modificar los siguientes campos:

  • Usuarios: Si queremos identificar a uno o varios usuarios com ejecutores de la acción auditada, de lo contrario lo dejaremos en blanco y buscará para todos los usuarios del tenant. En el momento de escribir este post, no es posible buscar por grupos de usuarios.
  • Archivo, carpeta, o sitio: Si la acción es relativa a uno de estos, puede acotarse su url total o parcialmente, apoyados por caracteres comodín, como asterisco.
  • Fecha de inicio y finalización si queremos acotar la búsqueda en un periodo determinado (siempre inferior a 90 días o el periodo configurado en nuestro caso).
  • El más importante: Actividades, donde podemos especificar el tipo de acción que queremos detectar. No las vamos a enumerar, porque son cientos, quedaros con la idea que se puede auditar prácticamente todo lo que se hace en el tenant, desde la lectura de un documento, a la creación de cualquier tipo de configuración recurso o contenido.

Una vez completada la búsqueda, en la parte inferior de la pantalla aparecerán los resultados con la información básica. Si lo deseamos, podemos expórtalos a CSV para analizar la información fuera de línea.

Si pulsamos sobre alguno de los registros, obtendremos información ampliada a todo detalle:

A comentar que a veces puede ser confuso configurar las primeras búsquedas, sea por desconocimiento del tipo de acción a auditar o por cómo funcionan los caracteres comodines y las url.

En este sentido, recomiendo realizar una exportación completa de los eventos durante un periodo más reducido. De esta forma podremos observar como la plataforma los registra, y así nos será más sencillo entender como buscarlos en el futuro.

Creación de alertas

Una opción interesante es la posibilidad de crear una alerta en el registro de búsqueda, para que en caso de que se produzca una determinada actividad, se notifique a ciertas personas, por ejemplo, al equipo de IT para su supervisión (aunque los destinatarios de las alertas pueden ser cualquier usuario).

Un ejemplo de aplicación claro es el de monitorizar la creación de flujos de PowerAutomate y aplicaciones PowerApp en los entornos por defecto de PowerPlatform, en los que, por diseño, no se puede limitar dichas acciones. Con este enfoque, podemos monitorizar a tiempo casi real todo lo que se crea en dichos entornos y tomar acciones correctivas antes de que sea demasiado tarde.

Actualmente la funcionalidad de creación de alertas, solo esta disponible en el antiguo  centro de seguridad y cumplimiento concretamente en el subapartado Buscar à Búsqueda de registros de auditoria

La experiencia de búsqueda es bastante similar a lo visto en el nuevo portal, pero aquí tenemos el botón llamado Nuevo directiva de alertas, que en ser presionado nos va a lanzar el asistente de creación de alertas, con las actividades que tengamos seleccionadas previamente en el panel de actividades.

Si lo preferimos, podemos modificar las actividades auditadas, así como dar un nombre y descripción identificativos. Atención: una vez creada la alerta podemos cambiar su configuración, destinatarios y descripción, pero no su nombre.

Para finalizar, un pequeño truco para administrar las alertas. El menú desde el que se gestionan no es visible desde ningún portal, y solo es accesible desde la url https://protection.office.com/managealerts

Aquí podremos, además de crear nuevas directivas, gestionar las existentes, con unas opciones bastante auto explicativas:

Look and feel

Una vez se produce una coincidencia sobre la acción configurada, se nos envía una notificación por correo electrónico, con los datos mas importantes del evento, para que podamos tomar la acción correctiva precisa en cada caso.

Resumen y cierre

En este articulo hemos navegado por una parte de los portales de seguridad y compliance de Microsoft 365, para conocer y activar sus herramientas de telemetría y auditoría de registros incluídas en la plataforma.

Con la cantidad de datos que generamos es crítico disponer de herramientas que nos permitan incrementar la automatización de la seguridad y del cumplimiento, tanto para aumentar nuestra productividad, como para cerrar gaps que puedan producirse debido al (mal) uso de las herramientas.

La búsqueda de registros de auditoría es una herramienta ideal para dar el primer paso en esta dirección.

¿Está tu ERP preparado para el Brexit?

El próximo 31 de diciembre de 2020 finaliza el periodo de transición que se acordó a principios de año con la salida del Reino Unido de la Unión Europea.

Entre las implicaciones más importantes a nivel empresarial en las relaciones entre las empresas españolas con las inglesas, encontramos que las ventas de productos se considerarán exportaciones, mientras que las compras de productos serán tratadas como importaciones con la consiguiente declaración de aduanas. Esto no sólo impacta a la hora de importar o exportar mercancía, sino también en la declaración de estas transacciones a Hacienda.

En este artículo vamos a ver algunos de los puntos a tener en cuenta para adaptar nuestro ERP Dynamics 365 FO a la nueva situación.

Parámetros de comercio exterior

Lo primero será indicar que el país GBR ya no es un miembro de la Unión Europea y que pasa a ser un tercer país en los parámetros de comercio exterior.

Para ello, iremos a Impuestos > Configuración > Comercio exterior > Parámetros de comercio exterior y luego al apartado de Propiedades de país/región.

 

Clientes

Una forma de identificar a aquellos clientes que son de Reino Unido es filtrar por su NIF ya que deberían comenzar con GB* desde el formulario de Clientes en Clientes > Clientes > Todos los clientes.

En los clientes identificados que se deberán actualizar, será necesario verificar dos campos dentro de la ficha del cliente:

1.Grupo de clientes: comprobar que están dentro del grupo correcto.

2. Grupo de impuestos: comprobar que tienen el grupo de impuestos correcto.

Proveedores

Realizaremos las mismas verificaciones, y correcciones si fuera necesario, que hemos seguido para clientes desde Proveedores > Proveedores > Todos los proveedores.

 

Configuración especial para Reino Unido + SII

En el caso de que se tenga configurado un grupo de cliente o de proveedores específico para Reino Unido y que se tenga que declarar el SII, entonces deberemos mirar también la configuración de las claves de régimen especial asociados a estos grupos.

Para ello iremos a Impuestos > Configurar > Mensajes electrónicos > Procesamiento de mensaje electrónico y en Campos adicionales de elemento de mensaje desde el campo ClaveRegimenEspecialOTrascencia navegaremos a las opciones:

En las opciones para cada clave deberemos comprobar que la configuración se adapta al cambio de legislación respecto a Reino Unido.

 

Como hemos visto, no hablamos de un cambio complejo en la configuración de D365FO. Sin embargo, es importante tener en cuenta que el impacto puede ir más allá de la herramienta, ya que las transacciones con Reino Unido tendrán el mismo tratamiento que una exportación/importación con todo lo que ello implica a nivel práctico y burocrático.

Por último, si tienes la versión anterior de Dynamics, AX 2012, los cambios en la configuración son prácticamente los mismos. No dudes en contactar con nosotros a info@crosspoint365.com en el caso que necesites ayuda.

Gran acogida del curso de gobernanza avanzada en M365

En junio publicamos el anuncio de nuestro nuevo curso de gobernanza avanzada en Microsoft 365. La formación, impartida por nuestro M365 & Azure Architect, Albert Gómez, se centra en la administración y gobernanza de Office 365 junto con Azure AD, Intune y Azure para ser capaces de realizar una gestión automatizada y segura de nuestra organización.

Después de unos meses en los que hemos realizado varias ediciones, no podemos estar más contentos con los resultados.

Por un lado, la formación ha resultado clave para preparar al departamento de IT de Ausa para afrontar con seguridad la migración a Microsoft 365 de más de 200 usuarios.

Por otro lado, también hemos ayudado a empresas que ya tenían M365 implantado pero querían mejorar su gestión y administración, como es el caso del British Council School.

Desde CrossPoint estamos muy orgullosos de haber podido ayudar a nuestros clientes, enfocando siempre los proyectos desde el empoderamiento de los equipos a través de la formación.