Integra tus trabajadores de primera línea con Microsoft 365

Una de las situaciones que más se repite en las implantaciones de Microsoft 365 es la exclusión de los empleados de primera línea al acceso de la plataforma.  Esto, inevitablemente crea un gap tanto comunicativo como de seguridad, ya que parte de los mecanismos comunicativos y procedimentales de la organización se gestionan de forma separada al resto, y habitualmente con sistemas obsoletos o inadecuados.

Pero antes de continuar, ¿a qué nos referimos con empleados de primera línea? Consideramos como empleados de primera línea a aquellos trabajadores cuyas funciones principales no son de backoffice y que pasan gran parte del día alejados del ordenador. Ejemplos de ello serían:

  • En una empresa industrial, los operarios de fábrica.
  • En una empresa de comercio y distribución, el personal de supermercado.
  • En una tienda de ropa el personal de tienda.
  • En un centro médico el personal de asistencia.

La concepción detrás del razonamiento de no licenciar a los empleados esenciales es que no van a rentabilizar lo suficiente una licencia mensual.

En este articulo vamos a defender qué valor puede aportar el licenciar a todos los usuarios de la organización y veremos ejemplos de cómo hacerlo con el menor coste posible.

Premisa incorrecta, conclusión incorrecta

En mi opinión, el hecho de determinar de manera unilateral que un trabajador no va a rentabilizar una licencia de Microsoft 365 parte de tres premisas incorrectas.

  • Todos necesitan la misma licencia y supondrán el mismo coste.
  • No vale la pena porque no disponen de un ordenador asignado o no pasan suficiente tiempo delante de uno.
  • La información ya les llegará por otros canales.

Los puntos 1 y 2 podrían ser ciertos, si pensamos únicamente en soluciones que históricamente han formado parte de las herramientas de backoffice, es decir, un empleado de oficina que gestiona principalmente el correo electrónico y  documentos. No cabe duda de que un operario de fábrica no enviará el mismo volumen de correo ni creará la misma documentación que un empleado de oficina, pero no hay que olvidar que con el auge de los dispositivos móviles hoy en día cualquier usuario puede disponer de un dispositivo móvil que le asista en sus funciones y, independientemente que lo planifiquemos, probablemente lo usará de todos modos. Si esto es así, ¿qué mejor que planificarlo y tenerlo controlado?

El punto 3 ciertamente es relativo porque depende de la casuística de cada empresa, pero por nuestra experiencia, vemos que a parte de los muchos beneficios que nos puede conllevar tener una organización cohesionada digitalmente, las pocas o muchas necesidades que se puedan dar para estos empleados es mejor tenerlas canalizadas a través de sistemas corporativos, porque de lo contrario sucede que se producen igualmente, solo que a través de cuentas y dispositivos no controlados, con un gran riesgo tanto de fuga de datos como de seguridad IT.

Tipos de licencias

A continuación,  explicaremos algunos casos de uso que ilustran cómo estas licencias pueden aportar valor, pero antes, empezaremos enumerando las características de 3 de las principales licencias pensadas para los empleados de primera línea:

Microsoft 365 F1 – 1,90  € / usuario y mes

  • EOL Kiosk sin buzón (solo calendario)
  • Sharepoint online (solo lectura) à Acceso a documentación corporativa.
  • Teams à Chat, colaboración en equipo, fichaje, comunicación (App Walkie).
  • Intune à Control de los dispositivos y aplicaciones corporativas
  • Onedrive à Almacenaje en la nube (2 GB)
  • Azure Information Protectionà Controlar y proteger información sensible dentro de los documentos corporativos en toda la plataforma.

Office 365 F3 – PVP 3,40 € / usuario y mes

  • Instalación de Office en pantallas de hasta 10,1” de diagonal
  • Correo: EOL Kiosk (Buzón solo web de 2 GB)
  • Teams
  • Sharepoint
  • Stream à Plataforma de video corporativo
  • Power Apps y Power Automate à Aplicaciones y automatizacion
  • Planner y To-Do à Gestión y asignación de tareas y planificación
  • Forms à Creación y gestión de formularios en línea.
  • Bookings

Microsoft 365 F3 – 6,7 € / usuario y mes

  • Offfice en pantallas de hasta 10,1” de diagonal
  • Teams
  • Sharepoint Online
  • Correo electrónico de hasta 50 GB
  • Visualización de videos en Stream.
  • OneDrive: 2GB
  • Azure Information protection
  • Upgrade a Windows 10 Enterprise (desde cualquier licencia OEM Pro)
  • Acceso a Windows Virtual Desktop
  • Power Virtual Agents à Acceso a un chatbot de soprote interno para filtrage y organización de consultas
  • Intune
  • Azure Information Protection

Casos de uso

Ejemplo 1: empleado de fábrica, con una licencia de Microsoft 365 F1

En este ejemplo, imaginamos un empleado de fábrica con un dispositivo móvil o Tablet. El empleado podrá darle todo este valor con una licencia de 1,90 €:

  • Consultar las instrucciones de montaje de las piezas o máquinas en las que trabaja, publicadas en Sharepoint Online. Instrucciones digitalizadas, ahorro en papel impreso, errores por datos obsoletos y trazabilidad de publicación y acceso.
  • Comunicarse con Microsoft Teams, desde cualquier dispositivo móvil. Con la aplicación Walkie-Talkie, se podrá ahorrar en sistemas de telefonía, dispositivos y circuitos de radio.
  • Ser notificado a tiempo real de cambios en políticas corporativas a través de Teams, y acceder a los comunicados corporativos, publicados en Sharepoint. Mejora del engagement y comunicación corporativa.
  • Participar en reuniones departamentales o All-hands, desde una plataforma corporativa y controlada. Mejora del engagement y comunicación corporativa.
  • Control del flujo de toda la información generada, de qué tipo, a quien se envía, qué se permite / no se permite, gracias a AIP. Evita fugas de información
  • Control del software y políticas de seguridad en los dispositivos gracias a Intune. Mejora de la seguridad a todos los niveles y el compliance.

Ejemplo 2: Empleado de tienda de ropa, con una licencia Office 365 F3

En este caso, pensamos en un empleado de una cadena de distribución de ropa, que dispone de una Tablet de 10,1 pulgadas. Estos son algunos ejemplos de lo que se podría realizar en este escenario con una licencia de tan solo 3,40 € / mes:

  • Comunicación corporativa con Microsoft Teams, desde cualquier dispositivo móvil. Con la aplicación Walkie-Talkie, se podrá ahorrar en sistemas de telefonía, dispositivos y circuitos de radio.
  • También con Teams participar en los equipos de trabajo, tanto de tienda como regionales o departamentales. Mejora del engagement y flujo de la información.
  • Gestionar los turnos de la tienda y el fichaje, también gracias a Microsoft Teams.
  • Desde su dispositivo, podrá elaborar o colaborar en los informes de ventas en Word y Excel y publicarlos en la intranet corporativa en Sharepoint, o compartirlos en Teams. Ahorro en licencias de ofimática y mejora de la comunicación.
  • Visualizar las nuevas campañas de video corporativo publicadas en Stream.
  • Acceder a una aplicación Power Apps de consulta de Stock a tiempo real (o cualquier otra aplicación de este tipo) con datos alimentados desde Microsoft 365.
  • Crear, asignar o participar de la planificación de tareas propias de equipo o de organización, con propietario, fecha de finalización y visualización en calendario, con Microsoft Planner y To-Do
  • Crear y analizar formularios de satisfacción o colección de feedback de empleados, clientes o proveedores con Microsoft Forms.
  • Crear y gestionar un calendario de reservas y cita previa para los clientes, publicable via web o Facebook sin conocimientos técnicos con Microsoft Bookings

Ejemplo 3: Personal médico de primera línea, con una licencia Microsoft 365 F3

Una persona del equipo médico, con un equipo convertible de 10 pulgadas, y una licencia de 6,7 € puede:

  • Participar de reuniones de grupales, dinámicas de colaboración y análisis datos, tendencias y documentos en Microsoft Teams
  • Crear, editar, compartir y consultar informes médicos con Microsoft Office.
  • Almacenar, compartir y organizar esta información corporativa en Sharepoint Online y OneDrive.
  • Atender al correo electrónico con un buzón de tamaño completo en Exchange Online.
  • Visualización de video corporativo de carácter interno en Stream.
  • Acceso a un chatbot de soporte con el que se puede interactuar con lenguaje natural, que facilita el acceso a la información corporativa, especialmente en situaciones de estrés, gracias a Power Virtual Agents.
  • Posibilidad de actualizar su dispositivo, desde cualquier versión OEM de Windows 10 Pro, a Windows 10 Enterprise, para acceder a las características de empresariales más avanzadas. Esto es especialmente útil en un entorno como el sanitario, donde se requieren políticas de control de datos, aplicaciones y encriptación.
  • En caso de que queramos gestionar el núcleo de las estaciones en un entorno Azure especialmente securizado, esta licencia nos cubre el licenciamiento de acceso a Windows Virtual Desktop

Dejamos la parte más interesante para el final, con algunas ideas de lo que podríamos conseguir con una aplicación moderna desarrollada en un orden de magnitud de horas con Power Apps:

  • Consulta del historial del paciente, con control de pruebas e introducción de resultados a tiempo real, desde cualquier ubicación dentro del centro médico.
  • Consultar una aplicación de seguimiento y control de la medicación, con una interfaz ultra simplificada, con avisos y recordatorios de medicación, incluso con reconocimiento facial del paciente.

Y desde luego, como no puede ser de otra forma en un entorno en el que deben cumplirse las regulaciones más estrictas a nivel de privacidad y control de la información, disponemos de las herramientas más avanzadas para asegurar la información a todos los niveles. A nivel de dispositivo, encriptación total y políticas centralizadas para evitar el acceso no autorizado a la información, e incluso destrucción remota en caso de robo, gracias a Intune.  Control del flujo de datos sensibles, para bloquear, prevenir o monitorizar el acceso a los datos, pudiendo ver donde se almacenan, quién accede, cuando, y desde dónde, a quién se pueden enviar, a quién no, todo ello con detección a través inteligencia artificial y machine learning gracias a Azure Information Protecion

Resumen y conclusión

Tal y como hemos visto, incluir a los trabajadores de primera línea en la plataforma Microsoft 365 es una inversión que genera valor tanto a nivel de seguridad de datos y procesos como de engagement de los empleados en la propia organización.

Si tienes alguna duda sobre cómo hacerlo, no dudes en ponerte en contacto con nosotros en info@crosspoint365.com

Organiza eventos online con Microsoft Teams Live Events

Una de las primeras consecuencias de la pandemia del Covid-19 fue la cancelación o aplazamiento de la mayoría de eventos, congresos y ferias presenciales, dando inicio a un boom de webinars y otros eventos online que llegaron incluso a saturar nuestras agendas.

Seis meses después seguimos viendo con incertidumbre la viabilidad de organizar actividades presenciales, y muchas de las organizaciones que habían aplazado sus eventos ya han anunciado que finalmente los harán de forma virtual o híbrida.

Delante de esta situación, en este post os queremos explicar como podéis organizar vuestros eventos online de una forma muy sencilla con Microsoft Teams Live Events, la funcionalidad de Microsoft Teams incluida en la licencia de Microsoft 365 Basic y superiores.

Cuando utilizar MS Teams Meeting o MS Teams Live Events 

Microsoft Teams es una magnífica herramienta para organizar reuniones, llamadas o eventos entre personas de dentro y fuera de la organización, con funcionalidades como compartir pantalla, videocámara o incluso interactuar en un lienzo o pizarra compartida gracias a la integración con Whiteboard.

Sin embargo, en un evento donde la comunicación es más unidireccional hacia un número masivo de asistentes, como puede ser la presentación de un producto o una master class, es cuando MS Teams Live Events entra en juego.

En primer lugar, nos permite hospedar eventos de hasta 10.000 usuarios (versus los 250 recomendados como máximo de MS Teams), compartiendo contenido de pantalla y/o video en tiempo casi real (hay tan solo entre 10 y 20 segundos de delay entre el presentador y los asistentes).

En segundo lugar, se pueden definir diferentes roles para asignar las diferentes tareas y permisos:

  • Organizador. Programa el evento y administra los permisos de los asistentes.
  • Productor. Controla el streaming para garantizar la calidad de la visualización.
  • Moderador. Presenta el audio, vídeo o pantalla o modera una sección de preguntas y respuestas.
  • Asistente. Miembro de la audiencia que puede participar en la sesión de preguntas y respuestas.

Y por último, es posible obtener el informe de asistencia, las preguntas y respuestas, el informe de uso y la grabación de la sesión.

 

Creando un Evento en directo

La creación de un evento en directo es tan sencilla como crear una reunión.

En la pestaña de programación visualizamos las opciones principales, donde además del productor, por defecto quien crea la reunión, podemos añadir moderadores para que nos asistan en gestionar las sesiones de Q&A (preguntas y respuestas) y controlar el flujo de asistentes del evento. Si lo deseamos, añadiremos la ubicación si la emisión va a realizarse desde alguna ubicación pública que pueda recibir asistentes, la planificación y duración del evento, que en el caso de Live Events puede ser de hasta un máximo de 16 horas, y el cuerpo del mensaje de invitación.

En la siguiente pantalla, decidiremos la audiencia del evento, que podrá ser de un grupo de usuarios internos especifico, disponible para toda la organización del productor, o bien público.

Además, podremos parametrizar algunas opciones adicionales, como el hecho de que la grabación del evento quede disponible para los asistentes, que se genere un informe de asistencia, y opcionalmente si deseamos generar una sección de Q&A para que los asistentes puedan plantear preguntas, y los moderadores responderlas.

Una vez programado el evento, se nos muestra el resumen desde donde podemos visualizar el contenido programado, organizadores de la sesión y lógicamente el enlace para publicarlo para los asistentes a través del canal que estimemos oportuno.

Gestión del evento y contenido

Una vez unidos al evento se nos muestra el panel de presentación desde donde podemos gestionar el contenido. En la parte inferior de la pantalla, vemos las fuentes de contenido disponibles para agregar, por defecto solo vemos la cámara. Para añadir contenido adicional presionamos sobre el botón compartir.

Esto nos presenta un panel, en el que en la parte de la izquierda visualizamos los monitores del sistema y en la derecha las aplicaciones. Podemos seleccionar una o varias fuentes, para preseleccionarlas para transmisión.

Una vez seleccionada la fuente que vayamos a compartir, se ubicará en la ventana de la izquierda. Validaremos lo que queremos que vean los asistentes y presionaremos “Enviar en directo”. En ese punto la fuente se mostrará en la pantalla de la derecha, con el “delay” que corresponda, pero aún no estaremos emitiendo. Nos quedará únicamente, presionar el botón “Inicio” para empezar la emisión en directo.

Es importante tener en cuenta que, independientemente de que hayamos seleccionado la fuente de video o no, el micrófono transmitirá el audio a menos que tengamos el micro cerrado, o bien hayamos seleccionado emitir el sonido de la fuente alternativa.

El resto de las opciones como control de asistentes, configuración de Audio y video, o el cierre o finalización de la sesión los visualizamos en la parte superior derecha de la pantalla, similar a las reuniones estándar de Microsoft Teams.

Resumen

Tal y como hemos visto, Microsoft Teams Live Events es una herramienta de organización y producción de eventos online potente, robusta e incluida en la licencia de Microsoft 365 sin ningún coste adicional.

Si estás pensando en organizar un evento online tanto privado como público, desde CrossPoint podemos ayudarte en la organización y administración del mismo, para que puedas centrarte en ofrecer el mejor contenido posible.

Bienvenido Microsoft Dataflex, te estábamos esperando

Ayer, Microsoft aprovechó el evento anual de partners Microsoft Inspire para publicar lo que sin duda será una de las grandes novedades del año, Microsoft Dataflex. Además, también se anunció el cambio de nombre de Common Data Service (CDS) a Microsoft Dataflex Pro.

En este artículo os vamos a explicar qué es Dataflex y por qué puede ser una gran mejora en la funcionalidad de los usuarios de Microsoft 365 (antiguo Office 365).

Crea apps y chatbots directamente en Microsoft Teams

Microsoft Dataflex es una base de datos para aplicaciones low-code que permite crear Power Apps embebidas directamente en Teams, a la vez que gestionas su gobernanza y seguridad de los datos. Además, también es posible implementar chatbots  con los Power Virtual Agents para mejorar los canales de comunicación.

Por lo tanto, Dataflex va a permitir que cualquier organización con Microsoft 365 pueda crear aplicaciones y chatbots personalizados para poder cubrir las diferentes necesidades y escenarios de negocio, integrando lo mejor de Teams y la Power Platform.

Licenciamiento

Hasta ahora, si querías desarrollar Power Apps dentro de la licencia de Microsoft 365, uno de los recursos habituales era utilizar listas de SharePoint como origen de datos. Sin embargo, SharePoint no es una base de datos como tal, lo cual implicaba una serie de limitaciones como no tener datos relacionados, índices, etc.

Dataflex en cambio sí está incluido dentro de la licencia de Microsoft 365, por lo que por el mismo precio de suscripción que pagamos para disponer de todas las funcionalidades de M365, ahora también dispondremos de un base de datos para Teams.

En aquellos escenarios dónde la aplicación requiera conectarse con otros orígenes de datos, por ejemplo Dynamics 365, será necesario Dataflex Pro, que como comentábamos al inicio, es el nuevo nombre del antiguo CDS.

Siguientes pasos

Sin duda Dataflex es una gran oportunidad para aquellas organizaciones que quieran dar un paso más en su transformación digital, empoderando a sus equipos y usuarios a acceder a sus datos de una forma ágil, segura y totalmente adaptada a sus necesidades de negocio.

Si ya tienes o estás pensando en suscribirte a Microsoft 365, no desaproveches todo el potencial que ofrece este nuevo servicio para mejorar la productividad y competitividad de tu empresa.

Fichaje horario con Microsoft Teams

Con la finalidad de proteger a los trabajadores, desde mayo del 2019 es obligatorio llevar un registro diario de la jornada laboral. De esta forma, los trabajadores deben registrar cada día su hora de entrada y salida, así como los descansos realizados.

Desde entonces han aparecido en el mercado varias máquinas y aplicaciones que solucionan este requerimiento legal sin problemas. Sin embargo, aún no es demasiado conocido cómo es posible llevar un registro horario mediante Microsoft Teams y su aplicación Turnos.

En este post, te vamos explicar cómo configurar la app en Teams para que puedas realizar el registro horario de una forma ágil y totalmente en remoto.

Gestión del calendario de turnos

En primer lugar será necesario configurar el calendario de turnos para los diferentes equipos, tal y como te explicamos en la entrada anterior.

Como vimos, puedes crear tantos turnos como sean necesarios y asignarlos a diferentes usuarios del grupo en el periodo que definas.

Además, podremos visualizar estos turnos y los participantes del mismo por día, semana y mes.

Fichaje horario

Una vez configurados los turnos, desde el botón Configuración podremos activar la funcionalidad del fichaje de horas e incluso definir una ubicación geográfica en el caso que queramos registrar y comprobar la geolocalización en el momento del fichaje:

Para usar la funcionalidad del fichaje usaremos la aplicación móvil de Microsoft Teams, en la aplicación Turnos:

En la aplicación veremos el turno al que estamos asignados, y procederemos a registrar la hora de entrada, manteniendo pulsado el botón Play:

A partir de aquí podemos cerrar la aplicación y seguir con nuestra actividad laboral, ya que el cronómetro seguirá contando hasta que le des a Pausa.

Cuando termines la jornada laboral, podrás pausar el reloj e incluso editar las horas o añadir descansos*:

*Nota: Todas las ediciones quedarán identificadas como tal en el informe.

Cuando tanto las horas de entrada/salida como de descanso estén correctamente informadas, solo quedará confirmar la jornada para registrar el fichaje. Una vez registrada, no será posible editarla.

Informe de tiempo

Desde la aplicación de escritorio de Teams será posible exportar un informe de tiempo en formato Excel.

Para ello, iremos a la pestaña Configuración, y en la sección Reloj de fichar le daremos al botón Exportar.

El resultado de la exportación será un fichero Excel con los registros diarios de los miembros del equipo.

En el informe podremos ver si las entradas son las originales (creadas directamente con el Play/Pausa de la app móvil), editadas (ajustes de los registros originales) o incluso agregadas manualmente a posteriori (el típico día que te olvidas de marcar la entrada).

Además, podremos guardar este informe en la nube, dónde se almacenará de forma segura y totalmente disponible por si nos lo requiere la administración.

En resumen, con la app Turnos de Microsoft Teams tus trabajadores podran realizar el registro horario de una forma fàcil y desde cualquier lugar. Además, la app está incluida en la suscripción de Microsoft 365, por lo que no tendrás que pagar ningún coste extra por utilizarla.

Gestiona los horarios de tu equipo con Microsoft Teams

Aún sigue siendo habitual gestionar el calendario de los equipos con Excel o incluso de forma totalmente analógica como formularios en papel. Sin embargo, estas prácticas pueden suponer todo un reto hoy en día, cuando la adopción del teletrabajo ha dejado de ser una opción sino una necesidad para la gran mayoría de empresas.

Ya se ha hablado mucho de las grandes ventajas de Microsoft Teams como herramienta para fomentar el trabajo en remoto, incrementando la productividad y el trabajo en equipo. No obstante, poco se sabe que Teams también cuenta con la aplicación Turnos (Shifts), que permite justamente poder gestionar los horarios de tu personal.

En esta entrada te vamos a explicar cómo configurar esta app en Teams para que puedas gestionar los horarios de tu equipo desde donde quieras y cuando quieras.

Gestión del calendario de turnos

En la parte izquierda de Teams debes pulsar en los tres puntos y buscar la aplicación Turnos (Shifts):

En la parte superior izquierda de esta pantalla podrás ver y añadir programaciones (Schedule):

Estas programaciones* corresponden a los Equipos que se definen en Teams, y por lo tanto podrás añadir los horarios a ese equipo. Como equipo podemos tener una planta de producción, un departamento, una tienda, etc.

*Es importante destacar que actualmente no se puede borrar una programación una vez creada.

Una vez creado, aparecerá la siguiente pantalla:

Vamos a hacer un ejemplo sencillo de una persona con un horario semanal de 08:00 a 17:00:

Primero vamos a crear un grupo denominado Consultoría. Para crearlo basta poner el nombre en agregar nombre del grupo y en la opción marcada en amarillo añadir el usuario:

A continuación, creamos el turno. Para hacerlo, nos hemos de situar en una celda y nos aparecerán unos tres puntos donde podremos acceder a diferentes opciones:

Al darle a la opción Agregar turno nos abre la ventana para introducir toda la información necesaria:

Introducimos el rango horario; podemos etiquetarlo para una mejor visualización, incluir una parada, notas y las actividades a desarrollar en el turno:

Una vez creado el turno se puede ir asignando mediante la opción de lupa (buscar turno):

También podremos añadir permisos, es decir solicitudes de tiempo libre (time off).

Una vez definido el horario podemos usarlo de base para copiarlo al resto de integrantes del equipo:

Al final el cuadrante nos queda de la siguiente forma:

Una vez entrados los turnos y las personas, podemos visualizar la información de diferentes maneras. Para ello, habrá que ir a la opción ver:

Esta información, a su vez, se puede visualizar por día, semana o mes, imprimir y compartir.

En el área superior podemos exportar e importar la programación en Microsoft Excel:

El fichero generado presenta el siguiente formato:

Una vez asignado los turnos y los horarios los usuarios podrán visualizarlos e interactuar con ellos.

Desde Teams el usuario podrá realizar solicitudes…

Como por ejemplo peticiones de vacaciones, permiso parental, etc:

También son interesantes las opciones de ofrecer e intercambiar turnos entre usuarios, muy comunes en sectores como retail o manufacturing.

En resumen, con la app de Turnos incluida en Microsoft Teams podrás seguir gestionando los horarios de turnos de tu equipo de una forma sencilla, eficiente y totalmente en remoto.

Por último, te dejamos un par de enlaces con la documentación oficial de Microsoft. Si te queda alguna duda o necesitas ayuda para implementarlo, no dudes en contactar con nosotros.

Información general sobre los turnos.

Request para añadir la funcionalidad de eliminar programación.