Toma el control de tus proyectos con CrossProjects

Hoy en día hay muchas soluciones en el mercado enfocadas a la gestión de proyectos y tareas; desde aplicaciones de negocio como Dynamics 365 Project Operations, que te permiten gestionar todo el ciclo de vida de un proyecto con multitud de funcionalidades, hasta la más básica hoja de Excel que todos en algún momento hemos utilizado. De hecho, nosotros mismos empezamos imputando las horas en un Excel (o varios para ser exactos) ya que en los inicios de CrossPoint había más ilusión que presupuesto.

Es precisamente por este motivo por lo que decidimos crear CrossProjects, una solución basada en Microsoft 365 y la Power Platform, sin necesidad de adquirir licencias adicionales y con tres objetivos claros:

  • Simplificar la gestión y mantenimiento de los proyectos y sus tareas
  • Facilitar la imputación de horas
  • Dotar de visibilidad al estado de los proyectos

A continuación vamos a explicarte los diferentes componentes de la solución:

Back Office – SharePoint

Habilitamos un site de SharePoint desde el cual se pueden acceder a las siguientes funciones y entidades:

  • Clientes. Lista de SharePoint desde la cual puedes crear y editar todos tus clientes.
  • Proyectos. Lista de SharePoint desde la cual puedes crear y editar todos tus proyectos, así como vincularlos al cliente correspondiente.
  • Tareas. Lista de SharePoint desde la cual puedes crear y editar todas las tareas, así como vincularlas al proyecto correspondiente.
  • Horas. Lista de SharePoint donde se guardan todas las horas enviadas.
  • Entrada de horas. Acceso directo a la Power App Entrada de horas.
  • Cuadro de mandos. Acceso directo al informe de Power BI Gestión de proyecto.

En todas las listas de SharePoint se pueden personalizar los campos con mucha facilidad, así como administrar la propia seguridad de acceso y permisos.

Front end – Power App Entrada de horas

Para la entrada de horas creamos una app en formato dispositivo móvil para facilitar la imputación de horas a las tareas y proyectos desde cualquier lugar.

Además, la app te indica por cada día si ya has imputado todas las horas previstas (verde), si en un día te falta alguna hora por imputar (amarillo) o si no has imputado ninguna hora (rojo).

Dashboard – Power BI

Con el informe de Power BI podrás tener visibilidad del estado de tus proyectos y las imputaciones de un equipo. De esta forma podrás hacer una gestión proactiva, anticipándote a posibles desviaciones.

A diferencia del resto de funcionalidades, el informe de Power BI no está cubierto con las licencias de Microsoft 365, y por lo tanto es necesario adquirir una licencia de Power BI Pro.

Notificaciones y avisos – Power Automate

Por último, con CrossProjects también podrás automatizar avisos para ahorrarte la siempre desagradable tarea de recordar la imputación de las horas, o simplemente enviar notificaciones a tus compañeros.

 

En el caso de que tengas alguna duda de la solución o directamente quieras programar una demo, puedes contactar con nosotros en info@crosspoint365.com o directamente desde nuestro formulario web.

Nuevo curso de SharePoint Online para administradores

En los últimos meses estamos viendo como cada vez más empresas están apostando por Microsoft SharePoint para impulsar el trabajo en equipo, encontrar información rápidamente y favorecer la comunicación y colaboración con todas las personas de la organización.

Como siempre, desde CrossPoint creemos que la mejor forma de garantizar una correcta adopción de una herramienta es formando al equipo. Es por ello que hemos decidido añadir a nuestro actual catálogo de formación el curso de SharePoint online para administradores.

En este curso aprenderemos a gestionar la seguridad de acceso y de los datos, optimizar la productividad tanto de nuestros usuarios finales como de nuestro equipo IT y automatizar la gestión del contenido.

Además, también veremos algunas novedades como las nuevas listas de SharePoint o las plantillas de lookbook, de las que ya te hablamos en este artículo.

Como siempre, si quieres más información de los cursos puedes hacerlo a través de nuestro catálogo web o  contactarnos directamente a info@crosspoint365.com.

 

Comunicación corporativa en tiempos de crisis

Uno de los aspectos cruciales en cualquier organización es la gestión de la comunicación. Necesitamos garantizar que los distintos estamentos de la empresa puedan mantener un flujo de comunicación fluido con los empleados, abarcando desde directivas y procedimientos internos hasta decisiones gubernamentales de relevancia. Para gestionar esta comunicación, necesitamos un canal que sea persistente, sencillo de utilizar y accesible para todos.

En el post de hoy vamos a ver como dar respuesta a la comunicación corporativa gracias a SharePoint Online junto con las plantillas de LookBook.

Despliegue de la plantilla con Sharepoint LookBook

Sharepoint LookBook es un repositorio de plantillas de Sharepoint Online que Microsoft pone a disposición de todos los usuarios de su suite Microsoft 365. Aprovechando todos los recursos de la experiencia de Sharepoint Modern sites, nos permite desplegar plantillas gráficamente atractivas de manera muy sencilla (podéis ver más información en el artículo que hicimos hace unas semanas).

Para hacerlo nos dirigimos al site de LookBook y navegamos hasta la plantilla Crisis communications. Llegado a esta página podremos ver un diseño del contenido, qué componentes web se incluyen en la plantilla, y qué requisitos necesitamos para poderla desplegar en nuestro tenant.

Para añadirla a nuestro tenant simplemente pulsaremos en “Add to your tenant”.

En la siguiente pantalla se nos invitará a determinar el correo electrónico para notificarnos en cuanto termine el despliegue, y poder elegir la url de acceso al site. Cuando hayamos determinado ambas, pulsaremos en Provision, y minutos después, tendremos el site disponible.

Navegado por la plantilla: What’s Inside

Dentro del site podremos observar distintas secciones preconfiguradas, que podemos personalizar según nuestras necesidades.

  • Noticias y actualizaciones: Sección para publicar noticias propias, o enlaces a publicaciones de terceros de relevancia para nuestra organización.

  • Sección de contactos: Donde podemos reseñar a los responsables de los principales servicios internos y mejorar así el flujo de comunicación (nominas, soporte TI, responsable de compliance y legal, etc)

  • Recursos adicionales: Donde podemos destacar documentación, o simplemente enlazarlo con otras secciones de nuestra Intranet.

  • Contenido gráfico: Donde podremos publicad videos previsualizables, tanto de creación propia en Microsoft Stream, o enlazados desde Youtube.

 

  • Redes sociales: Posibilidad de enlazar los feed de Twitter de las principales entidades gubernamentales, la propia cuenta de la organización u otras relevantes para nuestra operativa diaria.

Editando el contenido

Editar la plantilla es tan sencillo como trabajar con un procesador de textos… Desde la pagina principal del sitio, con un usuario con permisos, pulsamos sobre editar y modificamos los aspectos que nos interesen.

Podemos agregar noticias desde un enlace, o crear una nueva publicación desde una plantilla de página predefinida, simplemente pulsando sobre agregar en dicha sección, y posteriormente escribir el post.

Una vez creada la página, editarla es equiparable a editar un documento de Word, por lo que cualquier usuario sin conocimientos técnicos puede hacerlo.

Podemos también, modificar las personas de contacto, simplemente retirando uno de los paneles, y buscando al usuario por su dirección de correo.

Resumen y cierre

En este post hemos ilustrado como las plantillas de LookBook, junto con la tecnología de SharePoint modern sites, nos proporcionan un portal dónde acceder a la información para gestionar el día a día laboral en una situación de crisis, en el menor tiempo posible y accesible desde cualquier dispositivo.

Todo ello, combinado con un esfuerzo por parte del equipo de IT muy moderado, una apariencia grafica atractiva, y sin necesidad de licencias o add-ins adicionales ya que todo ello se incluye en tu licencia de Microsoft 365 (a partir de Microsoft 365 empresa Basica).

Conecta tu equipo con la intranet de SharePoint

Una intranet corporativa es un espacio privado de uso interno donde la organización puede compartir información de una forma ágil y segura, además de establecer procesos que mejoren la eficiencia de los departamentos y la productividad de los empleados.

Una de las herramientas que cumplen este cometido a la perfección es Microsoft SharePoint, una de las aplicaciones incluidas en la licencia de Microsoft 365. SharePoint permite compartir y administrar contenido, conocimiento y aplicaciones para impulsar el trabajo en equipo, encontrar información rápidamente y colaborar con todos los miembros de la organización sin problemas. Sin embargo, a nivel visual la solución se quedaba algo corta, requiriendo de desarrollo para mejorar significativamente su diseño.

Este escenario cambió con la aparición de los SharePoint modern sites y, muy especialmente, con la publicación de los templates de look book. Estas plantillas nos proporcionan una gran variedad de recursos e ideas, inspirándonos para crear páginas muy atractivas que fomenten la comunicación, la colaboración, el engagement y la gestión del conocimiento de toda la organización.

 

Gracias a la reducción en el tiempo de desarrollo, podrás centrar tus esfuerzos en buscar la mejor solución a tus necesidades funcionales y organizativas, a la vez que refuerzas tu identidad corporativa y mejoras la experiencia de usuario de todo el equipo.

Además, podrás automatizar tus tareas y crear flujos de trabajo con Power Automate, introducir datos con Power Apps o incrustar Dashboards de Power BI gracias a la integración entre SharePoint y la Power Platform.

Si quieres darle un impulso a tu comunicación interna y al engagement de tu equipo, no dudes en contactar con nosotros para poner en marcha tu propia intranet corporativa.